Thuiswerk wegens COVID-19: fast track procedure rulingaanvraag nog interessant?
De strenge maatregelen om het coronavirus tegen te gaan, zwakken langzamerhand verder af. Zo maakte de Nationale Veiligheidsraad het vanaf afgelopen zondag mogelijk ons terug te herenigen met een beperkte ‘bubbel’ en zijn sinds maandag de winkels weer open. Uit het Ministerieel Besluit dat de heropstart regelt, blijkt tevens dat thuiswerk niet langer de norm is voor niet-essentiële bedrijven. Het blijft wel warm aanbevolen zoveel mogelijk van thuis uit te werken indien dit mogelijk is.
Voor ondernemingen die graag tegemoetkomen om de kosten die hun telewerkers maken of gemaakt hebben de afgelopen periode op forfaitaire wijze te vergoeden, het moment bij uitstek om nog snel een aanvraag inzake kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk in te dienen.
De Dienst Voorafgaande Beslissingen (hierna: DVB) heeft in het kader van de regeringsmaatregelen die werden doorgevoerd naar aanleiding van Covid-19, namelijk een fast track procedure gelanceerd voor de aanvraag inzake kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk. Deze procedure maakt het u als werkgever heel eenvoudig om een vergoeding van maximum 126,94 euro per maand vrij van personenbelasting en vrij van sociale zekerheidsbijdragen toe te kennen aan uw werknemers en bedrijfsleiders.
Dat deze versnelde procedure een enorm succes mag kennen, blijkt uit het feit dat de DVB op heden reeds zo’n 800 aanvragen (specifiek met betrekking tot de telewerkvergoeding) heeft mogen ontvangen.
Verdere vragen hierover? Neem dan zeker een kijkje op onze Corona FAQ
Toepassing thuiswerkvergoeding – geen nieuw gegeven
Voor ondernemingen waarbij werknemers van thuis uit werken, kan de werkgever tegemoet komen in de kosten die zijn personeel maakt in het kader van de inrichting en het gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekeringen en onroerende voorheffing. Een gelijkaardige regeling bestaat voor bedrijfsleiders.
Onder de terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ kan de werkgever dergelijke thuiswerkvergoeding ten belope van maximum 126,94 euro op forfaitaire basis belastingvrij toekennen. Deze vergoeding is geen nieuw gegeven. Vele werkgevers die werknemers reeds voor de verspreiding van Covid-19 structureel van thuis uit lieten werken, kenden deze vergoeding toe.
Om deze vergoeding belastingvrij en vrij van sociale zekerheid toe te kennen, waren er echter wel een aantal voorwaarden in het verleden (thuiswerk diende o.a. vastgelegd te worden in een telewerkovereenkomst die werd vermeld in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement, de omvang van de telewerkvergoeding was afhankelijk van de functie van het betrokken personeelslid,…).
Verdere vragen hierover? Neem dan zeker een kijkje op onze Corona FAQ
Fast track procedure rulingaanvraag thuiswerk – naar aanleiding van Covid-19
De DVB voorziet in een versnelde procedure tot aanvraag van een voorafgaande beslissing in het kader van de thuiswerkvergoeding. Het gaat om een specifieke, tijdelijke maatregel die wordt ingevoerd om de werknemers en bedrijfsleiders te vergoeden voor het telewerk tijdens de bestrijding van Covid-19.
Door gebruik te maken van deze versnelde aanvraagprocedure is het mogelijk als werkgever zonder enige motivering de forfaitaire terugbetaling van een tijdelijke thuiswerkvergoeding aan te vragen door uw gegevens te vervolledigen in de ontwerpaanvraag die de DVB gepubliceerd heeft op haar website. U stuurt de aanvraag vervolgens per mail door en ze zal met spoed behandeld worden.
Het grote voordeel van deze fast track procedure bestaat uit het feit dat alle personeelsleden, ongeacht hun functie, ongeacht het feit of er een formele telewerkovereenkomst bestaat, een gelijke vergoeding van 126,94 euro per maand kunnen bekomen.
