Wat zijn je verplichtingen weer bij deeltijdse arbeid? Een opfrissing

De actualiteit leert ons dat deeltijdse arbeid gekoppeld is aan zeer strenge voorwaarden. Onze HR Legal adviseurs sommen de belangrijkste verplichtingen nog even voor je op!

Op maandag 22 november 2021 viel de sociale inspectie, op vraag van het arbeidsauditoraat, binnen in verschillende depots van een koerierbedrijf. Er zou onder meer sprake zijn van zwartwerk, illegale tewerkstelling en zelfs kinderarbeid. Daarnaast zouden er ook tientallen inbreuken op de wetgeving omtrent deeltijdse arbeid zijn vastgesteld. Deeltijdse arbeid is gekoppeld aan zeer strenge voorwaarden. Wat zijn nu juist die verplichtingen bij deeltijdse arbeid en waarmee moet je als werkgever rekening houden bij de tewerkstelling van deeltijdse werknemers?

1. Minimale arbeidsduur

Er gelden bepaalde wettelijke regels met betrekking tot de arbeidsduur die een deeltijdse werknemer minstens moet werken. Zo bedraagt de minimale arbeidsduur per arbeidsprestatie 3 uur. De wekelijkse arbeidsduur van een deeltijdse werknemer mag dan weer niet minder bedragen dan 1/3 van de arbeidsduur van een voltijdse werknemer die in dezelfde categorie in de onderneming tewerkgesteld is. Is er geen voltijdse werknemer van dezelfde categorie aanwezig in de onderneming, dan moet gekeken worden naar de voltijdse arbeidsduur die van toepassing is binnen de sector waaronder de werkgever valt.

Van deze minimumgrenzen kan evenwel in uitzonderlijke gevallen worden afgeweken via een koninklijk besluit of via een collectieve arbeidsovereenkomst (vastgelegd in de sector of in de onderneming). Wanneer de deeltijdse arbeidsovereenkomst prestaties vastlegt die lager liggen dan de 1/3-regel is het loon verschuldigd op basis van één derde van de wekelijkse arbeidsduur van een voltijdse werknemer.

2. Schriftelijke overeenkomst met verplichte vermeldingen

Met iedere deeltijdse werknemer moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst worden gesloten, uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer zijn deeltijdse arbeidsprestaties aanvat.

De schriftelijke overeenkomst moet daarnaast ook nog het volgende bevatten:

• de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling en werkrooster,
• de identiteit van de betrokken werknemer, en
• de handtekeningen van de werknemer en werkgever.

Wat moet nu concreet worden begrepen onder “arbeidsregeling” en “werkrooster”?

• De arbeidsregeling bepaalt de wekelijkse arbeidsduur van de deeltijdse werknemer. Deze kan vast of variabel zijn. Wanneer de duur van de wekelijkse arbeidsprestaties iedere week of gedurende een cyclus van langer dan een week dezelfde is, dan spreken we over een ‘vaste’ arbeidsregeling. Varieert de duur van de wekelijkse arbeidsprestaties daarentegen van week tot week, dan is de arbeidsregeling ‘variabel’. In dit geval zal een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur moeten worden nageleefd gedurende een referentieperiode.
• Het werkrooster legt de dagen en uren vast waarop wordt gewerkt. Ook hier kan het werkrooster vast of variabel zijn. Wanneer de dagen en uren waarop de deeltijdse werknemer werkt steeds dezelfde zijn, dan is dit een ‘vast’ werkrooster. Een ‘variabel’ werkrooster impliceert dat de dagen en uren waarop de deeltijdse werknemer moet werken vooraf niet nauwkeurig worden vastgelegd. In dit geval moet de werkgever de werknemer voorafgaandelijk in kennis stellen van de dagen en uren waarop hij/zij moet werken.

Indien er geen schriftelijke overeenkomst met de deeltijdse werknemer werd gesloten of indien één van de verplichte vermeldingen niet werden opgenomen in de overeenkomst, dan bestaat de sanctie erin dat de werknemer de deeltijdse arbeidsregeling en het werkrooster kan kiezen die hem/haar het meest gunstig zijn onder deze die worden toegepast in de onderneming.

3. Kopie van de arbeidsovereenkomst bewaren

Een kopie van de schriftelijke, deeltijdse arbeidsovereenkomst waarvan sprake in punt 1 hierboven, moet worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd én op iedere plaats waar de werkgever de werknemers tewerkstelt. Dit kan zowel in papieren vorm als in elektronische vorm. Wanneer de arbeidsregeling is georganiseerd volgens een cyclus gespreid over meer dan een week, dan moet bovendien op elk moment kunnen worden vastgesteld wanneer de cyclus begint.

In de praktijk kan het arbeidsreglement meestal worden geraadpleegd op de zetel van de onderneming, zodat aldaar de kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomst moet worden bewaard (in papieren vorm of elektronisch). Wanneer de werkgever de betrokken werknemer echter niet (enkel) op de zetel van de onderneming tewerkstelt, maar (ook) op (een) andere plaats(en) (bijv. op verschillende bouwwerven, bij klanten, …), dan is het aangewezen om ook een kopie te bewaren in het voertuig waarmee de werknemer naar de verschillende tewerkstellingsplaatsen rijdt, of op de gsm van de werknemer (op voorwaarde dat hij/zij deze bij zich heeft op de verschillende tewerkstellingsplaatsen).

