26 maart 2019

Een effectiever debiteurenbeheer: zo begint u er aan!

Ook het gevoel dat je geen duidelijk zicht hebt op je cash flow of je werkkapitaal? Een goed credit management of debiteurenbeheer is onontbeerlijk voor een bedrijf dat vat wil krijgen op zijn werkkapitaal en cash flow. Een bedrijf dat erin slaagt om een afgesloten verkoop sneller om te zetten in cash, beperkt de tijd waarin zijn werkkapitaal vast zit en wordt minder afhankelijk van externe financiering om zijn groei te bekostigen. Dit resulteert dan weer in hogere winsten. De Standaard sprak met Philippe Van den Bossche, CFO Services Manager bij VGD.

Digitalisering van het debiteurenbeheer

De laatste jaren zijn er een aantal toegankelijke en betaalbare digitale tools op de markt gekomen die het credit management proces ondersteunen. Dergelijke tools digitaliseren en automatiseren ook deels het debt collection proces. Ze zorgen voor een gestroomlijnde procesflow en leiden tot een betere documentatie van de genomen stappen. De schaalbaarheid van deze tools zorgt ervoor dat ze ook haalbaar worden voor kleinere bedrijven die een minder groot budget kunnen besteden aan credit management. Deze tools kunnen de efficiëntie en effectiviteit van een credit control team gevoelig verhogen.

KPI

DSO verlagen als doelstelling

Bedrijven hebben vaak een gebrek aan real-time data die nodig is om de impact van de genomen maatregelen in het debiteurenbeleid te meten. De vermeldde tools zorgen ervoor dat ondernemingen over deze data beschikken, samengevat in duidelijke KPI’s of ratio’s. De belangrijkste ratio om de efficiëntie van een debiteurenbeheer te toetsen is het gemiddeld aantal dagen klantenkrediet (in het Engels de “DSO” of “days sales outstanding”). Het is dus aanbevolen om vanuit de finance afdeling de werkelijk behaalde DSO periodiek af te toetsen tegen een target of “KPI”.

Die target kan bijvoorbeeld bepaald worden op basis van de nood aan financiering vanuit het productieproces. Meten is weten! Indien een bedrijf er in slaagt om klanten gemiddeld 10 dagen sneller te laten betalen, levert dat een niet te onderschatten bedrag aan cash op, dat vrijkomt om bijvoorbeeld te investeren. Cash waarvoor bedrijven niets hoeven te betalen. M.a.w. je verhoogt de mate van zelffinanciering binnen je bedrijf

invoices

Analyseer het volledige proces

Het louter opvolgen van de DSO is echter onvoldoende om de effectiviteit van het debiteurenbeheer te monitoren. Je moet alle factoren die leiden tot een bepaalde DSO onder de loep nemen. Lang uitstaande vorderingen kunnen immers het gevolg zijn van een falend debiteurenbeheer, maar kunnen evenzeer veroorzaakt worden door problemen op vlak van klanttevredenheid of productkwaliteit. Om zicht te krijgen op alle pijnpunten en optimalisatiemogelijkheden dienen ondernemers het volledige bedrijfsproces vanaf de registratie van een bestelling tot de cashontvangst (het zogenaamde order-to-cash proces) te analyseren. Door al deze processen beter te stroomlijnen kan je de cash flow gevoelig versnellen.

Daarnaast wil men natuurlijk ook zoveel als mogelijk verloren vorderingen vermijden. Een goed credit management proces laat toe om veel korter op de bal te spelen en te vermijden dat een te hoog krediet wordt toegekend aan potentieel slechte betalers. Het periodiek herevalueren van de toegestane kredietlimieten is sowieso een best practice. Uiteraard kan een bedrijf zich verzekeren tegen dit risico via een kredietverzekering, maar voorkomen blijft beter dan genezen.

reporting

Niet alleen handig voor grote ondernemingen!

Daarom is het zeker een goed idee om het interne debiteurenbeheerproces, en bij uitbreiding aldus het volledige order-to-cash proces, eens te laten doorlichten. Zo krijgt je snel inzicht in de sterke en zwakke punten van het credit management binnen de onderneming.

Vat krijgen op het credit management proces is zeker niet enkel in grote bedrijven een belangrijke doelstelling. Kleinere ondernemingen of zeker ook groeibedrijven hebben het vaak net moeilijker om een externe financiering te bekomen. Zij hebben dus het meest te winnen bij een efficiënte credit management.

Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.

Download het e-book

VGD e-book Managementrapportering hoe doe je dat

 

CFO Services

Heb je nog verdere vragen hierover? Neem dan zeker contact op met onze adviseurs! Let's talk!

Gerelateerde artikelen

“Een rapporteringsplatform is zowel interessant voor het bedrijf zelf als voor investeerders”
Slimme groei Optimaal beheer
18 december 2018

“Een rapporteringsplatform is zowel interessant voor het bedrijf zelf als voor investeerders”

In de nieuwste editie van Trends staat een bijdrage van collega Philippe Van den Bossche, CFO Services Manager bij VGD over de voordelen van een goed ...

Lees meer
In vier stappen naar een future proof managementrapportering!
Optimaal beheer
14 oktober 2019

In vier stappen naar een future proof managementrapportering!

Ondernemers verwachten steeds meer input van de finance afdeling in hun bedrijf. De moderne CFO is een partner van de business, die het management ...

Lees meer