Het opstellen van een arbeidsreglement is – behoudens enkele wettelijke uitzonderingen – verplicht voor elke werkgever die personeel tewerk stelt. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om arbeiders, bedienden, studenten,… Van zodra er één werknemer in dienst treedt, moet een arbeidsreglement aanwezig zijn waarin de algemene arbeidsvoorwaarden worden vastgesteld en meer informatie wordt gegeven aan de werknemers over de werking van de onderneming.
Het opmaken van een arbeidsreglement is niet enkel een wettelijke formaliteit, het kan tevens alle nuttige inlichtingen bevatten over de rechten en plichten van beide partijen. Het is dan ook belangrijk om van tijd tot tijd eens na te kijken of het arbeidsreglement nog steeds aan de noden van het bedrijf en de werknemers voldoet en of het arbeidsreglement nog voldoet aan de actuele wettelijke vereisten.
Verplichte vermeldingen
De wetgever heeft voorzien in een reeks verplichte vermeldingen, zoals bijvoorbeeld de uurroosters, de wijze van meting van en controle op de arbeid en de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon.
Dat deze vermeldingen niet onbelangrijk zijn, werd recent nog eens onderstreept door het Europese Hof van Justitie. Op 14 mei 2019 sprak het Hof zich immers uit over de registratie van de arbeidstijd. Om aan de minimumvoorschriften van de Europese richtlijn te kunnen voldoen, dient volgens het Hof een nationale wettelijke regeling te worden uitgewerkt door de lidstaten waarbij werkgevers uitdrukkelijk verplicht worden tot enige vorm van registratie of controle van de normale arbeidstijden.
Hoewel deze uitspraak in principe geen veranderingen teweeg zal brengen in België (zowel de Arbeidswet van 1971 als de Arbeidsreglementenwet van 1965 verplichten de Belgische werkgever reeds om de gepresteerde arbeidsduur te meten en te controleren), kan het wel een herinnering zijn om je arbeidsreglement nog eens vast te pakken en na te kijken.
Het gebruik van een prikklok is een veelgebruikte en voor de hand liggende keuze, maar het is geen verplichting. Vandaag de dag zijn er nog andere alternatieven om aan goed arbeidstijdsmanagement te doen.
Verbinding naar policy’s
In een vorig artikel legden we reeds uit waarom het wordt afgeraden om afspraken en richtlijnen over bepaalde onderwerpen zoals een bedrijfswagen, -gsm en internetgebruik op te nemen in het arbeidsreglement.
Het is immers eenvoudiger om een op zich staande policy te hanteren waarnaar verwezen kan worden in het arbeidsreglement. Wanneer de niet-naleving van de policy wordt gekoppeld aan een concrete sanctie die wordt vermeld in het arbeidsreglement, komt de ideale verbinding tussen beiden tot stand.
Zodanig dient het arbeidsreglement enkel aangepast of aangevuld te worden wanneer structurele zaken worden aangepast, bijvoorbeeld bij invoering van nieuwe arbeidstijden. Na aanpassing moet opnieuw een kopie van het document worden bezorgd aan de sociaal inspecteur die bevoegd is voor het grondgebied waarin de maatschappelijke zetel van de onderneming is gevestigd. Sinds 15 mei 2019 kan dit online gebeuren op www.arbeidsreglement.belgie.be.
Het arbeidsreglement moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen, praktisch zijn en helder voor alle werknemers. Het bevat alle nuttige inlichtingen over de rechten en plichten van werkgever én werknemer.
Ben jij voldoende voorbereid op bezoek van de sociale inspectie? In ons gratis e-book ‘Sociale inspectie: zó zet je je schrap’ lees je alles wat je moet weten en voorbereiden voor een sociale inspectie.
