20 mei 2020

Ondernemen tijdens corona: de take-aways uit onze roundtable-gesprekken

Het coronavirus – afgeremd maar niet verslagen – stelt onze ondernemers en bedrijven voor grote uitdagingen. Op hr-vlak rijzen vragen rond tijdelijke werkloosheid, de toekomst van telewerk en banenverlies. Operationeel vrezen bedrijven voor hun cashflow. Om het hoofd niet te laten hangen maar elkaar te inspireren, brachten wij onze klanten en experten virtueel samen. Een overzicht van de belangrijkste take-aways.

 Op 5 en 6 mei 2020 organiseerden wij een virtuele roundtable rond ‘ondernemen in tijden van corona’ waar telkens 10-15 VGD-klanten aan deelnamen. Journalist Pascal Vranckx, actief bij onder meer Kanaal Z, leidde de roundtables in goede banen. Er kwamen telkens 4 thema’s aan bod, elk geleid door een expert.

 

“De impact van corona op hr” –Lara Snauwaert, Manager HR advisory bij VGD

Er was voor de bedrijven niet genoeg tijd om zich op telewerk voor te bereiden

De aankondiging van de ‘lockdown light’ kwam er in België te plots. Op 14 maart werd telewerk de norm, terwijl de meeste bedrijven daar totaal niet op voorbereid waren. Het is spijtig dat onze bedrijven niet genoeg tijd kregen, want aan een waterdicht telewerkbeleid gaat in de praktijk weken tot maanden organisatie vooraf.

“Voor onze administratiemedewerkers was remote werken een zware uitdaging, maar tegelijk is ons digitaliseringsverhaal nu begonnen” – VGD-klant

Achter de flexibiliteit van telewerk schuilt een framework

Om efficiënt te telewerken, heb je als bedrijf een framework nodig. Idealiter bundelt dat de afspraken rond software en tools (welke zijn voorhanden en waarvoor gebruiken we ze?), het delen van data (doen we dat op de server of real-time?) en beschikbaarheden (hoe kunnen we elkaar het efficiëntst meten?).

“Met onze afdeling, die 18 personen telt, werken wij nu intensief samen via Microsoft Teams. We zijn enkele jaren geleden overgestapt naar SharePoint en Microsoft 365 en dat heeft in deze crisis zijn meerwaarde bewezen.” – VGD-klant

 

Vraag van klant: is het aangewezen om dagelijks om 9u te meeten?

 Wij raden leidinggevenden aan om wanneer je telewerk pas hebt ingevoerd aan hoge frequentie te meeten. Op die manier krijg je snel zicht op welke teamleden nood hebben aan structuur, en wie perfect autonoom en zelfregulerend werkt.

Vervolgens kan je afbouwen naargelang het groeiende vertrouwen, de vlotte afstemming of de persoonlijke behoefte van je medewerker. Aan het begin van de werkdag kan je check-incalls organiseren om samen ‘scherp’ de dag te starten.

Belangrijk is wel dat je je meetings inplant met een vast ritme, want onverwachte videocalls kunnen stresserend en storend werken. 

“Mensen worden door hun leidinggevenden graag gezien, maar niet graag bekeken” – Lara Snauwaert, Manager HR advisory VGD

Telewerk leidt niet per se tot een hogere productiviteit

De artikels waarin je leest dat telewerk beter is voor de productiviteit dateren vooral uit het precoronatijdperk. Het klopt dat telewerk de productiviteit meestal een boost geeft, maar dat is het geval als het afgewisseld wordt met werk buitenshuis. Door de lockdown zitten we de volle vijf dagen thuis ‘vast’, waardoor ontspannen moeilijker is en de productiviteit eerder zal afhangen van persoonlijkheid en familiale omstandigheden.

 

Vraag van klant: zou je virtuele lunches aanraden?

Al mogen we elkaar nog niet fysiek ontmoeten, ontspanning en sociaal contact blijven cruciaal. Als bedrijf kan je daar creatief mee omspringen: wij stellen vast dat heel wat klanten videocalls gebruiken om ’s middags samen te lunchen, op vrijdag te e-aperitieven en zelfs teambuildings te houden, bijvoorbeeld met een quiz. Andere klanten lanceerden een gedeelde muzieklijst, waarin collega’s zelf nummers kunnen toevoegen.

