Soms valt je op voorhand een brief in de bus, maar net zo goed kan de sociale inspectie onaangekondigd voor je bedrijfspoort staan. Tijdens zo’n inspectieronde is het verhoor van zaakvoerder en medewerkers vaste prik. Met deze vijf tips hou je het hoofd koel.
Krijg je de dienst Toezicht op de sociale wetten (TSW) over de vloer, dan zal het inspectiebezoek starten met een check van een aantal documenten:
- alle arbeidsovereenkomsten,
- je arbeidsreglement,
- uurroosters,
- loonfiches,
- de individuele jaarrekening van elke medewerker.
De inspecteurs kunnen ook arbeidsvergunningen en -kaarten opvragen, net zoals het bewijs van de arbeidsongevallenverzekering, facturen die de voordelen van alle aard bewijzen (bv. telecomoperator, autodealer) enzovoort.
Lees meer over hun bevoegdheden in deze blog.
Vervolgens stellen ze jou en je medewerkers een aantal vragen. Dat lijkt je misschien stresserend, maar met deze vijf tips in het achterhoofd komt het zeker goed:
Tip 1: werk constructief mee
Een verhoor mag je niet weigeren, want dan riskeer je een sanctie. Stel je dus constructief op en motiveer je medewerkers om hetzelfde te doen, zelfs al is het druk in je zaak. De inspecteur kan de aanwezige medewerkers individueel of in groep verhoren. Als werkgever mag je niet eisen om hierbij aanwezig te zijn, al wordt het soms wel toegelaten.
Tip 2: gebruik je zwijgrecht
Medewerking verlenen betekent niet dat je verplicht bent om op elke vraag te antwoorden. De inspecteur moet bij het begin van elk verhoor wijzen op dat zwijgrecht. Aangeven dat je bepaalde zaken moet opzoeken of checken, bijvoorbeeld bij je sociaal secretariaat, is dus geen probleem. En je medewerkers mogen bij twijfel altijd naar jou of hr doorverwijzen. Het is daarenboven niet de bedoeling dat je jezelf gaat beschuldigen.
Tip 3: maak geen slapende honden wakker
Beantwoord de vragen van de inspectie kort en to the point. Met andere woorden: weid zeker niet uit over zaken waar er strikt genomen niet naar wordt gevraagd. De sociale inspecteur heeft immers het recht om verkregen informatie door te spelen aan andere inspectiediensten.
Tip 4: overleg met je raadsman
Gaat het om zware feiten waarvoor je mogelijk een sanctie van het hoogste niveau boven het hoofd hangt (bv. inbreuken op de Dimona-melding), dan heb je recht op voorafgaandelijk overleg met een advocaat. Tijdens het verhoor zelf mag die raadsman je bijstaan doch niet vertegenwoordigen. Je zal dus zelf aanwezig moeten zijn en eventueel antwoorden. Sowieso doe je er goed aan om bij elke sociale inspectie je raadsman of adviseur te contacteren.
Meer weten over de verschillende sancties die een sociaal inspecteur kan geven? Lees er meer over in deze blog
Tip 5: vraag het proces-verbaal op
Wie door de inspecteur is verhoord, krijgt de mogelijkheid om na afloop zijn proces-verbaal na te lezen en er eventueel zaken aan te wijzigen of toe te voegen. Je hebt ook recht op een kopie van dat proces-verbaal, dus vraag het zeker op.
Tot slot: bezorg deze 5 tips ook aan je personeel. Want zelfs wanneer jij niet aanwezig bent in je zaak, mag de sociale inspectie een inspectieronde uitvoeren en hen vragen stellen. Toon hen zeker ook waar de documenten liggen die de inspectie doorgaans opvraagt (zie lijst hierboven), zodat ze die snel aan de inspecteur kunnen bezorgen.
Meer weten over sociale inspecties?
In ons korte maar heldere e-book ‘Sociale inspectie: zó zet je je schrap’ lees je wat je als ondernemer zeker moet weten over sociale inspectie. We doen de verschillende inspectiediensten uit de doeken, vertellen je wat je mag verwachten bij een controle en hoe je je daar het best op voorbereidt. Achteraan het e-book vind je een praktische checklist, die de belangrijkste aandachtspunten nog ’s samenbalt.
