Onderstaand interview met onze vennoot Charlotte Pille werd gepubliceerd op de website van onze partner Silverfin op 13/05
Als advieskantoor speelt VGD een essentiële rol in de dagelijkse werking van tal van bedrijven. Toen in maart Covid-19 aan zijn doortocht door ons land begon, was het voor de groep dan ook van essentieel belang om de juiste oplossingen te vinden om operationeel te kunnen blijven. Hoe hebben zij de lockdown ervaren en hoe hebben ze de situatie aangepakt? We stelden de vraag aan Charlotte Pille, vennoot bij VGD.
Covid-19 stelde VGD, net als heel wat andere bedrijven, voor een bijzonder ongewone situatie. Wat waren de belangrijkste uitdagingen waarmee jullie geconfronteerd werden?
We werken binnen onze business line accountancy al sinds jaar en dag met het platform van Silverfin. Door deze verregaande digitalisering, waren onze kantoren in feite al relatief goed voorbereid om ook tijdens de lockdownperiode operationeel te blijven. Van heel wat andere kantoren hoorden we dat het moeilijk was om de documenten van hun klanten op tijd te ontvangen en verwerkt te krijgen. Dat was bij ons veel minder een probleem. Toch was de omschakeling naar 100% telewerk geen evidentie.
Bijna van de ene dag op de andere moesten we iedereen klaarstomen voor thuiswerk. Ook het rechtstreekse contact met onze klanten, iets waarmee we ons als adviseur echt willen onderscheiden, viel volledig weg en werd vervangen door video calls. Ons motto is “let’s talk”, we moesten dus een andere manier vinden om die kernwaarde in stand te houden, ook al was er niemand aanwezig op kantoor.
Een andere belangrijke pijler in onze werking is kennisoverdracht. We vinden het enorm belangrijk dat onze mensen de meest recente en accurate informatie ter beschikking hebben en dat ze kunnen blijven groeien en evolueren. We helpen hen dus om hun kennis op peil te houden en uit te breiden. Ik denk dan niet alleen aan fiscale en boekhoudkundige kennis maar ook aan kennis van moderne tools zoals Silverfin en de nieuwe templates en workflows die beschikbaar zijn. Als kantoor met meerdere vestigingen is dat altijd wel een uitdaging, maar nu iedereen vanuit zijn eigen home office moest werken, was die uitdaging nog sterker aanwezig.
Ten slotte was er ook nog de kwestie van het menselijke aspect. Het is als leidinggevende bijzonder moeilijk om een team aan te sturen dat je niet dagelijks ziet. Maar ook sociaal contact en collegialiteit zijn binnen onze teams erg belangrijk. Als werkgever profileren we ons als een big family en uit een interne enquête bleek dat onze mensen dat aspect van verbondenheid het meeste missen. Daar moesten we dus ook iets op vinden.
Welke initiatieven hebben jullie genomen om met die uitdagingen om te gaan?
Het zuivere telewerken zelf was relatief makkelijk te implementeren omdat onze werking zoals gezegd al sterk gedigitaliseerd was. Een van de zaken waar we wel in sneltempo werk van gemaakt hebben, is de opzet van onze kennisdatabase Knowlex. In die database vinden medewerkers allerlei adviezen, kunnen ze filmpjes bekijken en hebben ze via de zoekfunctie toegang tot allerlei handleidingen. Daarnaast posten we in de database ook de updates van Silverfin. Het hele idee van zo’n kennisdatabase zat al langer in ons hoofd, maar de omstandigheden hebben een stroomversnelling teweeggebracht waardoor we alles nu op korte termijn hebben geïmplementeerd. Je zou het bijna een geluk bij een ongeluk kunnen noemen.
Om onze klanten op de hoogte te houden van de recentste ontwikkelingen hebben we ook een aantal initiatieven genomen. We vonden het erg belangrijk dat we onze klanten op de juiste manier konden blijven benaderen. We maakten dan ook dankbaar gebruik van enerzijds de Silverfin template om de recentste overheidsmaatregelen bij te houden en anderzijds de stresstest template die een indicatie geeft van hoe gezond een bedrijf is en wat de impact is van COVID-19 op haar kaspositie.
