De uitzonderlijke situatie waarmee we vandaag worden geconfronteerd, doet ons nadenken over de digitalisering van ons professionele leven. Beslissen we om terug te gaan naar de traditionele manier van werken zonder telewerk? Of wordt telewerken toch de nieuwe norm?
Een interessante denkoefening die we elke organisatie aanraden om ze te maken. Maar hoe voer je dit in? Onze collega's van HR Advisory, Employment & Benefits, Tax en Data Security hebben we voor jou deze handige checklist opgesteld. Zo ben je zeker dat je met alles rekening gehouden hebt!
HR Advisory: Virtueel leidinggeven, een kwestie van vertrouwen geven en motiveren!
Het virtueel leidinggeven vraagt veel vertrouwen in je medewerkers alsook een goede inschatting van de persoonlijkheid van je medewerker in kwestie. Niet elke persoonlijkheid is geschikt om een volledige dag alleen thuis te werken en niet elke thuisomgeving leent zich daartoe.
Pols daarom eerst preventief naar de interesse bij jouw medewerkers omtrent de invoering van telewerk. Telewerk gebeurt namelijk steeds op vrijwillige basis. Bovendien is het ook voor de leidinggevende een uitdaging om de motivatie op peil te houden en voldoende structuur te kunnen aanbieden.
Op zoek naar tips en tools voor virtueel leiderschap? Of om telewerk te bevorderen? Neem dan snel een kijkje op onze nieuwe pagina Top Employer in tijden van corona vol tips en tools.
Employment & Benefits: Vermeld alle aspecten rond telewerk in een duidelijke telewerk policy
Nadat je de beslissing hebt genomen om telewerken in te voeren komt allicht de volgende bedenking: hoe werkt dit sociaal juridisch?
Hiervoor is ten eerste, volgens de Belgische wetgeving inzake structureel telewerk, een geschreven document vereist. Er zijn een heel aantal verplichte vermeldingen. Een tweede noodzakelijk document betreft een ‘telewerk policy’ die de spelregels vastlegt inzake telewerk. Eventueel kan je ook je arbeidsreglement aanpassen.
Een correcte telewerk policy omvat:
- Wie er in aanmerking komt voor telewerken
- Hoe telewerk moet aangevraagd worden en de frequentie. Liggen de dagen vast of is er vrijheid om deze vast te leggen?
- Afspraken omtrent het uurrooster (en bereikbaarheid tussen bepaalde uren)
- Details over het gebruik van de apparatuur en de aangeboden software (bv. “er dient steeds gebeld te worden via Skype”) en bij wie men terecht kan voor technische ondersteuning
- De plaats die de telewerker gekozen heeft om zijn of haar werk uit te voeren
- Bij wie men terecht kan voor technische ondersteuning
- De controle op prestaties van de werknemers door de werkgever
- Welzijn op het werk en arbeidsongevallen
- Sancties indien men zich niet aan de richtlijnen houdt
- Regels over het uitbetalen van mogelijke kostenvergoedingen
Bijstand nodig bij de opmaak van deze documenten op maat van jouw onderneming? Contacteer onze adviseurs Employment & Benefits
Data Security: wees aandachtig voor de cyberrisico’s van telewerk en neem deze mee in je policy!
Mobiel werken brengt ook (cyber)risico’s voor de onderneming met zich mee. Wees hier alert voor. Dit betekent dat moet worden nagegaan wie van thuis uit kan werken, welke informatie of diensten dan toegankelijk zijn en op welke wijze er beveiligd wordt.
Schakel de human error uit door opleiding en awareness sessies. Sinds het gedwongen thuiswerken piekt ook de cybercriminaliteit, bijvoorbeeld door middel van phishing. Een geënsceneerde phishing campagne kan onthullen in welke mate jouw werknemers weerbaar zijn tegen een poging tot phishing. Eventuele monitoring en controle (tijd online,…) van de telewerkers is enkel mogelijk in een strikt juridisch kader (rekening houdend met CAO nr. 81). Enkele tips om phishing te vermijden lees je in deze blogpost.
Focus bijkomend ook op de processen en de technologie. Bepaal best practices rond het gebruik van een VPN verbinding, collaboration software en conference tools in de Telewerk policy en vervat in de overeenkomsten met suppliers ook afspraken rond data opslag en beveiliging. Bij video conferences worden ook persoonsgegevens uitgewisseld, dus GDPR loert hierbij om de hoek.
Ook een algemene maturiteitsmeting van de IT omgeving is hierbij nuttig, zodat je future-proof kunt ondernemen. Specifieke policies rond, anti-virus, anti-malware, back-up & update binnen jouw onderneming leiden er ook toe dat je er zeker van kunt zijn dat alle medewerkers op dezelfde wijze werken.
Bij vragen omtrent de privacy van jouw telewerkers of het opstellen van een phishing campagne kan je terecht bij onze data security adviseurs. Lees er hier meer over.
Tax: Kijk zeker voor een rulingaanvraag voor een forfaitaire telewerkvergoeding
De invoering van telewerk zorgde ervoor dat werknemers extra kosten maakten de afgelopen periode en nog bijkomende kosten zullen moeten maken door dit thuiswerk. Werkgevers kunnen deze kosten belastingvrij en op een RSZ-vriendelijke wijze forfaitair gaan vergoeden.
Om zekerheid te bekomen over de fiscale behandeling, is het aangewezen een rulingaanvraag in te dienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB). De DVB voorziet naar aanleiding van Covid-19 in een tijdelijke fast track procedure, waardoor je reeds op basis van het indienen van een standaardaanvraag een forfaitaire kostenvergoeding van maximum 126,94 euro per maand kunt gaan toekennen aan jouw werknemers. Deze rulingaanvraag dooft automatisch uit van zodra de maatregelen genomen door de federale regering niet langer van kracht zijn.
Het toekennen van dergelijke telewerkvergoeding is geen nieuw gegeven. Het is dan ook belangrijk te weten dat je deze telewerkvergoeding ten bedrage van 126,94 euro niet kan cumuleren indien er reeds een vergoeding aan uw werknemers wordt toegekend die dezelfde kosten dekt.
Meer weten omtrent welke kosten een telewerkvergoeding geacht wordt te dekken? Meer weten omtrent de (para)fiscale behandeling van deze vergoeding? Benieuwd naar de omvang van de vergoeding die u kan toekennen indien uw personeel reeds gedeeltelijk terug aan het werk is op kantoor?
Lees er dan meer over in deze blogpost
Zit je met vragen rond enkele van deze topics? Onze adviseurs staan voor je klaar! Neem zeker contact op met onze adviseurs via corona@vgd.eu of neem een kijkje op onze corona info pagina.
