Het Overlegcomité van woensdag 24 maart 2021 benadrukte nogmaals dat telewerk verplicht is in het kader van de coronamaatregelen. Om hier strenger te kunnen op toezien, besloot de regering om een elektronisch registratiesysteem te lanceren. Hoe werkt dit elektronisch registratiesysteem nu juist? Tegen wanneer en via welke tool moet je de aangifte indienen? Onze adviseur HR Legal Charlotte geeft een antwoord op al je vragen.
1. Wat houdt de telewerkaangifte juist in?
Via het elektronisch registratiesysteem moet je als werkgever aangeven aan de RSZ hoeveel werknemers er een niet-telewerkbare functie uitoefenen en dus op de bedrijfszetel aanwezig moeten zijn voor de uitoefening van hun werk. Je moet de aangifte maandelijks en uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand indienen, vanaf de maand april 2021. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:
- Het totaal aantal personen dat werkzaam is in je onderneming. Indien je onderneming meerdere vestigingseenheden heeft, moet je de aangifte per vestigingseenheid aanpassen;
- Het totaal aantal personen dat een “niet-telewerkbare functie” uitoefent in je onderneming. Als je onderneming meerdere vestigingseenheden heeft, moet je de aangifte per vestigingseenheid doen.
Met een “niet-telewerkbare functie” bedoelt men elke functie die van nature op de bedrijfszetel moet uitgevoerd worden, bijv. arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg...
Zie hieromtrent onze bemerking onder punt 4 (stap 2).
De telewerkaangifte dient te gebeuren via de applicatie “corona telewerkaangifte” op de portaalsite.
Opgelet: naast de telewerkaangifte moet je als werkgever nog steeds aan alle personen die aanwezig zijn op de bedrijfszetel het rechtvaardigingsattest bezorgen dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt. Daarnaast moet je steeds kunnen verantwoorden waarom vereist is dat de betrokken personen aanwezig zijn op de bedrijfszetel.
2. Wie kan/moet de telewerkaangifte indienen?
Iedere werkgever moet de telewerkaangifte indienen, met uitzondering van de ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn. Het Ministerieel Besluit voorziet echter geen enkele sanctie in het geval een onderneming de telewerkaangifte niet zou indienen.
Wie de telewerkaangifte kan indienen voor jouw onderneming hangt af van de vraag of jouw onderneming reeds gekend is in het toegangssysteem CSAM. Hiervoor kan je de stappen in onderstaand schema volgen.
Heeft jouw onderneming meerdere vestigingseenheden? Dan moet de telewerkaangifte per vestigingseenheid gebeuren. In dit kader is het niet vereist dat één persoon alle aangiften voor alle vestigingseenheden doet. De aangifte kan ook gebeuren door de lokale verantwoordelijken van de vestigingseenheden.
Heeft jouw onderneming meer dan 20 vestigingseenheden? In dat geval kan de aangifte in één keer voor alle vestigingseenheden samen ingediend worden aan de hand van een gestructureerd Excelbestand.
Meer info omtrent het invullen van het gestructureerde excelbestand is te vinden onder “4. Hoe vul je de telewerkaangifte in?”.
Weet je niet zeker of jouw onderneming reeds gekend is in het toegangssysteem CSAM? Dan kan de persoon die in naam van je onderneming de telewerkaangifte wil indienen eenvoudig kiezen voor de knop “als burger aanmelden voor een onderneming”. Hij/zij kan zich aanmelden met eID, Itsme of een ander systeem. De persoon dient in de aangifte dan eenvoudig te verklaren dat hij/zij optreedt als gevolmachtigde van de onderneming.
3. Wanneer moet je de telewerkaangifte indienen?
De telewerkaangifte moet maandelijks en uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand worden ingediend. De aangifte moet een eerste keer worden ingediend voor de maand april.
Het Ministerieel Besluit bepaalt dat de maatregelen uit het besluit van toepassing zijn tot en met 25 april 2021. Bijgevolg betekent dit dat ook de telewerkaangifte (voorlopig) enkel voor de maand april moet gebeuren. Ook hier heeft de RSZ dit reeds ruimer ingevuld en bepaalt zij nu reeds dat de telewerkaangifte voor april, mei en juni dient te gebeuren:
- voor de maand april moet de telewerkaangifte uiterlijk op dinsdag 6 april 2021 gebeuren;
- voor de maand mei moet de telewerkaangifte uiterlijk op donderdag 6 mei 2021 gebeuren;
- voor de maand juni moet de telewerkaangifte uiterlijk op zondag 6 juni 2021 gebeuren.
Ondanks het feit dat de administratieve instructies van de RSZ strikt gezien niet in overeenstemming zijn met het ministerieel besluit, raden wij je aan om de telewerkaangiftes daadwerkelijk voor de maanden april, mei en juni te doen.
