Naar aanleiding van de jaarlijkse algemene vergadering is het aangewezen om na te gaan of uw aandelenregister nog steeds correct is ingevuld en getekend, zodat de aanwezigheidslijst correct ingevuld en getekend kan worden door de vennoten/aandeelhouders.
Naar aanleiding van het nieuwe UBO-register blijkt nogmaals het belang van een correct en volledig ingevuld aandelenregister. Dit aangezien de wettelijke vertegenwoordiger van een vennootschap volledige en correcte informatie moet bezorgen zodat het correct in het UBO-register wordt opgenomen. Bij de registratie wordt gevraagd de documenten die deze informatie bewijzen toe te voegen. Het aandelenbezit van een vennootschap blijkt dan ook uit het aandelenregister.
Stel dus naar aanleiding van de volgende algemene vergadering de vraag of de vennoten/aandeelhouders nog steeds dezelfde zijn als diegene die vermeld werden in de vorige notulen of akten. Kijk zeker ook of er wijzigingen hebben plaatsgevonden door bepaalde rechtshandelingen, zoals o.a.:
- werden de aandelen overgedragen aan derden?
- werden de aandelen geschonken aan de kinderen? In volle eigendom, of in blote eigendom met voorbehoud van vruchtgebruik?
- zijn de aandelen vererfd naar de erfgenamen door het overlijden van een vennoot/aandeelhouder?
- werden de aandelen ingebracht in een burgerlijke maatschap, vertegenwoordigd door een statutaire zaakvoerder?
- werden de aandelen ingebracht in een Nederlandse STAK of in een Belgische private stichting?
- werden de aandelen ingebracht in een holding, die vertegenwoordigd wordt door haar bestuursorgaan overeenkomstig de statuten?
- werd een deel van de aandelen ingekocht door de vennootschap zelf?
- werden aandelen vernietigd?
Elke van deze wijzigingen dient genoteerd te worden in het aandelenregister met vermelding van de datum, de rechtshandeling, het aantal aandelen in kwestie en moet voorzien worden van de handtekening van de betreffende vennoot/aandeelhouder.
Een juiste en duidelijke vermelding van het aandeelhouderschap in het aandelenregister kan veel moeilijkheden vermijden.