“Voor delicate gesprekken, zoals een sollicitatie of ontslag, blijft een livegesprek beter. Je voelt elkaar meer aan, je ziet elkaars mimiek … Face-to-face durven we ons ook meer uitspreken.” – VGD-klant

Vraag van klant: keren we terug naar onze oude gewoontes?

Veel organisaties hebben puur ‘coronatelewerk’ ingevoerd om deze periode te overbruggen. Wij raden aan om net nú een duurzaam organisatiebeleid vast te leggen, waarmee je gewapend bent voor de toekomst. De kans dat het virus opflakkert of in een andere vorm terugkeert is reëel.

Ondernemingen komen ook tot interessante vaststellingen nu zij verplicht zijn om hun ‘way of work’ aan te passen. Neem dus zeker de tijd voor een strategische denkoefening die focust op verouderde procedures en nieuwe kansen.

Sommige van onze klanten stappen bijvoorbeeld van fysieke winkel naar webshop over, andere beperken hun bouwplannen omdat ze zien dat extra bureauruimte niet nodig is dankzij telewerk.

“Dit is hét moment om van een telewerkbeleid werk te maken” – Lara Snauwaert, Manager HR advisory VGD

Meer vragen rond virtueel leiderschap in deze moeilijke tijden? Neem dan snel een kijkje op onze website Top employer in tijden van corona met tips en tools van onze adviseurs HR Advisory.

Klik hier om naar de website te gaan.

 

 

Sociaaljuridische maatregelen (en valkuilen) - door Ebe Verhaegen, Director Employment & Benefits bij VGD

Vraag van klant: is telewerk nog verplicht?

 Sinds 4 mei 2020 is telewerk voor niet-essentiële bedrijven een aanbeveling en niet langer de norm. Is telewerk niet mogelijk, dan moet je wél alle social distancing-regels garanderen.

"Wij laten onze mensen proefdraaien in lege winkels. In onze productiehal is 1,5m afstand houden moeilijk en krijgt iedereen een mondmasker.” – VGD-klant

 

Gidsen beschikbaar voor heropstart

Voor bedrijven die willen opstarten, lanceerde de overheid de generieke gids ‘Veilig aan het werk’. Het gaat om een praktische leidraad met tips rond telewerken, social distancing in kleedkamers, vervoer van en naar het werk ... Er zijn intussen ook aparte sectorgidsen. Verder raden we aan om de checklist covid-19 te gebruiken en met vragen naar een interne of externe preventieadviseur te stappen.

 

Vraag van klant: mag ik klanten weigeren als zij de maatregels niet naleven?

Absoluut. Iédereen is verplicht om de geldende maatregels na te leven. Ongeacht of het om een werknemer, werkgever of klant in jouw winkel gaat.

 

Uitzondering voor studenten en tijdskrediet

Er zijn tal van maatregelen genomen, waarvan enkele opmerkelijke. Om zowel de bedrijven als studenten tegemoet te komen, heeft de regering bijvoorbeeld beslist dat de uren studentenarbeid in het 2e kwartaal van 2020 niet meetellen voor de 475 uur per jaar. In vitale sectoren zoals de land- en tuinbouw mogen werknemers met tijdskrediet dan weer werken zonder verlies van uitkering.

 

Meldpunt sociale fraude uitgebreid

Als een klant of werknemer vaststelt dat een bedrijf of de werkgever de coronamaatregelen niet naleeft, kan hij een klacht indienen. De overheid heeft het klassieke meldpunt voor sociale fraude daarvoor tijdelijk uitgebreid. Anonieme aangiftes worden niet behandeld. De werkgever of het bedrijf waar je klacht tegen indient, komt je identiteit wel nooit te weten.

 

Angst voor COVID-19 is geen wettige afwezigheid

Veel medewerkers weigeren te werken uit angst voor COVID-19. In theorie mag dat niet: als het bedrijf alle nodige preventiemaatregelen neemt maar een medewerker toch niet opdaagt, dan is hij of zij onwettig afwezig. Meer info is te vinden in de FAQs van de RVA.

