Coronacrisis legt probleem verouderde facturatiesystemen verder bloot: “95% van de facturen passeren nog langs de scanner"

Ondanks de enorme voordelen, is digitale facturatie bij bedrijven vandaag nog geen vanzelfsprekendheid. Zeker in deze huidige crisistijd, lopen bedrijven die nog te papier-gericht handelen administratieve achterstand op.

Accountingkantoren VGD, Baker Tilly, Moore, SBB Accountants & Adviseurs en Vandelanotte roepen Belgische bedrijven dan ook op om dringend werk te maken van digitale facturatie. Elektronische facturatie moet bedrijven ondersteunen bij een snellere, efficiëntere en veiligere verwerking van facturen.

Digitale facturen zijn nog niet ingeburgerd op de werkvloer. Slechts 5 procent van alle Belgische facturen wordt vandaag volledig digitaal verwerkt. Nochtans biedt digitale facturering tal van voordelen. Dat legt ook de coronacrisis nogmaals duidelijk bloot.

Bedrijven die met verouderde facturatiesystemen werken, hinken in deze tijden nog meer achterop en krijgen hun administratie niet gebolwerkt. Belangrijke papieren blijven liggen op kantoor en wie thuiswerkt, beschikt niet altijd over scan- en faxinfrastructuur. Veel bedrijven bewaren papieren documenten bovendien een zekere tijd in quarantaine vooraleer ze te verwerken. Wie daarentegen rekeningen digitaal verstuurt en afhandelt, wint nu meer dan ooit tijd en geld. Daarenboven is het ook veel veiliger.

Meer tips voor digitale facturatie? Lees ze hier

Vijf voor twaalf voor digitale facturatie

Accountancykantoren VGD, Baker Tilly, Moore, SBB en Vandelanotte dringen al ruime tijd bij bedrijven aan op het gebruik van de digitale facturatie. Zeker gezien de huidige omstandigheden, waarin bedrijven overschakelen naar alle mogelijke digitale toepassingen, is het voor hen een kwestie van nu of nooit voor digitale facturatie.

VGD, Baker Tilly, Moore, SBB en Vandelanotte willen zoveel mogelijk bedrijven aansluiten op elektronische facturatie. Deze vijf kantoren zijn samen verantwoordelijk voor een belangrijk deel van de boekhouding van Belgische bedrijven en hopen 80% van hun klanten te laten overschakelen naar een volledig digitaal systeem tegen eind 2020. De overstap naar een digitaal systeem is volgens hen van cruciaal belang voor een efficiënte en veilige boekhouding.Ook de federale overheid hoopt dat digitale facturatie snel van de grond komt, zowel voor grote bedrijven als voor KMO’s.

Minder papierwerk, meer ontzorging

Digitale facturatie bespaart bedrijven heel wat kopzorgen. De factuur komt namelijk automatisch bij de accountancykantoren terecht. Geen extra actie meer nodig voor bedrijven, gedaan met het eindeloos inscannen van facturen die aan accountants of adviseurs bezorgd moeten worden. Deze systemen maken een vlottere en gemakkelijkere betaling mogelijk, en zorgen er bovendien voor dat het financiële luik van bedrijven meteen in orde is. Via digitale systemen kunnen bedrijven hun facturen eenvoudig inboeken en zijn ze zeker dat deze bij de correcte instantie terechtkomen. Door de digitale archivering kunnen bedrijven hun documenten ook sneller terugvinden.

Bijkomend voordeel: doordat de advieskantoren dankzij digitale facturatie minder tijd moeten spenderen aan uitvoerend werk, kunnen ze zich meer kunnen focussen op de analyse van de cijfers en op de mogelijke opportuniteiten waar hun toevoegde waarde als adviseur ligt. Zeker in tijden van een krappe arbeidsmarkt is dit een echte meerwaarde.

De vijf accountancykantoren roepen bedrijven en ook leveranciers op om van e-facturen de nieuwe standaard te maken en zich aan sluiten bij een aanbieder van elektronische facturatie. Deze kunnen privé zijn, maar daarnaast bestaan er ook open standaarden zoals PEPPOL.

PEPPOL is een initiatief van de Europese Commissie en dient als platform om digitale documenten, waaronder ook facturen, uit te wisselen. Het platform wil de verwerking van data vergemakkelijken door bedrijven een standaard formaat aan te bieden dat voor iedereen toegankelijk is.