België is, net als de rest van de wereld, volledig in de ban van het Coronavirus. Het maatschappelijk leven staat momenteel zo goed als on hold. Het vennootschapsleven blijft daarentegen verder lopen.
Gelet op de huidige maatregelen en de social distancing is het echter momenteel geen evidentie het bestuur te laten samenkomen of een algemene vergadering te houden, met het risico van laattijdige goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening tot gevolg. Het kabinet van minister van Justitie Koen Geens voorziet een pakket COVID-19 maatregelen om besluitvorming in coronatijden aanzienlijk te vergemakkelijken.
Dit pakket heeft voorlopig enkel betrekking op algemene vergaderingen die plaatsvinden of moeten worden bijeengeroepen vóór 19 april 2020 en werd aan de regering voorgelegd op 29 maart jl.
Wij geven u hierbij graag een overzicht van de verschillende mogelijkheden die er zijn om de besluitvorming binnen uw vennootschap zo vlot als mogelijk te laten verlopen.
Volgend onderscheid wordt telkens gemaakt:
- COVID-19 maatregelen;
- Gewone regeling buiten het Coronatijdperk:
-
- Statuten reeds aangepast aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV);
- Statuten nog niet aangepast aan het WVV.
Bestuur
In de eerste plaats dient het bestuur samen te komen om de algemene vergadering voor te bereiden, dit is om de jaarrekening vast te stellen en de algemene vergadering bijeen te roepen.
Hiertoe bestaan verschillende mogelijkheden:
Schriftelijke besluitvorming
COVID-19 maatregelen
Het is onder alle omstandigheden mogelijk om unaniem schriftelijk te besluiten tijdens de duur van de COVID-19 maatregelen.
Gewone regeling buiten het Coronatijdperk
- WVV voor de NV, de BV en de CV
Indien er een collegiaal bestuursorgaan is: unanieme schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten, tenzij anders bepaald in de statuten.
- Statuten nog niet aangepast aan het WVV
Indien er een collegiaal bestuursorgaan is: unanieme schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten, tenzij anders bepaald in de statuten.
Let op: de statuten kunnen bij de NV de oude regeling van het Wetboek van vennootschappen bevatten: met name enkel mogelijk ingeval van hoogdringendheid bij eenparig schriftelijk akkoord van alle bestuurders. Niet mogelijk voor de vaststelling van de jaarrekening, de aanwending van het toegestaan kapitaal of in enig ander geval door de statuten uitgesloten.
Elektronische besluitvorming
COVID-19 maatregelen
Beraadslaging en besluiten mogelijk in real time bij meerderheid van stemmen via een elektronische communicatie die discussie toelaat (bv. via video- of telefoonconferentie).
Gewone regeling buiten het Coronatijdperk
Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten.
Procedure in beide gevallen:
- Kijk na of alle bestuurders wel effectief kunnen deelnemen aan de vergadering;
- Kijk na in de statuten of er geen specifieke vereisten worden opgelegd;
- Leg beraadslagingen en besluiten vast in notulen, ondertekend door de voorzitter van de vergadering.
Volmacht
Tijdens en buiten Coronatijdperk, zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast
Volmacht is mogelijk door een bestuurder aan een andere bestuurder om in zijn naam deel te nemen aan de vergadering en te stemmen.
Ga na in de statuten of er geen specifieke eisen of beperkingen zijn opgelegd i.v.m. het verlenen van een volmacht.
Algemene vergadering
De algemene vergadering komt samen om (minstens) de jaarrekening goed te keuren en de bestuurders kwijting te verlenen. Deze vergadering moet worden gehouden binnen 6 maanden na het afsluiten van het vorig boekjaar en de jaarrekening dient te worden neergelegd uiterlijk binnen 30 dagen na deze vergadering en in ieder geval binnen 7 maanden na het afsluiten van het vorig boekjaar.
Schriftelijke besluitvorming
Tijdens en buiten Coronatijdperk, zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast
voor de NV, de BV, en de CV mogelijk om eenparig en schriftelijk besluiten te nemen, met uitzondering van besluiten die bij authentieke akte moeten worden genomen (voor de notaris).
- Kijk na in de statuten of er een specifieke regeling is voorzien voor de schriftelijke besluitvorming, en zo ja, volg dan zeker die procedure.
- Pols bij deze regeling altijd eerst bij uw aandeelhouders of er bezwaren zijn, zodat u zeker weet dat de notulen zullen worden getekend.
