Iedere ondernemer wordt er vroeg of laat wel mee geconfronteerd: de vraag naar de (gecoördineerde tekst van de) statuten van zijn/haar vennootschap. Bij sommigen onder ons liggen ze binnen handbereik maar vaak is het zoeken geblazen, ze maken immers geen deel uit van onze “dagelijkse” paperassen.
Niettegenstaande zijn de statuten voor een vennootschap best belangrijk. Enerzijds leggen ze de basisregels voor zowel de vennootschap zelf als haar oprichters, aandeelhouders en bestuursorganen vast. Anderzijds laten ze een buitenstaander toe om op de hoogte te zijn van deze basisregels, die immers ook op hem/haar een impact kunnen hebben als hij/zij een al dan niet contractuele professionele relatie met de vennootschap of één van haar aandeelhouders aangaat. De statuten worden vastgelegd bij de oprichting van de vennootschap en blijven (al dan niet in aangepaste vorm) toepasselijk voor haar gehele duurtijd. Ze gaan van uitermate summier, met enkel de wettelijk verplichte vermeldingen, tot zeer gedetailleerd met uitgebreide afspraken inzake diverse deelaspecten zoals bijvoorbeeld aandeelhouderschap, (dagelijks) bestuur, winstverdeling en dergelijke meer.
En laat het nieuwe vennootschapsrecht ook op dit punt vernieuwend zijn want – een beetje aan de aandacht ontsnapt tussen alle grondig hervormende bepalingen – voorziet het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen in artikel 2:7§2 in een openbaar raadpleegbaar elektronisch databanksysteem die de statuten van rechtspersonen bewaart en dit vanaf hun oprichting tot en met de laatste aanpassing. De gratis databank is beschikbaar sinds 1 mei 2019 en is door iedereen raadpleegbaar via https://statuten.notaris.be/costa_v1/enterprises/search .
Maar helaas nog met enkele bedenkingen:
- Wat met de statuten van vóór 1 mei 2019? Deze moeten/kunnen nog steeds via het dossier van de rechtspersoon geraadpleegd worden, dat beschikbaar is op de griffie van de voor de betreffende rechtspersoon bevoegde Ondernemingsrechtbank.
- Wat met onderhands opgerichte vennootschappen zoals VOF en CommV.? De databank heeft enkel betrekking op de bewaring van statuten die voortkomen uit notariële aktes. Voor de VOF en de CommV. dient het dossier van de vennootschap nog steeds ter griffie te worden geraadpleegd.
- Wat met de tegenwerpelijkheid? De databank staat los van enige tegenwerpelijkheid van de statuten. Daarvoor gelden de wettelijk vereiste neerleggings- en eventuele publicatieformaliteiten.
