Ondernemers verwachten steeds meer input van de finance afdeling in hun bedrijf. De moderne CFO is een partner van de business, die het management voedt met de inzichten die zij nodig hebben om hun onderneming aan te sturen.
Nieuwe technologieën die de efficiëntie van de finance afdeling verhogen schieten als paddenstoelen uit de grond. Denk maar aan de vele Fintech start-ups die telkens een stukje van de administratieve en boekhoudkundige processen automatiseren. Deze digitale transformatie zorgt voor een boeiende uitdaging in finance. Het tijdrovende inputwerk valt meer en meer weg en er gaat meer aandacht naar het verwerken en analyseren van financiële en operationele data. Daardoor zullen ondernemers in de toekomst veel gerichter de onderneming in de juiste richting kunnen sturen.
In dit artikel geven wij enkele tips om de finance afdeling om te vormen tot een performante business partner en om het interne rapporteringsproces te automatiseren.
Tip 1: Combineer financiële en operationele data in de management rapportering.
In het verleden focusten finance afdelingen, in de eerste plaats vaak op compliance en op het produceren van betrouwbare financiële cijfers. Het eindproduct is de jaarrekening, die inzicht geeft in hoe de onderneming het afgelopen jaar gepresteerd heeft. Naar de buitenwereld toe is deze statutaire informatie dus erg belangrijk, maar voor de bedrijfsleider/manager is zij als werkinstrument onvoldoende om bij te sturen.
Een functionele managementrapportering combineert operationele en financiële data, is toekomstgericht en helpt je als ondernemer om de juiste beslissingen te nemen. Door de financiële impact van operationele beslissingen te monitoren, leer je erg veel over de efficiëntie van de onderneming. Het meten en benchmarken van de doorlooptijd van een productlijn bijvoorbeeld, geeft een duidelijk beeld waar mogelijke efficiëntiewinsten liggen en waar je dus als ondernemer kan besparen.
Tip 2: Vertaal de ondernemingsstrategie in de juiste KPI’s en doelstellingen
Vertrekkende vanuit de strategie kan je de key succes factoren definiëren die moeten voldaan zijn om de strategie te kunnen realiseren. Door de juiste KPI’s (Key Performance Indicators) te definiëren kan je vervolgens monitoren hoe goed jouw onderneming erin slaagt om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Deze KPI’s worden bij voorkeur opgevolgd in een helder dashboard, dat toelaat om in één oogopslag de juiste conclusies te trekken.
Tip 3: Verrijk de financiële cijfers
Om echt inzicht te krijgen in hoe en waarom je onderneming geld uitgeeft en ontvangt, is een analytische boekhouding onontbeerlijk. Analytisch boeken laat je bijvoorbeeld toe om per productsegment op te volgen welke kosten gemaakt worden om een bepaalde omzet te bereiken.
Tip 4: Automatiseer je rapporteringsproces
Al te vaak worden rapporteringen opgebouwd in Excel. Rapporteren in Excel vormt echter een erg arbeidsintensieve en foutgevoelige oefening, waarbij één foute formule al snel tot onbetrouwbare cijfers leidt.
Cloud-based rapporteringstools (zoals BrightAnalytics) winnen daardoor snel aan populariteit. Deze tools synchroniseren de data uit jouw boekhoudpakket, ERP, CRM,… quasi in real-time en visualiseren de cijfers op erg heldere wijze in rapporten of dashboards. Door de financiële cijfers van een groep van ondernemingen te consolideren beschik je als ondernemer dan ook nog eens over een continu inzicht in de performantie van de hele groep. Deze tools automatiseren dus de data input en maken zo meer tijd vrij voor analyse.
Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.
Heb je hier vragen over of wens je meer informatie? Contacteer vrijblijvend onze advieurs van de dienst CFO Services.
