Een Belgische zomer geeft niet altijd een garantie op mooi weer waardoor veel werknemers tot op het laatste moment wachten om al dan niet naar zonnigere oorden te trekken –en liefst nog aan een zo voordelig mogelijke prijs. Het kan niet de bedoeling zijn dat iedereen gelijktijdig afwezig is en de werking van je onderneming in het gedrang komt. Hoe bepaal je als werkgever wie er voorrang krijgt bij het vastleggen van vakantie?
De Europese vakantierichtlijn zegt dat iedere werknemer elk jaar recht heeft op minstens 4 weken betaalde vakantie, samengesteld uit wettelijke- en/of aanvullende vakantiedagen. Dit is een recht voor een Belgische werknemer. Echter betekent dit niet dat er geen regels kunnen gelden over de toekenning van deze vakantiedagen.
Het gemeenschappelijk akkoord
De vakantiedagen kunnen in geen geval eenzijdig worden vastgelegd, niet door de werknemer, maar ook niet door de werkgever. Er moet altijd een akkoord zijn. Dit akkoord kan er zijn op het niveau van het paritair comité (denk maar aan de collectieve vakantie in de bouwsector) of op het niveau van de onderneming (b.v. een sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar). Bestaat zo een akkoord niet dan wordt de vakantie vastgelegd tussen werknemer en werkgever. Kom je er echt niet uit – in het meest extreme geval – dan hakt de rechter in kortgeding de knoop door.
Wettelijke regels
Bij het vastleggen van de vakantiedagen moeten beide partijen steeds rekening houden met volgende wettelijke regels:
- Alle vakantiedagen moeten vóór 31 december worden opgenomen. Zij mogen in geen enkel geval worden overgedragen naar het volgende jaar. Bovendien kan de werknemer zelf niet afzien van de vakantie waarop hij recht heeft, tenzij het om aanvullende vakantiedagen gaat (jeugdvakantie, Europese vakantie,…). Als een bediende zijn wettelijke vakantie onmogelijk vóór 31 december kan nemen, bijvoorbeeld door ziekte, moet de werkgever hem tegen het einde van het jaar het enkel vakantiegeld betalen voor de dagen die hij niet heeft kunnen nemen.
- Wanneer het werknemers met schoolplichtige kinderen betreft, wordt de vakantie bij voorkeur toegekend gedurende de schoolvakanties.
- De werknemers moeten tussen 1 mei en 31 oktober twee opeenvolgende weken vakantie krijgen, tenzij de werknemer zelf geen vragende partij is. Voor werknemers die op 31 december van het vakantiedienstjaar jonger zijn dan 18 jaar wordt deze periode op drie weken gebracht. Een ononderbroken vakantieperiode van één week moet in ieder geval gewaarborgd worden.
- Het saldo van de vakantiedagen zal in de mate van het mogelijke worden opgebruikt gedurende een periode van geringe activiteit, ter gelegenheid van gewestelijke, plaatselijke of andere feesten of om een “brug” te maken.
- In principe mogen geen halve vakantiedagen worden genomen behalve wanneer ze worden aangevuld met een gewone halve rustdag of een halve dag aanvullende vakantie. De werknemers mogen ook vragen om de laatste 3 dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen op te splitsen maar de werkgever kan zich hiertegen verzetten indien zij het goede verloop van de arbeid kunnen verstoren.
Aanvullende regels
Naast deze wettelijke regels staat niets in de weg om binnen je onderneming nog een aantal aanvullende regels toe te voegen die je opneemt in het arbeidsreglement of een policy. Aanvullende regels kunnen b.v. zijn dat er rekening gehouden wordt in de mate van het mogelijke met een collectieve sluiting in de onderneming van de partner, anciënniteit, wie het jaar voordien het eerst mocht kiezen, ….
Goede afspraken maken goede vrienden. Breng je werknemers tijdig op de hoogte van de aanvraagprocedure en de voorrangsregels die in de onderneming gelden wanneer er meerdere werknemers tegelijk vakantie wensen te nemen. Het arbeidsreglement of een specifieke policy is hier een goed instrument voor.
Ben jij voldoende voorbereid op bezoek van de sociale inspectie? In ons gratis e-book ‘Sociale inspectie: zó zet je je schrap’ lees je alles wat je moet weten en voorbereiden voor een sociale inspectie.
