UPDATE 21/04 - Besluitvorming bij vennootschappen in tijden van corona

België is, net als de rest van de wereld, volledig in de ban van het Coronavirus. Het maatschappelijk leven staat momenteel zo goed als on hold. Het vennootschapsleven blijft daarentegen verder lopen.

Gelet op de huidige maatregelen en de social distancing is het echter momenteel geen evidentie het bestuur te laten samenkomen of een algemene vergadering te houden, met het risico van laattijdige goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening tot gevolg.

Het kabinet van minister van Justitie Koen Geens voorziet een pakket COVID-19 maatregelen  als een optioneel regime voor alle vennootschappen en verenigingen die beheerst worden door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en daarbuiten, om besluitvorming in coronatijden aanzienlijk te vergemakkelijken.

Dit pakket heeft voorlopig enkel betrekking op algemene vergaderingen die plaatsvinden of moeten worden bijeengeroepen in de periode tussen 1 maart 2020 en 3 mei 2020.

De COVID-19 maatregelen zijn derhalve uitdrukkelijk ook van toepassing op algemene vergaderingen die ondertussen bijeengeroepen hadden moeten worden op grond van een wettelijk of statutair voorschrift, maar niet werden bijeengeroepen.

Wij geven u hierbij graag een overzicht van de verschillende mogelijkheden die er zijn om de besluitvorming binnen uw vennootschap zo vlot als mogelijk te laten verlopen.

Volgend onderscheid wordt telkens gemaakt voor de NV, BV en CV:

1. COVID-19 maatregelen;
2. Gewone regeling buiten het Coronatijdperk:

• • Statuten reeds aangepast aan het WVV;
  • Statuten nog niet aangepast aan het WVV.

Bestuur

In de eerste plaats dient het bestuur samen te komen om de algemene vergadering voor te bereiden, dit is om de jaarrekening vast te stellen en de algemene vergadering bijeen te roepen.

Hiertoe bestaan verschillende mogelijkheden:

Schriftelijke besluitvorming

COVID-19 maatregelen

Het is onder alle omstandigheden mogelijk om unaniem schriftelijk te besluiten tijdens de duur van de COVID-19 maatregelen.

Gewone regeling buiten het Coronatijdperk

• WVV voor de NV, de BV en de CV

Indien er een collegiaal bestuursorgaan is: unanieme schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten, tenzij anders bepaald in de statuten.

• Statuten nog niet aangepast aan het WVV

Indien er een collegiaal bestuursorgaan is: unanieme schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten, tenzij anders bepaald in de statuten.

Let op: de statuten kunnen bij de NV de oude regeling van het Wetboek van vennootschappen bevatten: met name enkel mogelijk ingeval van hoogdringendheid bij eenparig schriftelijk akkoord van alle bestuurders. Niet mogelijk voor de vaststelling van de jaarrekening, de aanwending van het toegestaan kapitaal of in enig ander geval door de statuten uitgesloten.

Elektronische besluitvorming

COVID-19 maatregelen

Beraadslaging en  besluiten mogelijk in real time bij meerderheid van stemmen via een elektronische communicatie die discussie toelaat (via video- of telefoonconferentie).

Gewone regeling buiten het Coronatijdperk

 Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten.

Procedure in beide gevallen:

• Kijk na of alle bestuurders wel effectief kunnen deelnemen aan de vergadering;
• Kijk na in de statuten of er geen specifieke vereisten worden opgelegd;
• Leg beraadslagingen en besluiten vast in notulen, ondertekend door de voorzitter van de vergadering.

Volmacht

Tijdens en buiten Coronatijdperk, zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast.

Volmacht is mogelijk door een  bestuurder aan een andere bestuurder om in zijn naam deel te nemen aan de vergadering en te stemmen.

Ga na in de statuten of er geen specifieke eisen of beperkingen zijn opgelegd i.v.m. het verlenen van een volmacht.

Algemene vergadering

De algemene vergadering komt samen om (minstens) de jaarrekening goed te keuren en de bestuurders kwijting te verlenen. Deze vergadering moet worden gehouden binnen 6 maanden na het afsluiten van het vorig boekjaar en de jaarrekening dient te worden neergelegd uiterlijk binnen 30 dagen na deze vergadering en in ieder geval binnen 7 maanden na het afsluiten van het vorig boekjaar.

Schriftelijke besluitvorming

Tijdens en buiten Coronatijdperk, zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast.

voor de NV, de BV, en de CV mogelijk om eenparig en schriftelijk besluiten te nemen, met uitzondering van besluiten die bij authentieke akte moeten worden genomen (voor de notaris).

• Kijk na in de statuten of er een specifieke regeling is voorzien voor de schriftelijke besluitvorming, en zo ja, volg dan zeker die procedure.
• Pols bij deze regeling altijd eerst bij uw aandeelhouders of er bezwaren zijn, zodat u zeker weet dat de notulen zullen worden getekend.

Elektronische besluitvorming

COVID-19 maatregelen

Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering uitsluitend elektronisch te laten doorgaan op de voorziene datum, zodat de aandeelhouders hun vragen kunnen stellen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

Voor vennootschappen met een groot aantal aandeelhouders is het elektronisch communicatiemiddel een gesofisticeerde techniek die toelaat massaal aan de algemene vergadering deel te nemen en die niet gelijk te stellen is met een video- of conference-call; dergelijke techniek is nog niet beschikbaar op de Belgische markt en kan dus nog niet worden aangewend.

Voor kleinere vennootschappen met een beperkt aantal aandeelhouders kan evenwel perfect gewerkt worden via video- of telefoonconferenties, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van de geschreven documenten.