Indien de deeltijdse werkroosters niet werden openbaar gemaakt (bijv. door geen kopie van de arbeidsovereenkomst bij te houden, of door geen schriftelijke arbeidsovereenkomst op te maken), dan worden de deeltijdse werknemers vermoed hun prestaties te hebben geleverd door middel van een voltijdse arbeidsovereenkomst, tenzij het tegendeel kan worden bewezen. Daarnaast wordt deze inbreuk ook bestraft met hetzij een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 EUR, hetzij een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 EUR, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

4. Arbeidsreglement

Wellicht is het bij de meeste werkgevers bekend dat het arbeidsreglement de werkroosters van de voltijdse werknemers moet bevatten.

Tot vóór 1 oktober 2017 was daarnaast vereist dat de vaste uurroosters van alle deeltijdse werknemers werden vermeld in het arbeidsreglement. Sedert de Wet Wendbaar en Werkbaar Werk geldt deze regel echter niet meer, op voorwaarde dat het vast deeltijds werkrooster zich volledig situeert binnen het voltijds uurrooster dat in het arbeidsreglement is opgenomen. Valt het vast deeltijds werkrooster daarentegen niet binnen het voltijds uurrooster uit het arbeidsreglement, dan zal het wel nog afzonderlijk moeten worden vermeld.

Voor deeltijdse werknemers met een variabel werkrooster is dan weer enkel vereist dat het arbeidsreglement een algemeen kader vastlegt voor de toepassing van de variabele deeltijdse werkroosters. In dit verband moet het arbeidsreglement melding maken van:

• het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de minimale en maximale dagelijkse én wekelijkse arbeidsduur wanneer ook de arbeidsregeling variabel is; en
• de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemers door middel van een bericht in kennis worden gesteld van hun werkroosters. Minstens moeten de werknemers vijf werkdagen op voorhand op betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze in kennis worden gesteld van hun werkrooster via een schriftelijk en gedateerd bericht.

5. Kennisgeving van de variabele werkroosters

Bij een deeltijdse werknemer die volgens een variabel werkrooster werkt, zijn de dagen en uren waarop hij/zij werkt niet steeds dezelfde. Deze liggen niet vast van bij het begin van de tewerkstelling en kunnen elke dag en elke week variëren.

Opdat de deeltijdse werknemer zou weten op welke tijdstippen hij/zij verwacht wordt te werken, is de werkgever gehouden om hem/haar voorafgaandelijk in kennis te stellen van zijn/haar werkrooster. Zoals reeds in punt 4 werd vermeld, dient de werkgever de wijze waarop en de termijn waarbinnen hij de werknemer hiervan in kennis stelt in het arbeidsreglement vast te leggen. Dit moet evenwel steeds via een schriftelijk en gedateerd bericht en minstens vijf werkdagen op voorhand gebeuren.

Van zodra en zolang het werkrooster van kracht is, moet het schriftelijk en gedateerd bericht in papieren of elektronische vorm worden bijgehouden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Nadien moet het nog gedurende één jaar worden bewaard.

Ook hier geldt dat, indien de deeltijdse werkroosters niet werden openbaar gemaakt (bijv. door de werkroosters niet via een schriftelijk en gedateerd bericht ter kennis te brengen), de deeltijdse werknemers vermoed worden hun prestaties te hebben geleverd door middel van een voltijdse arbeidsovereenkomst, tenzij het tegendeel kan worden bewezen. Deze inbreuk wordt evenzeer bestraft met een administratieve of strafrechtelijke geldboete, zoals vermeld in punt 4.

6. Afwijkingsregister

Uiteraard kan het wel eens gebeuren dat een deeltijdse werknemer langer of op een ander tijdstip dan voorzien moet werken. Om de sociale inspectiedienste toe te laten een controle uit te voeren op deze afwijkingen, is vereist dat de afwijkingen op het deeltijdse werkrooster worden bijgehouden.

Daarom moet de werkgever een afwijkingsregister bijhouden waarin alle afwijkingen op het normale werkrooster worden opgetekend. Indien binnen de onderneming een systeem van tijdsopvolging wordt gebruikt dat aan bepaalde voorwaarden voldoet, dan moet er geen afzonderlijk afwijkingsregister worden bijgehouden.

Het document waarin de afwijkingen op de deeltijdse werkroosters werden opgetekend moet tot vijf jaar na de inschrijving van de laatste afwijking worden bewaard.

Wanneer de afwijkingen op de deeltijdse werkroosters niet worden opgetekend in een afwijkingsregister of wanneer er geen systeem van tijdsopvolging wordt gebruikt, worden de deeltijdse werknemers vermoed hun prestaties te hebben geleverd door middel van een voltijdse arbeidsovereenkomst, tenzij het tegendeel kan worden bewezen. Daarnaast wordt deze inbreuk ook bestraft met hetzij een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 EUR, hetzij een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 EUR, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.


Bij verdere vragen of opmerkingen in verband met verplichtingen bij deeltijdse arbeid staan onze VGD-adviseurs van HR Legal steeds klaar om je te helpen.