Nu het COVID-19 virus velen onder ons nog steeds tot thuiswerk heeft veroordeeld, profiteren bedrijven die in het verleden hun administratieve organisatie digitaliseerden maximaal van de gedane inspanningen. Natuurlijk wordt er al langer geopperd dat thuiswerk of remote werken een belangrijker deel zal gaan innemen in onze werktijd.
Om tot een betere work-life balance te komen en mobiliteitsproblemen op te lossen zullen we ook in de toekomst vaker plaats- en tijdonafhankelijk gaan werken. De door de overheid opgelegde maatregelen hebben veel bedrijven nu echter verplicht om zich in een sneltreintempo aan te passen aan een nieuwe realiteit. En deze nieuwe manier van werken is here to stay.
We hebben onszelf dus willens nillens in een mum van tijd omgevormd tot efficiënte thuiswerkers, waarvoor geen videocall app nog onbekend terrein is. Voor bedrijven waarin de financiële en administratieve processen nog voornamelijk “op papier” verlopen, is thuiswerk echter niet altijd zo vanzelfsprekend. Zij worden vaak nog geconfronteerd met een te lage efficiëntie bij het uitvoeren van recurrente taken. Een gebrek aan digitale procesflows leidt vaak tot veel heen-en-weer bellen en mails sturen om antwoorden te krijgen op eenvoudige vragen.
Grijp deze crisisperiode aan om je bedrijf klaar te maken voor de toekomst! In dit artikel geven we een aantal tips die je kunnen helpen om als bedrijf belangrijke stappen te zetten in de digitale transitie.
Digitaliseer het aankoopproces
Via cloud scanningtools digitaliseer je snel de bulk aan facturen die op vandaag nog op papier worden ontvangen. Diegene die de bestelling geplaatst heeft of de verantwoordelijke kan de factuur vervolgens online goedkeuren, of hij nu thuis is of op kantoor. Geen tijds- of documentenverlies meer door papieren facturen die doorgegeven moeten worden binnen de organisatie.
Digitaliseer het verkoopproces
In ons vorige artikel hebben we al een aantal voordelen van e-facturatie toegelicht. Verschillende departementen binnen een bedrijf die op dit ogenblik fysiek van elkaar gescheiden zijn, kunnen op een digitale manier met elkaar verbonden worden. Papieren stromen worden vervangen door digitale stromen en geautomatiseerde acties.
Een afgewerkte bestelling of een uitgeleverd product kan een trigger zijn voor het automatisch laten genereren van de verkoopfactuur. Zo zorg je ervoor dat het facturatieproces volledig vanop afstand kan worden beheerd en de status ervan kan worden opgevolgd. Communicatielijnen worden korter en deze wordt meer transparant voor alle medewerkers in het verkoopproces.
Bovendien zal het facturatieproces veel sneller verlopen. Daardoor kan je bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks factureren, waar dat in het verleden misschien slechts éénmaal per maand gebeurde. En dat heeft dan weer een positieve impact op de cash flow!
Digitaliseer het contact met de eindklant
Klanten willen in de huidige omstandigheden hun producten nog steeds snel ontvangen en ten allen tijde hun bestellingen opvolgen. Door ervoor te zorgen dat klanten op een digitale manier hun bestelling kunnen plaatsen, wordt dit sneller opgenomen in het interne verkoopproces. Dit zal leiden tot een kortere doorlooptijd van bestelling tot uitlevering en facturatie.
Gebruik een document managementsysteem
Beheer alle bedrijfsdocumenten digitaal via een document managementsysteem. Zo creëer je een gecentraliseerde organisatie van de documenten en dossiers, die bovendien continu en overal toegankelijk blijven voor de bevoegde medewerkers. Ook voor zij die remote werken dus.
Gebruik de beschikbare data
Dankzij dergelijke digitale processen beschikken bedrijven ook over een grotere stroom aan data. Ga dus ook met deze data aan de slag! Via een geautomatiseerde rapportering in de cloud hou je continu de vinger aan de pols en kan je sneller reageren op de nieuwe uitdagingen waarmee de onderneming wordt geconfronteerd. Tijd die vroeger naar input ging, komt nu vrij voor analyse!
Ga voor de quick wins
In deze Covid-19 tijd zijn er ongetwijfeld een aantal bottlenecks waartegen jouw bedrijf aanloopt en die efficiënt thuiswerk en social distancing bemoeilijken. Met kleine aanpassingen (tegen een minimale kost) vinden we vaak een pragmatische oplossing die lange doorlooptijden of frustraties kunnen vermijden.
VGD CFO Services helpt je graag om de digitale transitie te maken. Op basis van een quick scan kunnen wij snel en pragmatisch een aantal oplossingen en tools voorstellen die zullen helpen om jouw onderneming voor te bereiden op de toekomst.
Win vrijblijvend informatie in bij jouw VGD adviseur of bij één van onze CFO Services adviseurs.
