Nu telewerk weer verplicht is, is de corona-telewerkaangifte opnieuw ingevoerd. Wat is er juist veranderd ten opzichte van de vorige verplichte telewerkperiode en welke maatregelen moet je nog nemen als werkgever? Een overzicht.
Sedert 22 november 2021 is telewerk opnieuw verplicht voor functies waar telewerk mogelijk is. Een terugkeermoment van maximum 1 dag per week is wel toegelaten tot en met 19 december 2021. Deze dag kan ook opgesplitst worden in 2 halve dagen. Vanaf 20 december 2021 kan er voor maximum 2 dagen teruggekeerd worden naar de werkplaats. Om toezicht te kunnen houden op het naleven van deze telewerkverplichting werd de corona-telewerkaangifte opnieuw ingevoerd. Deze is gelijkaardig aan de telewerkaangifte die in de maanden april, mei en juni 2021 moest ingediend worden. De deadline voor de eerstvolgende telewerkaangifte verstrijkt reeds op dinsdag 30 november!
Uiteraard zijn er ook personen voor wie het onmogelijk is om te telewerken omwille van de aard van hun functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, activiteit of dienstverlening. Voor deze functies geldt een uitzondering op de telewerkverplichting, maar de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats moet steeds gemotiveerd kunnen worden. Daarnaast dienen ook alle veiligheids- en gezondheidsmaatregelen zoals opgenomen in de (geüpdatete) generieke gids en/of de sectorgidsen nageleefd te worden.
1. De corona-telewerkaangifte
1.1. Voor welke werkgevers?
De telewerkaangifteverplichting geldt voor alle werkgevers uit de private en publieke sector, behalve voor:
- KMO’s waar minder dan 5 personen werkzaam zijn. Met ‘personen’ wordt hier niet enkel werknemers bedoeld, maar evengoed bestuurders, andere zelfstandige medewerkers, uitzendkrachten, …;
- inrichtingen die vallen onder het samenwerkingsakkoord van 16 februari 2016 tussen de Federale Staat en de Gewesten in verband met inrichtingen en activiteiten met gevaarlijke stoffen;
- werkgevers uit de gezondheidszorg;
- de politiediensten;
- onderwijsinstellingen zowel voor hun personeel betaald door de inrichtende machten als het personeel betaald door de Gemeenschappen; deze uitzondering geldt niet voor de universiteiten, privéscholen en andere opleidingsinstellingen die zelf hun personeel betalen.
Opgelet: Wie geen personeel tewerkstelt, moet geen aangifte doen. Ook buitenlandse ondernemingen die geen vestiging hebben in België zijn vrijgesteld van de telewerkaangifte.
1.2. Wanneer moet je de telewerkaangifte indienen?
De aangifte moet de situatie weergeven van op de 1ste werkdag van de maand. Er moet dus als het ware een foto genomen worden van de 1ste werkdag van de maand. De aangifte zelf moet uiterlijk op de 6de kalenderdag van de maand worden ingediend. Op deze website kan u zich aanmelden en bijgevolg de aangifte indienen.
Hierop geldt evenwel een afwijking voor de periode van 22 november 2021 tot en met 31 december 2021. Voor deze periode moet geen rekening worden gehouden met de situatie op de 1ste werkdag van de maand, maar met de situatie op woensdag 24 november 2021. De aangifte moet uiterlijk op dinsdag 30 november 2021 worden ingediend. Deze deadline nadert met rasse schreden, verlies ze niet uit het oog! Aangezien deze aangifte geacht wordt ook de situatie in de maand december te weerspiegelen, moet er geen nieuwe aangifte gebeuren in december.
De eerstvolgende keer dat een nieuwe aangifte moet worden ingediend is uiterlijk op donderdag 6 januari 2022. Hier zal je wel rekening moeten houden met de situatie op de 1ste werkdag van de maand, namelijk op maandag 3 januari 2022.
Opgelet: Indien de situatie in jouw onderneming op 3 januari 2022 ongewijzigd is gebleven ten opzichte van de situatie zoals weergegeven in jouw aangifte van eind november 2021, dan hoef je geen nieuwe aangifte in te dienen. Er moet enkel een nieuwe telewerkaangifte gebeuren wanneer er op de 1ste werkdag van de maand een wijziging gebeurde in het aantal personen werkzaam in de onderneming en/of het aantal personen met een niet-telewerkbare functie, ten opzichte van de laatst ingediende aangifte (bijv. wegens een nieuwe aanwerving of een ontslag van een werknemer).
1.3. Andere vragen over de telewerkaangifte?
De huidige telewerkaangifte vertoont veel gelijkenissen met de vorige telewerkaangifte die moest worden ingediend in de maanden april, mei en juni 2021. Zo dient een afzonderlijke aangifte per vestigingseenheid te worden ingediend. Ook de manier waarop de aangifte moet worden ingediend en de tellingsmethode van het totaal aantal werknemers en het aantal werknemers met een niet-telewerkbare functie zijn hetzelfde. Hiervoor verwijzen wij dan ook graag naar onze blog van 31 maart 2021.
Vind je het antwoord niet terug in ons artikel, dan kan je ook de FAQ van de RSZ raadplegen. In de stap-voor-stapgids van de RSZ vind je dan weer meer uitleg over hoe je je kan aanmelden om de telewerkaangifte in te dienen. Uiteraard kan je met al jouw vragen ook steeds bij de HR Legal-adviseurs van VGD terecht.
De sociale inspectiediensten zijn bevoegd voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen inzake telewerk, waaronder de telewerkaangifte. Het niet indienen van deze aangifte kan gesanctioneerd worden met ofwel een strafrechtelijke geldboete ofwel een administratieve geldboete. Vergeet dus niet om jouw telewerkaangifte tijdig in orde te brengen!
2. De (geüpdatete) generieke gids
Aan personen waarvoor het onmogelijk is om te telewerken omwille van de aard van hun functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening moet de werkgever een attest of elk ander bewijsstuk bezorgen dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt. De FOD WASO heeft een eenvoudig model van attest ter beschikking gesteld op haar website dat je via deze link kan downloaden.
Daarnaast moet de werkgever ook de nodige maatregelen nemen om de veiligheid en gezondheid van de werknemers te garanderen. De sociale partners van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk, de Beleidscel van de Minister van Werk en experten van de FOD Werkgelegenheid werkten in overleg reeds in april 2020 een zogenaamde “generieke gids” uit. Deze gids reikt aan werkgevers een algemeen en sectorneutraal kader met maatregelen aan om het werk in zo veilig en gezond mogelijke omstandigheden te laten verlopen. Deze generieke gids kreeg op 22 november 2021 een update. Deze geüpdatete versie kan je hier raadplegen.
Voor bepaalde sectoren werd daarnaast een sectorgids of protocol opgesteld waarin maatregelen werden uitgewerkt die toegespitst zijn op de activiteiten en arbeidsomstandigheden binnen de sector. Via deze link kan je de sectorgidsen en/of protocollen uit de verschillende sectoren raadplegen.
Bij verdere vragen of opmerkingen inzake de telewerkaangifte staan onze VGD-adviseurs van HR Legal steeds klaar om je te helpen.