4. Hoe vul je de telewerkaangifte in?
Voor de indiening van de telewerkaangifte moet je 5 stappen doorlopen:
STAP 1 – één of meerdere vestigingseenheden
Je dient aan te duiden of jouw onderneming over één of meerdere vestigingseenheden beschikt:
- Heeft jouw onderneming één vestigingseenheid, dan duid je dit op deze manier aan en ga je vervolgens naar stap 2.
- Heeft jouw onderneming meerdere vestigingseenheden, dan dien je aan te geven voor welke vestigingseenheid je de aangifte doet door het vestigingseenheidsnummer in te vullen. Dit is het identificatienummer van de vestigingseenheid zoals geregistreerd in de KBO. Opgelet: het vestigingseenheidsnummer is niet hetzelfde als het ondernemingsnummer (“KBO-nummer”) van jouw onderneming! Na het invullen van het vestigingseenheidsnummer kan je overgaan naar stap 2.
- Heeft jouw onderneming meer dan 20 vestigingseenheden, dan kan je de telewerkaangifte indienen voor alle vestigingseenheden samen aan de hand van een gestructureerd excelbestand. Het gestructureerd excelbestand dat door de RSZ wordt ter beschikking gesteld kan u hier downloaden.
In het gestructureerde excelbestand dient u de volgende gegevens in te vullen:
- de vestigingseenheidsnummers van alle vestigingseenheden van uw onderneming;
- het totaal aantal personen dat werkzaam is per vestigingseenheid (de uitleg hieromtrent vind je hieronder in stap 2);
- het totaal aantal personen dat een niet-telewerkbare functie uitoefent per vestigingseenheid (de uitleg hieromtrent vind je hieronder in stap 3).
STAP 2 – totaal aantal personen werkzaam in de onderneming
In stap 2 dien je het totaal aantal personen in te vullen dat werkzaam is in jouw onderneming. Het gaat als het ware om een foto van jouw onderneming op de eerste werkdag van de maand (1 april, 3 mei en 1 juni). Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen dat werkzaam is in de vestigingseenheid ingevuld te worden.
Welke personen moet je precies aangeven?
- Alle werknemers en flexi-werknemers die op de eerste werkdag van de maand in dienst zijn. Ook langdurig zieken en personen in tijdskrediet moeten worden meegeteld.
- Uitzendkrachten of personeel van een andere werkgever die structureel in jouw onderneming werken moeten worden meegeteld.
- Ook personen die op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn in jouw onderneming moeten worden aangegeven.
Volgens de administratieve instructies van de RSZ dient “het totaal aantal personen” te worden aangegeven. Nochtans bepaalt het Ministerieel Besluit dat enkel “het totaal aantal werknemers” moet worden aangegeven. We raden echter aan om dit toch overeenkomstig de RSZ ruim te interpreteren en niet alleen uw werknemers, maar ook uitzendkrachten, zelfstandigen, … mee te rekenen.
STAP 3 – aantal personen met een niet-telewerkbare functie
In stap 3 dien je het totaal aantal personen in te vullen dat een niet-telewerkbare functie uitoefent en dat bijgevolg omwille van de aard van hun functie aanwezig moet zijn op de bedrijfszetel. Het gaat als het ware om een foto van het aantal personen met een niet-telewerkbare functie op de eerste werkdag van de maand (1 april, 3 mei en 1 juni). Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden.
Dezelfde personen zoals vermeld in stap 2 dienen te worden aangegeven in zoverre zij uiteraard een niet-telewerkbare functie uitoefenen.
Personen die slechts sporadisch of uitzonderlijk aanwezig moeten zijn op de bedrijfszetel (bijv. voor het ophalen van materiaal, voor een vergadering met cliënten, …), maar op zich geen niet-telewerkbare functie uitoefenen moeten niet meegeteld worden. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijv. ploegbazen, teamchefs, …). Voor deze personen zal het van belang zijn om tijdens een eventuele sociale inspectie enerzijds het rechtvaardigingsattest te kunnen voorleggen én te kunnen verantwoorden waarom vereist is dat zij aanwezig zijn op de bedrijfszetel.
STAP 4 – contactgegevens invullen
In stap 4 moet je de contactgegevens invullen waarop de overheid jouw onderneming kan bereiken indien zij verdere informatie zou nodig hebben.
STAP 5 – indiening telewerkaangifte
In de laatste stap kan je de ingevulde gegevens controleren en de definitieve aangifte indienen.
Na de indiening van de aangifte wordt een ontvangstbevestiging gestuurd naar het opgegeven e-mailadres. Indien jouw onderneming geregistreerd is in CSAM, dan zal de ontvangstbevestiging eveneens naar de e-Box van de onderneming worden gestuurd.
Bij verdere vragen of opmerkingen inzake de telewerkaangifte staan onze VGD-adviseurs van HR Legal steeds klaar om je te helpen. Bezoek ook onze corona infopagina voor meer coronagerelateerd nieuws.
Ebe Verhaegen, HR Legal
T: +32 3 247 43 56
Charlotte Priem, HR Legal
T: +32 9 398 77 61
Mariet Defrancq, HR Legal
T: +32 3 247 43 05