 

Vraag van klant: mag ik mijn werknemers tot coronatest verplichten?

Noch als werkgever, noch als arbeidsgeneesheer mag je medewerkers tot een coronatest verplichten. Je mag bij het betreden van de ruimte wel de temperatuur opmeten van medewerkers en klanten, zolang je die gegevens op geen enkele manier verwerkt. Een andere vraag is of zo’n regeling wel praktisch te organiseren valt in je bedrijf.

 

Controles op tijdelijke werkloosheid verhoogd

Het systeem van tijdelijke werkloosheid werd sterk versoepeld. Een aantal controlemaatregelen zoals de controlekaart werden opgeheven en alle aangiftes tot 30 juni worden beschouwd als tijdelijke werkloosheid door overmacht. De minister van Werk wil deze periode alvast verlengen tot 1 september. Als werkgever volstaat het om op het einde van de maand het totale aantal dagen tijdelijke werkloosheid op te geven. Opgelet: het moet wel steeds gaan om volledige werkdagen.

Deze versoepeling was nodig maar zet ook de deur naar sociale fraude wagenwijd open. Het systeem laat nu toe om personeelskosten te omzeilen. De sociale inspectie gaat daarom zijn controles opdrijven. Misbruik van tijdelijke werkloosheid wordt gezien als een inbreuk van niveau 4, met administratieve geldboetes van 2.400 tot 24.000 euro per werknemer als mogelijk gevolg. Als betrokken werknemer riskeer je een schorsing bij de RVA.

“De versoepeling rond tijdelijke werkloosheid heeft helaas ook de deur naar sociale fraude wagenwijd opengezet” – Ebe Verhaegen, Director Employment & Benefits bij VGD

Vraag van klant: is ontslag wegens corona een onrechtmatig ontslag?

 Of je in deze periode een medewerker ontslaat omwille van het coronavirus of niet: zolang het ontslag duidelijk gemotiveerd is dan is er geen enkel probleem voor jou als werkgever.

 

Vraag van klant: mag ik goedgekeurd verlof door deze omstandigheden nog intrekken?

In principe mag dat niet: een goedgekeurd verlof is een overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Maar je kan altijd in dialoog gaan: een medewerker toont zich misschien wel flexibeler dan anders.

 

Breid je arbeidsreglement en -ongevallenverzekering uit

De quarantaine verplichtte veel bedrijven tot het herzien van hun arbeidsreglement en ongevallenverzekering. Het is belangrijk om in je arbeidsreglement expliciet aan te geven wat medewerkers het best eerst opnemen: vakantie, inhaalrustdagen of ouderschapsverlof? En wat met medewerkers die ’s avonds laat thuis werken en bijvoorbeeld van een trap vallen? Is dit een arbeidsongeval? Heel wat arbeidsongevallenverzekeringen zouden dit wel eens in vraag kunnen stellen.

“Bij ons vond telewerk eigenlijk zelden plaats, maar wij hebben van de crisis gebruik gemaakt om ook occasioneel thuiswerk in een policy te gieten” – VGD-klant

 

"Waarom cashflowplanning vitaal is" - door Philippe Van den Bossche, Manager CFO Services bij VGD


Voor heel wat bedrijven zit de dip er nog aan te komen

 Het coronavirus bracht al een aantal bedrijven in financiële moeilijkheden. Andere lijken de afgelopen periode te overleven doordat ze bijvoorbeeld een aantal betalingen konden uitstellen. Die laatste zijn echter nog niet gered. Traditioneel zien we dat heel veel bedrijven in een crisissituatie hun werkkapitaal afbouwen, en daardoor met een tekort aan liquiditeiten worden geconfronteerd wanneer de economie net aantrekt.

 

Er zijn 3 redenen om aan cashflowplanning te doen

 Cashflowplanning is in de eerste plaats een stresstest: je ziet beter wanneer je bedrijf mogelijk in de problemen gaat komen. Ten tweede krijg je meer zicht en vat op je inkomsten en uitgaven. Ten derde is het voorleggen van een cashplanning vaak een vereiste om een investeringskrediet of werkkapitaalfinanciering te verkrijgen bij de bank.

