Bij een webshop komt heel wat administratie kijken. Administratie die, naarmate de verkopen binnenkomen, snel kan oplopen. Dat administratieve proces automatiseren levert je niet alleen meer tijd op, maar geeft je ook sterke inzichten in je verkoop. Inzichten die je kan gebruiken om je winst te maximaliseren. Maar hoe automatiseer je zo’n proces?
Webshops: een complexe boekhouding
Een webshop heeft om verschillende redenen een complexe administratie en boekhouding. In de eerste plaats omdat webshops standaard met een PSP (Payment Service Provider) zoals Mollie, Stripe of Paypal werken om betalingen via verschillende betaalmethoden mogelijk te maken.
Die PSP’s betalen vaak pas na een bepaalde termijn uit, bijvoorbeeld één keer per week. In die uitbetaling zitten dan alle inkomsten van de verkopen van die week, min de vergoedingen die de PSP vraagt. Maar in je boekhouding moeten die allemaal apart ingeboekt worden. De stukken die je daarvoor moet bijhouden en overmaken naar je accountant, zorgen voor een aanzienlijke administratieve last.
Werk je in een internationale context, dan moet je daarbovenop ook nog eens bijhouden vanuit welk land de aankoop gebeurt. Op basis daarvan wordt namelijk de btw-heffing bepaald. Kortom: een webshop beginnen doe je niet zomaar.
Meer inzicht in je cijfers dankzij automatisering
Een sterke automatisering van die administratieve en boekhoudkundige flow zorgt er in de eerste plaats dus voor dat je tijd en kosten bespaart, maar geeft je bovendien ook meer inzicht in je cijfers. Werk je in een internationale context, dan kan je bijvoorbeeld gaan kijken waar de meeste winst vandaan komt. Ook aan het thuisfront kan je bijvoorbeeld gaan opsplitsen per regio of product.
Dat is een schat van gegevens die kan uitwijzen waar je bijvoorbeeld nog marktaandeel kan verwerven of welke productcategorieën het best presteren. Door die laatste te koppelen aan een sterk kostenmodel, krijg je bovendien mooi te zien op welke producten de ROI het hoogst is en je dus de meeste winst behaalt.
Hoe begin je met automatiseren?
Welke automatisering het beste bij jouw onderneming past, hangt af van verschillende factoren. Er bestaat dus geen oplossing die voor iedereen werkt. Daarom kijken we altijd eerst naar je bedrijfsvoering, je PSP en je administratieve en boekhoudkundige processen. Daarna pas gaan we op zoek naar een tool die bij jou past, waarbij we steeds de gehele markt bekijken.
Stap 1: Je bedrijfsvoering
In de eerste plaats bekijken we welke activiteit je uitvoert. Dat beïnvloedt namelijk de gegevens die je moet bijhouden en dus welke automatisering we kunnen opstellen. Daarbij kijken we graag ook eens naar jouw plannen voor de toekomst. Op die manier kunnen we rekening houden met je toekomstige noden om later ook een snellere rapportage mogelijk te maken.
Stap 2: Je PSP
Daarna kijken we welke mogelijkheden er zijn binnen je PSP. Vaak kun je daarin al een (versimpelde) rapportage zien, die je al heel wat gegevens meegeeft voor je administratie. Het is daarom ook belangrijk om te weten welke tools compatibel zijn met je PSP, alvorens we er enkele voorstellen. Een PSP die in staat is om data vlot uit te wisselen met externe tools is dan ook een groot voordeel.
Stap 3: Je administratieve en boekhoudkundige processen
Om uiteindelijk een tool te vinden die past bij jou als ondernemer, onderzoeken we ook hoe je administratieve en boekhoudkundige processen in elkaar zitten. We zien namelijk dat die vaak onderschat worden. Wat zijn je administratieve noden? Hoe komen die gegevens bij jou? Welke gegevens moet je zeker bijhouden?
Stap 4: Voorstel, implementatie en testen
We verzamelen dan al deze informatie en gaan op zoek naar de juiste tools die voor jou een groot deel van de administratieve last verlagen. Om ervoor te zorgen dat de implementatie van die tools zo soepel mogelijk verloopt, overlopen we samen met jou de functionaliteiten en testen we de tool grondig door. Zo weten we zeker dat die past binnen jouw administratieve flow. Bovendien zorgen we voor het nodige onderhoud dat komt kijken bij je gekozen tool.
Op die manier verminderen we je administratieve last en hou jij tijd vrij om te bouwen aan de toekomst van je onderneming. Wat je situatie ook is: automatisering is een investering die zich snel terugverdient. Ben je op zoek naar een partner die een oplossing op maat van je onderneming kan voorzien en bovendien ondersteunt bij het onderhouden van die oplossing? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experten!
Hoe gaan we daarbij te werk?
- We analyseren je bedrijsvoering o.b.v. je activiteit en administratie.
- We bepalen de bij te houden wettelijke en praktische gegevens.
- We bekijken je toekomstplannen i.f.v. schaalbaarheid.
- We bekijken de mogelijkheden en beperkingen binnen je PSP.
- We onderzoeken je administratieve en boekhoudkundige processen.
- We stellen de juiste tool(s) voor.
- We implementeren samen met jou de tool.
- We testen de tool grondig.
- We monitoren en optimaliseren waar nodig.
