Waarom je beter de “regels van het huis” omzet in een policy

Elk type bedrijf heeft zijn eigen bedrijfscultuur, gevormd door geschreven en ongeschreven regels. Geschreven regels kunnen worden opgenomen in een arbeidsovereenkomst, een arbeidsreglement, een CAO op bedrijfsniveau, … kortom een geschrift waar men op kan terugvallen bij discussies of bij een sociale inspectie.

Moeilijker ligt het bij die ongeschreven regels, deze evolueren en zijn nog vatbaarder voor interpretatie. Bovendien hoe kan je als werkgever zulke regels afdwingen? We raden je aan om alle regels in het bedrijf in kaart te brengen. Een moeilijk maar nuttige oefening. Eens de regels in kaart zijn gebracht, giet ze in een policy. Een policy brengt duidelijkheid, niet alleen voor de werknemers maar ook voor het management.

Wat is een policy?

Met een bedrijfspolicy maak je als werkgever een aantal afspraken met de werknemers. Het is een eenzijdig document dat betrekking kan hebben op allerhande onderwerpen. Of dit document nu policy, guidelines, handboek, gedragscode, … wordt genoemd, maakt op zich niet uit. De bedoeling van het document is een kader vast te leggen met bindende afspraken en richtlijnen over bepaalde onderwerpen. Er bestaan verschillende policies: car policy, gsm policy, thuiswerk policy, internet en email policy, sociale media policy, kostenvergoeding policy, klokkenluiders policy, camera policy, ….

Wat met afdwingbaarheid?

Het is een eenzijdig document opgesteld door de werkgever dus rijst de vraag naar afdwingbaarheid. Een policy is gebaseerd op gerechtvaardigde werkgeversinstructies. Het is geen overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer want het werd eenzijdig opgesteld. Mocht je je werknemers deze policies willen laten ondertekenen, laat hen dan ondertekenen “voor ontvangst”. Op die manier loop je als werkgever het risico niet dat de policy wordt aanzien als een overeenkomst waardoor het moeilijk wordt om deze nadien nog eenzijdig te wijzen.

Policies in het arbeidsreglement?

Dit is ten zeerste af te raden. Verwijs in het arbeidsreglement naar de policies, maar het arbeidsreglement zelf is een stug vehikel. Bij de invoering en bij de minste wijziging moet je een strikte procedure volgen (raadpleging werknemers, neerlegging bij de inspectiedienst Toezicht op de Sociale Wetten). Het is eenvoudiger om een op zich staande policy te hanteren dan deze op te nemen in je arbeidsreglement.

Wat met de naleving?

Zorg ervoor dat je policy wordt nageleefd, enkel dan heeft een policy nut:

• maak je bedrijfspolicy bekend en gekend (b.v. via het intranet);
• controleer op de naleving van de regels;
• reageer bij misbruiken.

Sancties

Gebruik hiervoor het arbeidsreglement en verwijs naar al je policies. Koppel de niet-naleving van de policy aan een concrete sanctie die wordt vermeld in het arbeidsreglement. Voorzie ook een beroepsprocedure.
 

Breng alle geschreven en ongeschreven regels binnen de onderneming in kaart en giet deze in een policy. Bij discussies kan je hierop terugvallen, want policies brengen duidelijkheid in het bedrijf, zowel bij de werknemers als het management.