Bij het uitbouwen van een business als ondernemer ben je liefst zo weinig mogelijk bezig met administratie. Meestal wordt er in de opstartfase van een bedrijf gewerkt met een vrij eenvoudige financiële en operationele setup. Een succesvol bedrijf dat uitgroeit tot een zekere grootte botst echter onvermijdelijk op de grenzen van de aanwezige processen en systemen. Vaak wordt het dan een kwestie van de juiste processen tegen het licht te houden, duidelijke KPI's te plaatsen en de bedrijfsprocessen voortdurend te optimaliseren.
In vele gevallen kunnen de tools waar aanvankelijk voor gekozen werd de schaal en complexiteit van de groeiende onderneming niet meer aan. Denk maar aan het huidige inkoopproces dat niet meer toereikend is of het facturatiesysteem dat te complex wordt. Als de klanten niet meer kwalitatief bediend kunnen worden, wordt de nood aan een upgrade pijnlijk duidelijk. Wouter Trappers, adviseur CFO Services, toont hoe Corporate Performance Management jouw groei kan ondersteunen.
Evalueren en optimaliseren van bedrijfsprocessen noodzakelijk bij elke bedrijfsfase
Een proces is een opeenvolging van stappen en beslissingen die doorlopen worden om een taak te volbrengen. Het blootleggen van de knelpunten in de bestaande processen is de eerste stap in de juiste richting. Dan volgt een optimalisering van de sputterende processen, zoals bijvoorbeeld het optimaliseren van het inkoopproces. In veel gevallen is het mogelijk om met een extensie van de boekhoudsoftware de hertekende processen te ondersteunen: een link met het kassasysteem, een applicatie om de werkbonnen efficiënter op te volgen en zo verder.
Zodra de processen waar de klant rechtstreeks mee te maken krijgt onder controle zijn, kunnen ook de administratieve processen onder handen genomen worden. Extra complexiteit in de financiële bedrijfshuishouding wordt o.a. veroorzaakt door de aanwezigheid van verschillende zuster- en dochterondernemingen. Om transparantie in de cijfers te bekomen over de verschillende ondernemingen heen is een correcte en efficiënte consolidatie nodig.
Daarom is het handig om te beschikken over een managementrapporteringsplatform, zoals Bright Analytics. Managementrapporteringsplatformen hebben de laatste tijd sterk geïnvesteerd in het bouwen van connectoren met de meeste financiële pakketten en kunnen dan ook met een verbazingwekkend korte doorlooptijd een profit en loss-, balans- en cashflowrapport opzetten.
Maak duidelijke KPI’s om de performantie van bedrijfsprocessen op te volgen
Zodra de financiële indicatoren zoals bruto marge, EBITDA, DPO en DSO makkelijk opgevolgd kunnen worden, stelt zich de vraag waar de ondernemer verder naartoe wil met zijn bedrijf en hoe hoe hij kan nagaan of de uitgestippelde strategie effectief gerealiseerd wordt. Het definiëren van financiële en operationele key performance indicatoren (KPI’s) is de kern van corporate performance management.
KPI’s zijn meetwaarden die toelaten om de performantie van bepaalde sleutelprocessen in een organisatie op te volgen. Hoe kan een proces gemeten worden? Hier is voorzichtigheid geboden. Niet alle aspecten die een organisatie succesvol maken kunnen gekwantificeerd worden. Bovendien is het verleidelijk om wat we kunnen meten te definiëren als wat we zouden moeten meten.
Zoals in dit verhaal: een politieagent ziet een dronken man naar iets zoeken onder een straatlicht. Hij vraagt de dronkaard wat hij verloren is. Deze vertelt dat hij zijn sleutels verloor en samen zoeken ze een tijdje verder onder het straatlicht. Na een paar minuten vraagt de agent of hij zeker is dat hij zijn sleutels hier verloren is, de dronkaard antwoordt neen, en dat hij ze in het park verloren is. De agent vraagt waarom hij dan hier aan zoeken is waarop de man antwoordt: ‘hier is het licht’.
Zorg dat je de juiste bedrijfsprocessen tegen het licht houdt
Zoeken waar het licht is, of alleen meten wat gemakkelijk te meten is, is iets waarvoor ondernemers moeten oppassen wanneer ze proberen te meten of een organisatie in de juiste richting evolueert. Bepaalde cruciale succesfactoren van een organisatie zijn moeilijk te meten, ze bevinden zich in het donker: denk aan ambiguïteit in de definities van business concepten, assumpties over hoe een organisatie werkt die vaak onbewust doorgegeven worden of de restanten van vroegere organisatiestructuren die na verschillende reorganisaties blijven doorklinken op de achtergrond.
Natuurlijk worden omzet, kosten en EBITDA gemeten. Deze zijn wettelijk verplicht gekend te zijn, en ze blijven belangrijke indicatoren voor de performantie. Wie echter beweert dat dit de sleutel is om een organisatie voorwaarts te stuwen in een snel veranderende wereld, miskent het belang van goed draaiende operations.
Bijkomend voordeel is dat managementrapporteringssystemen zoals BrightAnalytics, niet alleen financiële gegevens meten maar ook operationele data binnenkrijgen dankzij onsite- of cloudconnectoren. Zo heb je in een overzichtelijk en visueel aantrekkelijk software platform zowel de financiële als operationele KPI’s aan je vingertoppen om snel en effectief bij te sturen waar nodig.
Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.