Kijk na in de statuten, indien deze mogelijkheid expliciet voorzien is, welke procedure dient gevolgd te worden.

Gewone regeling buiten Coronatijdperk

 Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: Enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten en mits naleving van de voorwaarden en de procedure vermeld in de statuten.

Volmacht – stemmen op afstand

COVID-19 maatregelen

Stemmen op afstand, al dan niet gekoppeld aan een specifieke volmacht is mogelijk,. Het bestuur kan zelfs opleggen dat er louter via bepaalde stemformulieren wordt gestemd voorafgaand aan de algemene vergadering.

Het bestuursorgaan kan eveneens voorzien dat de volmacht slechts aan één door het bestuur aangeduide persoon gegeven kan worden.

Het bestuur kan de aandeelhouders echter ook opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Ook het vraagrecht kan worden gemoduleerd: als het bestuur opteert de aandeelhouders toe te laten de vergadering rechtstreeks of in uitgesteld relais te volgen (bv. via een webcam of via een telefonische conferentie, zonder dat de aandeelhouders of de leden nochtans verplicht de mogelijkheid moeten hebben om actief tussen te komen), dan kan ze de vragen op dat ogenblik beantwoorden. Ze kan deze vragen ook schriftelijk beantwoorden, in welk geval ze de antwoorden ten laatste op de dag van de vergadering meedeelt.

Het bestuursorgaan doet er goed aan in dat geval specifieke stem- en volmacht formulieren op te stellen ten behoeve van haar aandeelhouders, waarin eveneens de mogelijkheden tot vraagstelling wordt gespecifieerd.

Dergelijke formulieren kunnen desnoods per e-mail overgemaakt worden en een scan of foto van een ondertekend formulier is voldoende om mee in rekening te worden genomen.

Gewone regeling buiten het Coronatijdperk

Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast.

Aandeelhouders kunnen  een volmacht  geven aan een andere persoon (al dan niet aandeelhouder). Bij de BV en de CV kan deze mogelijkheid worden uitgesloten door de statuten.

Vaak worden er bovendien bijzondere voorwaarden aan deze volmacht gekoppeld over de hoedanigheid van de volmachthouder en het aantal volmachten die deze kan dragen. Kijk dus  ongeacht de vennootschapsvorm zeker uw statuten hierop na.

Alleen binnen de NV kunnen de statuten toelaten te stemmen vanop afstand voor de algemene vergadering via brief of via de vennootschapswebsite.

Uitstel van de algemene vergadering

COVID-19 maatregelen

Uitstel van de algemene vergadering is mogelijk op louter initiatief van het bestuursorgaan tot de toestand terug is genormaliseerd. Dit is ook toegelaten als de algemene vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders daarover correct worden geïnformeerd.  Een uitstel kan derhalve ook zonder dat de gebruikelijke bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden toegepast.

Wanneer het bestuursorgaan opteert voor een uitstel, wordt tot 10 weken uitstel verleend voor een aantal wettelijke termijnen, zoals de verplichting de algemene vergadering binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen 7 maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken bij de NBB neer te leggen.

Dergelijk uitstel is niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure of ingeval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris: in deze gevallen kan de vennootschap terugvallen op een elektronische algemene vergadering en/of werken met voormelde volmachten en steminstructies.

Gewone regeling buiten het Coronatijdperk

 Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: uitstel van de algemene vergadering is mogelijk mits de aandeelhouders daarover correct te informeren en de nodige verslaggeving op te stellen (door het bestuursorgaan en de algemene vergadering) op voorwaarde dat men voormelde wettelijke termijnen niet overschrijdt.

Doe het goed!

Besluiten van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering van aandeelhouders kunnen worden nietig verklaard onder bepaalde voorwaarden.

De COVID-19 maatregelen maken een uitzonderingsregime uit en zullen evident mede in rekening worden genomen bij de beoordeling van een eventuele onregelmatigheid.

Het is belangrijk om bij de voorbereiding van de algemene vergadering rekening te houden met de wettelijke besluitvormingsmogelijkheden, de bijkomende mogelijkheden die zijn voorzien en de statuten van de vennootschap.

Het blijft essentieel dat de aandeelhouders, met of zonder COVID-19 maatregelen, goed geïnformeerd worden, de mogelijkheid hebben om hun vragen te stellen over de jaarrekening en het afgelopen boekjaar en hun stem kunnen uitbrengen.

Conclusie: het vennootschapsleven kan gewoon doorgaan

Laat het coronavirus geen excuus zijn om uw jaarvergadering niet (tijdig) te houden. Er zijn voldoende alternatieven voorzien om de klassieke vergadering gewoon te laten doorgaan.

Het bestuursorgaan kan de algemene vergadering zoveel als mogelijk op elektronische wijze voorbereiden, waarbij de voorzitter voorziet in de notulering en deze voorziet van zijn handtekening. De algemene vergadering kan nadien op schriftelijke of elektronische wijze, of maximaal via volmachten en specifieke steminstructies worden gehouden.

Kijk de statuten van uw vennootschap zeker na op de alternatieve mogelijkheden.

Wenst u niet afhankelijk te zijn van het tijdelijk karakter van de COVID-19 maatregelen, kan het interessant zijn om hieromtrent de statuten aan te passen om een en ander te vergemakkelijken.

Aarzel niet ons te contacteren indien je bijkomende vragen, bekommernissen of ongerustheden hebt rond ondernemen in tijden van corona! Wij volgen dit voor jou mee op om je zo optimaal mogelijk te begeleiden en adviseren. Neem contact op met onze adviseurs via corona@vgd.eu of lees onze FAQ