“Cashflowplanning is in de eerste plaats een stresstest: je ziet beter wanneer je in de problemen gaat komen. Maar je krijgt ook meer vat op inkomsten en uitgaven.” – Philippe Van den Bossche, Manager CFO services bij VGD

Vraag van klant: hoe begin je aan cashflowplanning?

 Start met een analyse van je werkkapitaal: dat zijn in grote lijnen je vorderingen en voorraad min je schulden bij leveranciers, schulden uit bezoldigingen en belastingen, en overige schulden. Zo zie je meteen over hoeveel cash je op korte termijn beschikt, en of je die nog moet uitgeven. Je werkkapitaal optimaliseren kan op drie manieren:

 

  • Volg vorderingen nauw op: probeer in de mate van het mogelijke het inningsproces te versnellen of minstens te stabiliseren. Sommige klanten zullen een duwtje in de rug nodig hebben, dus focus wekelijks – of zelfs dagelijks – op je debiteurenbeheer. De aging tabel in je boekhoudpakket is een goede houvast. Zit jouw debiteurenbeheer bij een financiële of credit control-afdeling, dan loont het ook om je eerstelijnsverantwoordelijken hierbij te betrekken. Zij kennen je klanten vaak het best. Tegelijk ontzorg je zo je financiële afdeling die de gewonnen tijd kan gebruiken om je bankverrichtingen dagelijks in te boeken, idealiter via coda-bestanden.
  • Bekijk je facturatieproces: terwijl je voor de quarantaine misschien maandelijks factureerde, is het nu veiliger om dat wekelijks te doen. Door je cashcyclus te minimaliseren kan je je cashbuffer maximaliseren.
  • Breng je voorraad – een klassieke cashverbrander – tot een optimaal niveau terug.

“Momenteel doen wij de cashflowprognose voor 17 van onze sites nog in Excel. We voelen dat dit niet langer houdbaar is en dat een automatiseringstool zich opdringt” – VGD-klant

Vraag van klant: is het slim om leveranciers later te betalen?

Het is geen goed idee, want je vergroot de kans dat ook zij zo in de problemen komen. Dat neemt niet weg dat dit een goed moment is om in dialoog te treden en eventueel andere betalingscondities overeen te komen. Waar je vroeger snel contant betaalde, doe je dat voor de toekomst misschien liever anders.

 

Maak een nieuw budget vanuit verschillende scenario’s

De meeste bedrijven kunnen hun budget en cash forecast voor 2020 in de prullenmand gooien. Belangrijk: speel op veilig en vertrek voor je nieuwe (sales)budget vanuit een realistisch (worstcase)scenario. Je sales forecast is geen verkooppitch. Stippel minstens drie scenario’s en cashcurves uit, gebaseerd op jouw KPI’s (bijvoorbeeld hoeveel bestellingen en klanten komen er nog binnen?). Vergeet niet om je uitgaven en vaste aflossingen (zoals huur) in te calculeren.

“Je sales forecast is geen verkooppitch” – Philippe Van den Bossche, Manager CFO services bij VGD

 

Vraag van klant: wat als het cashtekort al reëel is?

Beroep je dan in eerste instantie op de steunmaatregelen van de overheid (zie verder). In tweede instantie zal je naar externe partijen moeten kijken, zoals aandeelhouders en banken.

 

Benieuwd hoe je jouw finance-afdeling futureproof maakt? Lees meer in ons e-book ‘Managementrapportering: hoe begin je eraan?

Download het e-book

De bancaire steunmaatregelen - door Bart Rogiers, bedrijvencentrumdirecteur bij KBC Bank & Verzekeringen

Voor getroffen bedrijven hebben de FOD Financiën en Febelfin, de federatie van de Belgische banken, financiële steunmaatregelen uitgewerkt.