Daarnaast creëerden we een eigen website rond Covid-19 met daaraan gekoppeld een apart e-mailadres waarop klanten ons konden contacteren met al hun vragen. Op die manier konden we de vinger aan de pols houden over de bezorgdheden die er leefden. Maar we zorgden ook dat rechtstreeks contact mogelijk bleef – zij het dan digitaal. Besprekingen gebeuren op dit moment via Skype in combinatie met Silverfin Pulse. Door de mogelijkheid om schermen te delen kunnen we echt digitaal vergaderen. Bovendien kunnen die besprekingen dankzij Silverfin bijzonder interactief verlopen.
Ten slotte vonden we het ook belangrijk om de nauwe band met onze medewerkers in stand te houden. We gaven hen het volle vertrouwen en hebben maximaal ingezet op flexibiliteit. Zo mogen ze de tijdstippen waarop ze werken volledig vrij inplannen zodat ouders voldoende tijd hebben om hun schoolgaande kinderen te begeleiden.
Daarnaast peilden we ook naar hun ervaringen rond zowel de praktische als de sociale aspecten van telewerk. Uit de enquête bleek dat onze medewerkers ons zeer dankbaar zijn voor de geboden flexibiliteit en dat we hiermee als werkgever veel respect hebben geoogst. Toch ziet het er niet naar uit dat thuiswerk de permanente norm zal worden in ons bedrijf. Onze medewerkers houden erg van het sociale aspect van samen op kantoor werken en willen zo snel mogelijk kunnen terugkeren naar die fysieke cohesie.
Welke lessen hebben jullie uit deze crisis getrokken? Heeft het ook bepaalde kansen gecreëerd?
We hebben uit deze periode twee belangrijke dingen geleerd: eerst en vooral heeft deze crisis ons laten zien hoe belangrijk het big family-verhaal is voor onze medewerkers. Ze zijn graag op kantoor en vinden het fijn om deel uit te maken van een hecht team.
Daarnaast was het altijd onze ambitie om een digitale pionier te zijn. De voorbije weken hebben duidelijk gemaakt dat we die rol ook waarmaken. We haalden onze deadlines, konden besprekingen blijven houden, ... Niets van dat alles was mogelijk geweest zonder een sterk digitaal verhaal. Digitaal werken is de toekomst. We waren al op die kar gesprongen en de voorbije weken hebben duidelijk gemaakt dat we daarmee de goede kar hebben gekozen. Via onze corona website hebben we tevens ons adviseurschap verder in de kijker kunnen zetten.
Hoe heeft Silverfin kunnen bijdragen aan jullie werking de voorbije twee maanden? Heeft ons platform bepaalde zaken makkelijker gemaakt?
Zonder Silverfin was de omschakeling naar thuiswerk nooit zo vlot kunnen verlopen. Dankzij het platform zijn we niet gebonden aan onze kantoren, er zijn immers geen fysieke dossiers meer. De verschillende tools die we op het platform kunnen gebruiken zoals Pulse en de stresstesten hielpen ons om een totaaloverzicht te bewaren over de dossiers van elk van onze klanten. Dankzij Silverfin konden we gewoon blijven verderwerken zoals daarvoor. Dat heeft ons enorm geholpen.
Hebben jullie nog bepaalde adviezen voor collega-accountants en kantoren? Wat raden jullie hen aan om deze onzekere tijden door te komen?
Dit is meer dan ooit het uitgelezen moment om in te zetten op digitalisering. Als kantoor of accountant kan je nu profiteren van een goede mindset bij klanten en medewerkers, het is dus de ideale gelegenheid om hen mee te trekken in deze nieuwe manier van werken. Heel de sector zou deze kans moeten aangrijpen.
Bij VGD vonden we het altijd al bijzonder jammer dat accountancy zo’n stoffig imago meesleept. We hopen dat collega’s nu nog beter beseffen dat het ook anders kan. Iedereen zou zich nu achter het digitale verhaal moeten scharen. Wie weet komt onze sector dan de volgende keer in de pers, niet als een oubollig en saai cijferberoep maar als een hippe sector waar je volledig digitaal kan werken en opgeleid wordt tot een adviseur. Een beroep waarin jonge mensen echt aan hun trekken kunnen komen. Dat zou heel mooi zijn.
Zit je met vragen rond enkele van deze topics? Onze adviseurs staan voor je klaar! Neem zeker contact op met onze adviseurs via corona@vgd.eu of neem een kijkje op onze corona info pagina.
