Check de aanwezigheidslijst van de algemene vergadering om problemen te vermijden

Zijn de vennoten of aandeelhouders nog steeds dezelfde als diegene die vermeld werden in de vorige notulen of akten of is er een wijziging vanwege bepaalde rechtshandelingen? Stel uzelf hierbij altijd de volgende vragen:

• Werden de aandelen overgedragen aan derden ?
• Werden de aandelen geschonken aan de kinderen, in volle eigendom, of in blote eigendom met voorbehoud van vruchtgebruik ?
• Zijn de aandelen vererfd naar de erfgenamen vanwege het overlijden van de vennoot/aandeelhouder ?
• Werden de aandelen ingebracht in een burgerlijke maatschap, die vertegenwoordigd wordt door een statutaire zaakvoerder ?
• Werden de aandelen ingebracht in een Nederlandse STAK of in een Belgische private stichting, waarvoor een bestuurder optreedt ?
• Werden de aandelen ingebracht in een holding, die vertegenwoordigd wordt door haar bestuursorgaan overeenkomstig de statuten ?
• Werd een deel van de aandelen ingekocht door de vennootschap zelf ? 

Bij het noteren van de aanwezigheden moet ook gelet worden op de volgende zaken:

• Vermeld de hoedanigheid van de vennoot of aandeelhouder: volle eigenaar, blote eigenaar of vruchtgebruiker, en het stemrecht dat ze al dan niet hebben.
• Vermeld duidelijk dat, indien de vennootschap eigen aandelen in bezit heeft, het stemrecht verbonden aan deze aandelen geschorst is. 
• Vermeld of de vennoot of aandeelhouder gehuwd is of niet, en indien ja, onder welk huwelijksstelsel.  Zo kan nagegaan worden of de aandelen eigen goed zijn van de vennoot of aandeelhouder of behoren tot de huwgemeenschap.  
• Kijk het aandelenregister na om te zien op wiens naam de aandelen van de huwgemeenschap zijn ingeschreven en wie dus de lidmaatschapsrechten kan uitoefenen.

Een juiste en duidelijke vermelding van het aandeelhouderschap op een ondertekende aanwezigheidslijst kan veel moeilijkheden vermijden.