Pijler 1: uitstel van kapitaalaflossingen voor 6 maanden

  • Enkel voor investeringskredieten, wentelkredieten en werkkapitaallijnen met vervaldag
  • Uiterlijk aan te vragen tot eind oktober 2020
  • Eenvoudige procedure op basis van verklaring op eer

Belangrijk aan deze pijler is dat je er snel beroep op doet, want het uitstel geldt pas vanaf de maand van je aanvraag en maximaal tot eind oktover 2020. Leasingcontracten worden niet in het charter vermeld maar de meeste Belgische banken stellen zich ook hiervoor welwillend op.

 

Pijler 2: 50 miljard euro aan bijkomende liquiditeitslijnen

  • Extra krediet dat de Belgische banken samen voorzien
  • Kredieten met looptijd van maximaal 12 maanden
  • Verleend tot en met 30 september 2020

 Een groot verschil met pijler 1 is dat deze kredieten voor 12 maanden worden uitgereikt, zolang de grens van 50 miljard niet bereikt is. Je hebt dus iets meer tijd om ze aan te vragen. De procedure is wel een pak strikter: je dossier wordt voorgelegd aan een kredietcomité op basis van een cashplanning.

Belangrijk is dat die ook je periode van herstel incalculeert. Een degelijke cashplanning beslaat 12 tot 18 maanden. Opnieuw: ga ook hier uit van een worstcasescenario.

Hou voor extra financiële steunmaatregelen zeker ook de site van PMV in de gaten.

 

Over onze adviseurs

Lara Snauwaert, Manager HR Advisory bij VGD

Lara SnauwaertNadat Lara 6 jaar meebouwde aan VGD’s interne hr-beleid werd ze verantwoordelijke van onze businessline HR advisory. Deze dienst ondersteunt ondernemers in alle hr-gerelateerde materie, gaande van de opzet van een correct loonbeleid, over de herkenning van management potential tot begeleiding bij herstructureringen.

M: lara.snauwaert@vgd.eu 

 

Ebe Verhaegen, Director Employment & Benefits bij VGD

Ebe VerhaeghenEbe heeft meer dan 18 jaar ervaring in sociaal recht. Hij werkte 8 jaar als procureur op het arbeidsauditoraat en 6 jaar als rechter op de arbeidsrechtbank in Antwerpen. Vandaag leidt hij onze businessline Employment & Benefits die zich focust op sociaaljuridische hr-materie.

M: ebe.verhaegen@vgd.eu 

 

Philippe Van den Bossche, Manager CFO Services bij VGD

VGD_GENT-Van_Den_Bossche_Philippe_sqPhilippe heeft meer dan 12 jaar ervaring als adviseur van verschillende nationale en internationale ondernemingen. Als verantwoordelijke van onze businessline CFO services ondersteunt hij klanten in onder meer de opzet van (financiële) rapporteringen, KPI dashboards en cash forecasts.

M: philippe.van.den.bossche@vgd.eu

 

Bart Rogiers, Bedrijvencentrumdirecteur bij KBC Bank & Verzekeringen

Bart Rogiers_squareBart is binnen KBC Bank al 25 jaar actief in corporate banking. Als bedrijvencentrum-directeur voor Noord-West-Vlaanderen ondersteunt hij samen met zijn team een 300-tal bedrijvengroepen op bancair-financieel vlak.

M: bart.rogiers@kbc.be 

 

Extra advies gewenst?

Zoom meeting_square

Tax

Heb je nog verdere vragen hierover? Neem dan zeker contact op met onze adviseurs! Let's talk!

Gerelateerde artikelen

UPDATE - Corona overheidsmaatregelen mooi samengevat voor jou als ondernemer!
Optimaal beheer
28 maart 2020

UPDATE - Corona overheidsmaatregelen mooi samengevat voor jou als ondernemer!

Wordt het voor jou als ondernemer ook even allemaal te veel? Geen nood, wij als VGD helpen jou graag verder! Daarom hebben we alle maatregelen van de ...

Lees meer
UPDATE - Fiscale corona overheidsmaatregelen mooi samengevat voor jou als ondernemer!
Optimaal beheer
24 juni 2020

UPDATE - Fiscale corona overheidsmaatregelen mooi samengevat voor jou als ondernemer!

Wij als VGD helpen jou graag verder! Daarom hebben we alle fiscale maatregelen van de overheid in een handig overzicht geplaatst: Welke maatregelen ...

Lees meer