Bedrag 126,94 euro per maand blijft maximumbedrag
Het bedrag werd vanaf 1 april 2020 geïndexeerd naar 129,48 euro per maand, doch de vergoeding van 126,94 euro zal van toepassing blijven in het kader van de “tijdelijke telewerkvergoeding”. Dit ingevolge het feit het slechts een tijdelijke maatregel betreft die voor de indexatie (op 18 maart) werd ingevoerd.
Hoewel werknemers vandaag de dag veelal “full-time” van thuis uit telewerken, blijft het bedrag van 126,94 euro per maand het absolute maximumbedrag. De vergoeding die wordt toegekend in een bestaand regime voor telewerk kan dus niet zomaar pro rata uitgebreid worden op basis van het aantal effectieve thuiswerkdagen per week.
Als de werkgever tot nu toe een vergoeding toekende voor een halve week thuiswerk, mag deze vergoeding geenszins zomaar verdubbeld worden indien de betrokken personeelsleden nu “full-time” thuiswerken. De vergoeding van de betrokken personeelsleden kan maximaal opgetrokken worden tot het grensbedrag van 126,94 euro.
Verdere vragen hierover? Neem dan zeker een kijkje op onze Corona FAQ
Fiscus zit niet op zelfde golflengte als RSZ
De gepubliceerde ontwerpaanvraag voorziet op fiscaal vlak niet in de mogelijkheid om de additionele 2 x 20 euro waarin een werkgever in het kader van “Bring Your Own Device” kan voorzien (wanneer werknemers hun eigen PC evenals eigen internet gebruiken) toe te passen. Er zal een uitgebreidere aanvraag ingediend moeten worden om aanspraak te kunnen maken op deze bijkomende vergoeding. Hiervoor is namelijk verdere verantwoording vereist.
Op sociaal vlak (RSZ) daarentegen zou deze additionele 2 x 20 euro wel reeds aanvaard worden in het kader van de tijdelijke telewerkvergoeding. Bij een eventuele controle zal deze bijkomende vergoeding echter eveneens verantwoord moeten kunnen worden.
Bovendien staat de RSZ toe de vergoeding van 126,94 euro eveneens in het kader van deeltijdse arbeid vrij van enige sociale zekerheidsbijdrage toe te kennen. De fiscus stelt echter dat bovengenoemde forfait voor deeltijdse medewerkers pro rata toegepast moet worden.
De DVB heeft ons eveneens telefonisch bevestigd dat de pro raterings-regels fiscaal hun doorwerking kennen in het kader van de tijdelijke telewerkvergoeding. Dit niet enkel op het vlak van deeltijdse arbeid. Zo dienen de ondernemingen eveneens in het kader van een gedeeltelijke heropstart de pro raterings-regels in acht te nemen. Bij fiscale controle dienen zij in principe dus aan te kunnen tonen dat de werknemers dezer weken “full-time” thuisgewerkt hebben om de volledige 126,94 euro belastingvrij te kunnen toekennen.
Traditionele rulingaanvraag kosten eigen aan de werkgever
De DVB informeerde ons dat zij vandaag de dag ook een grote toename waarnemen van de traditionele aanvragen in het kader van de terugbetaling van “kosten eigen aan de werkgever”. Bij deze aanvraag dient steeds een duidelijke opdeling van de diverse vergoedingen, evenals van de functiecategorieën waaraan men deze vergoedingen wenst toe te wijzen, gemaakt te worden.
Dit vergt voor vele werkgevers echter geen oponthoud om hun huidig beleid dezer tijden te herzien. Bij goedkeuring kunnen deze vergoedingen namelijk eveneens belastingvrij en vrij van sociale zekerheid worden toegekend aan de betrokken personeelsleden.
Wens je, gelet op de gewijzigde omstandigheden de toegekende kosten eigen aan de werkgever tegen het licht te houden of heb je verdere vragen omtrent de tijdelijke fast track procedure waarin de Dienst Voorafgaande Beslissingen voorziet? Contacteer één van onze VGD-medewerkers of ons team van adviseurs op corona@vgd.eu.
