Ook bij een tennisclub houdt de boekhouding heel wat zaken in. Er zijn ledenbijdragen, investeringen, toernooiprijzen enzovoort. Neem daar nog eens een explosieve groei bij en je snapt waarom Tennis- en Padelclub Merelbeke (TPCM) die boekhouding niet meer manueel de baas kon.
Van enkelspel naar dubbelspel
Tennis- en Padelclub Merelbeke (TPCM) is met 1400 tennis- en padelleden een van de grootste tennisclubs van Oost-Vlaanderen, maar dat is geen zekerheid voor blijvend succes. “We zijn heel lang een grote, stabiele tennisclub geweest, maar meer en meer ging tennis als sport qua populariteit achteruit en werden wij als club dus ook kleiner”, aldus bestuurder David Verhaeghe. “Maar toen de coronapandemie en de rage rond padel samenkwamen, kreeg onze club plots een enorme boost, omdat iedereen padel wilde spelen.”
Door daarop in te zetten behaalde de club met een minimum aan investeringen een maximum aan rendement: op dezelfde oppervlakte konden opeens dubbel zoveel mensen spelen – de helft op tennisterreinen en de andere helft op padelterreinen.
Enorme groeispurt
Dat leidde dan ook tot een enorme groeispurt, waardoor het administratief en boekhoudkundig zwoegen was om alles op orde te houden. De twee betaalde fulltime medewerkers Maxime en David moesten dan ook overal tegelijk zijn. Dat maakte het moeilijk om een geschikt boekhoudpakket te vinden, wat nochtans een absolute must is om zo’n groei bij te houden.
Gelukkig kwam VGD in the picture. “Wij zagen meteen de noodzaak om die processen te digitaliseren en optimaliseren”, aldus Dries Hostens, accountant en kantoorverantwoordelijke van VGD Aalst. “Dat moest dringend gebeuren: het aantal maaltijden in het clubhuis ging namelijk de hoogte in, maar TPCM beschikte nog niet eens over een wettelijk verplichte witte kassa. We hebben de kans meteen gegrepen om, naast de boekhouding, ook andere processen mee te nemen en te digitaliseren.”
“Als je iets twee keer moet ingeven, dan is dat één keer te veel.”
- Cedric Seynaeve, VGD.
De bal aan het rollen gebracht
Daarbij werd de bal zachtjes aan het rollen gebracht, eerst met een digitaal kasboek en daarna ook met andere systemen. “Met Scrada is het kasboek nu digitaal en kunnen we dat makkelijk uitwisselen met onze accountant. Daarmee winnen we veel tijd, die we in de club kunnen investeren”, vertelt David.
“We lieten David en Maxime ook kennismaken met Silverfin, dat alle financiële cijfers kan digitaliseren. Zo is de bal hélemaal aan het rollen gegaan”, vult Cedric Seynaeve van VGD aan. Hij is gespecialiseerd in ecosystemen: hij helpt klanten processen niet alleen digitaliseren, maar ook aan elkaar koppelen. In het geval van TPCM focust Cedric op de symbiose tussen het digitaal kasboek Scrada, boekhoudpakket Exact Online, factureringssoftware My VGD Connect (Billit) voor ondernemers en wie weet op termijn ook de registratiesystemen van het overkoepelende tennis Vlaanderen.
"Door alles digitaal te verwerken en met elkaar te verbinden weet je als ondernemer ook op elk moment waar je organisatie aan toe is”, gaat Cedric verder. “Daarbij moet je de data ook maar één keer ingeven. Dat is dan ook mijn filosofie: als je iets twee keer moet ingeven, dan is dat één keer te veel”, lacht Cedric.
Leeg bureau
“Er schuilt een zeker ironie in”, blikt David terug. “Vroeger was mijn bureau bedolven onder administratie en toch had ik geen idee van hoe mijn boekhouding eraan toe was. Welke facturen stonden nog open? Wie moest nog lidgeld betalen? Nu is mijn bureau leeg, maar weet ik net méér van wat er hangende is. Zeker omdat ik alles op mijn smartphone kan doen: tijdens mijn laatste vakantie heb ik geen enkele keer naar Maxime gebeld met een boekhoudkundige vraag. Dat moet een primeur geweest zijn.”
“Tijdens mijn laatste vakantie heb ik geen enkele keer naar Maxime gebeld met een boekhoudkundige vraag. Dat moet een primeur geweest zijn.”
David Verhaeghe, bestuurder TPCM
De bal niet misgeslagen
Hoewel de digitale transformatie bij TPCM een work in progress is, hebben de inspanningen hun vruchten al afgeworpen. Over de samenwerking heeft David dan ook niets dan lof: “Maxime noch ik houden van boekhouding en we zijn er ook geen expert in, dus als ik bel naar Dries met een vraag klinkt die voor hem wellicht vrij evident. Toch gaat hij er altijd heel ernstig en professioneel op in en komt dan – soms na intern overleg – snel terug met het juiste antwoord of brengt ons in contact met een collega-expert binnen VGD. Om het in tennistermen te zeggen: ze hebben de bal nog geen enkele keer misgeslagen”, besluit David al lachend.
Zelf op zoek naar een leeg bureau of meer overzicht in je cijfers? Neem dan zeker contact op met een expert van VGD!
