Krijg je binnenkort de sociale inspectie over de vloer? Of wil je op veilig spelen voor het geval ze onverwacht aan je bedrijfsdeur staan? Dan is een sociale audit het ideale instrument. Zo’n doorlichting gebeurt door een externe, onafhankelijke partij en ontrolt zich in 3 vaste stappen. Zo ben je ook zeker dat je geen sanctie boven het hoofd hangt bij een sociale inspectie.
Een sociale audit neemt de vorm aan van een sociale inspectie. Het doel: de vinger leggen op eventuele gebreken of afwezige documenten, zodat je de puntjes op de i kan zetten voor de echte inspectie. Een sociale audit kent een vast verloop:
Stap 1: checklist
Je krijgt het bezoek van een sociale auditeur die de rol opneemt van een sociale inspecteur. In eerste instantie bezorgt hij je een lijst met alle documenten die hij wil inkijken, zodat je die kan verzamelen. Het kan onder meer gaan over:
- Het arbeidsreglement: een overzicht van de rechten en plichten van je werknemers
- Alle vol- en deeltijdse arbeidsovereenkomsten en uurroosters
- Het afwijkingsregister voor werknemers met variabele uren
- De individuele jaarrekeningen van je personeelsbestand
- Loonfiches
- Kopieën van arbeidskaarten
- Bewijzen van arbeidsongevallenverzekeringen
- Bewijzen van kostenvergoedingen
- Contracten en facturen rond voordelen van alle aard (bedrijfswagens, internetabonnementen, smartphones, laptops …)
Daarna komt hij ter plaatse voor een doorlichting.
Stap 2: bezoek
De sociale auditor bekijkt tot welk paritair comité je behoort en welke sectorale verplichtingen dat met zich meebrengt voor de lonen, premies, vergoedingen, arbeidsduur enzovoort. Verder controleert hij de documenten die ook een inspecteur zou doornemen (zie boven).
Wil je je voorbereiden op het verhoor? Lees hier onze vijf tips
Stap 3: verslag met aanbevelingen
Met de controle is de kous niet af. Nadien ontvang je een verslag met een overzicht van de tekortkomingen. Daaraan koppelt de auditor ook concrete aanbevelingen en tips, bijvoorbeeld om je loonbeleid te optimaliseren.
En last but not least: hoeveel tijd neemt zo’n sociale audit in beslag? Dat hangt sterk af van de grootte van je onderneming. Voor grotere organisaties (>50 werknemers) moet je rekenen op 4 à 5 dagen. Maar in kleinere kmo’s (<50 werknemers) lukt dat doorgaans in 2 tot 3 dagen.
In ons korte maar heldere e-book ‘Sociale inspectie: zó zet je je schrap’ lees je wat je als ondernemer zeker moet weten over sociale inspectie. We doen de verschillende inspectiediensten uit de doeken, vertellen je wat je mag verwachten bij een controle en hoe je je daar het best op voorbereidt. Achteraan het e-book vind je een praktische checklist, die de belangrijkste aandachtspunten nog ’s samenbalt.