Elektronische besluitvorming
COVID-19 maatregelen
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering uitsluitend elektronisch te laten doorgaan op de voorziene datum, zodat de aandeelhouders hun vragen kunnen stellen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.
Stemmen per volmacht is ook mogelijk, maar de volmacht dient uitsluitend aan een door het bestuursorgaan aangestelde persoon te worden gegeven.
Kijk na in de statuten, indien deze mogelijkheid expliciet voorzien is, welke procedure dient gevolgd te worden.
Gewone regeling buiten Coronatijdperk
Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: Enkel mogelijk indien opgenomen in de statuten en mits naleving van de voorwaarden en de procedure vermeld in de statuten.
Volmacht
COVID-19 maatregelen
Stemmen per volmacht in een elektronische vergadering is mogelijk, indien het bestuursorgaan daartoe beslist heeft, maar de volmacht dient uitsluitend aan een door het bestuursorgaan aangestelde persoon te worden gegeven.
Gewone regeling buiten het Coronatijdperk.
Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast.
Aandeelhouders kunnen een volmacht geven aan een andere persoon (al dan niet aandeelhouder). Bij de BV en de CV kan deze mogelijkheid worden uitgesloten door de statuten.
Vaak worden er bovendien bijzondere voorwaarden aan deze volmacht gekoppeld over de hoedanigheid van de volmachthouder en het aantal volmachten die deze kan dragen. Kijk dus ongeacht de vennootschapsvorm zeker uw statuten hierop na.
Uitstel van de algemene vergadering
COVID-19 maatregelen
Uitstel van de algemene vergadering is mogelijk tot de toestand terug is genormaliseerd. Dit is ook toegelaten als de algemene vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders daarover correct worden geïnformeerd.
Er wordt 10 weken uitstel verleend voor een aantal wettelijke termijnen, zoals de verplichting de algemene vergadering binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen 7 maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken bij de NBB neer te leggen.
Gewone regeling buiten het Coronatijdperk
Zowel voor vennootschappen die hun statuten aan het WVV hebben aangepast als voor de vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast: uitstel van de algemene vergadering is mogelijk mits de aandeelhouders daarover correct te informeren en de nodige verslaggeving op te stellen (door het bestuursorgaan en de algemene vergadering) op voorwaarde dat men voormelde wettelijke termijnen niet overschrijdt.
Doe het goed!
Besluiten van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering van aandeelhouders kunnen worden nietig verklaard onder bepaalde voorwaarden.
De COVID-19 maatregelen maken een uitzonderingsregime uit en zullen evident mede in rekening worden genomen bij de beoordeling van een eventuele onregelmatigheid.
Het is belangrijk om bij de voorbereiding van de algemene vergadering rekening te houden met de wettelijke besluitvormingsmogelijkheden, de bijkomende mogelijkheden die zijn voorzien en de statuten van de vennootschap.
Het blijft essentieel dat de aandeelhouders, met of zonder COVID-19 maatregelen, goed geïnformeerd worden, de mogelijkheid hebben om hun vragen te stellen over de jaarrekening en het afgelopen boekjaar en hun stem kunnen uitbrengen.
Conclusie: het vennootschapsleven kan gewoon doorgaan
Laat het coronavirus geen excuus zijn om uw jaarvergadering niet (tijdig) te houden. Er zijn voldoende alternatieven voorzien om de klassieke vergadering gewoon te laten doorgaan.
Het bestuursorgaan kan de algemene vergadering zoveel als mogelijk op elektronische wijze voorbereiden, waarbij de voorzitter voorziet in de notulering en deze voorziet van zijn handtekening. De algemene vergadering kan nadien op schriftelijke of elektronische wijze worden gehouden.
Kijk de statuten van jouw vennootschap zeker na op de alternatieve mogelijkheden.
Wens je niet afhankelijk te zijn van het tijdelijk karakter van de COVID-19 maatregelen, kan het interessant zijn om hieromtrent de statuten aan te passen om een en ander te vergemakkelijken.
Aarzel niet ons te contacteren indien je bijkomende vragen, bekommernissen of ongerustheden hebt rond ondernemen in tijden van corona! Wij volgen dit voor jou mee op om je zo optimaal mogelijk te begeleiden en adviseren. Neem contact op met onze adviseurs via corona@vgd.eu of lees onze FAQ
