Als ondernemer sta je de hele dag ten dienste van je klanten. Vaak resten je na die volle dagtaak nog een pak administratieve to-do’s: afspraken plannen, facturen en offertes opmaken of checken, betalingen verrichten … Door te digitaliseren, werk je efficiënter. Als je zelf je facturen niet hoeft in te boeken, win je extra tijd voor je corebusiness. Doet een accountant dat al voor jou? Dan kan hij of zij de gewonnen tijd in meer advies steken. Alleen maar voordelen, dus!
Voor digibeten én diehards
Als ondernemer moet je mee digitaliseren. Maar begin je voorzichtig of ga je meteen radicaal digitaal? Slimme softwaretools bieden voor elk wat wils. Op basis van je noden kies je de gewenste features: van het louter uploaden van facturen tot een volledig digitale boekhouding. Ontdek hier wat mogelijk is met jouw administratie, of je nu zelf je boekhouding voert of dit overlaat aan VGD:
Scanning: digitaliseer je aan- en verkoopfacturen
Verstuur je aan- en verkoopfacturen voortaan rechtstreeks naar je boekhoudprogramma via de digitale brievenbus. Facturen van leveranciers kunnen grotendeels automatisch ingescand en ingeboekt worden aan de hand van tekstherkenningssoftware, die onthoudt hoe een factuur van een bepaalde leverancier is samengesteld. Zo vind je de documenten snel terug. Ook van thuis uit, want dankzij de mobiele versie kan je je documenten altijd en overal inscannen en raadplegen. Je hoeft dus niet langer je papieren administratie tot bij je accountant te brengen. Synchroniseer ook je verkoopfacturatiepakket met je boekhoudpakket, zodat je je verkoopfacturen niet langer manueel moet (laten) invoeren.
Bon-app-etit: app voor kostenbewijzen
Hetzelfde geldt voor de verwerking van je kostenbewijzen.Stuur een foto van je restaurant- of parkingbonnetjes meteen door naar je boekhoudprogramma. Geknutsel met bonnetjes en ticketjes is voorgoed verleden tijd.
Facturen in bulk betalen
Ook je betalingen kan je veel efficiënter laten verlopen. Bundel al je facturen in een enkel betaalbestand en geef met een simpele muisklik je akkoord voor betaling. Nadien kan je dit betaalbestand uploaden in je online bankmodule. De bank doet de rest.
Coda: Digitale bankafschriften
Een coda is een digitale versie van je rekeninguittreksels dat rechtstreeks naar je boekhoudprogramma kan worden verstuurd. Via toewijzingsregels en artificiële intelligentie worden de betalingen automatisch gelinkt aan de openstaande facturen. Heel wat efficiënter dan de uittreksels af te drukken en handmatig over te typen.
License to look: volg je boekhouding op de voet
Indien de verwerking gebeurt door VGD hou je via een meekijklicentie in je boekhoudpakket de vinger aan de pols van de financiële gezondheid van je onderneming. Je boekt zelf in en hebt een volwaardige licentie? In dat geval kunnen onze experten meevolgen en focussen op het adviseren.
Automatiseer je rapportering
Dankzij dergelijke digitale processen beschik je over een grotere stroom aan uiterst betrouwbare data. Via een geautomatiseerde rapportering, hou je zo continu de vinger aan de pols en kan je sneller reageren op de nieuwe uitdagingen waarmee je onderneming wordt geconfronteerd. Tijd die vroeger naar input ging, komt nu vrij voor analyse.
Integreer alle tools in een digitaal ecosysteem
Alle verschillende elementen van je online boekhouding en administratie kun je samenbrengen in een digitaal ecosysteem. Je kiest zelf welke bouwblokken je toevoegt en wanneer je dat doet. Op die manier kan je starten met het louter opladen van facturen om geleidelijk aan te evolueren naar een volledig digitale boekhouding en administratie.
Benieuwd naar de voordelen van een digitale boekhouding?
- Een gecentraliseerde, online beschikbare boekhouding (aan- en verkoop, maar ook mogelijkheid om documenten aan diverse boekingen te koppelen);
- Een actueel en helder inzicht in de cijfers van je onderneming;
- Overal toegankelijk: eerder waar en wanneer, ongeacht het toestel (pc/laptop/tablet);
- Overzichtelijke rapporteringen en dashboards die de evolutie van je cijfers duidelijk weergeven
