Student@work: vergeet de formaliteiten niet want haast en spoed is...

De Belgian Cats zijn nog steeds aan het nagenieten van hun gouden medaille op het EK basketbal en willen hun Europese titel met de volledige ploeg nogmaals vieren. Onaangekondigd komt de voltallige ploeg je restaurant binnen. Dit gezelschap wil je niet weigeren, maar op zoveel volk was je niet voorzien. Je vraagt aan een medewerker of zijn 17-jarige dochter niet enkele uren kan komen inspringen als jobstudent. Binnen het half uur zal ze ter plekke zijn, wat je nog snel de tijd geeft om een aantal formaliteiten in orde te maken voor een correcte tewerkstelling.

1. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten

Vermits de arbeidsovereenkomst voor studenten verplicht schriftelijk moet worden opgemaakt en dit uiterlijk op het tijdstip waarop de student in dienst treedt, maak je nog snel een arbeidsovereenkomst op. Zo kan je deze nog tijdig voorleggen ter ondertekening aan de studente.

Welke bepalingen er in de schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten moeten staan, wordt gelukkig vastgelegd door de Arbeidsovereenkomstenwet zodat je weet wat ze moet bevatten. Minimaal moet onder meer de identiteit van de partijen zijn opgenomen, de leeftijd, de aanvang en duur van de tewerkstelling, de werk en rusttijden en het overeengekomen loon.

2. DIMONA-aangifte

Zeer belangrijk bij het tewerkstellen van studenten is de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling of de zogenaamde ‘DIMONA -aangifte’ (type ‘STU’). Die aangifte moet worden uitgevoerd uiterlijk op het moment dat de student in dienst treedt. De aangifte breng je zonder probleem in orde via de portaalsite van de RSZ.

De DIMONA-aangifte is overigens niet alleen van belang om je studente legaal tewerk te stellen, je kan ook slechts van de verminderde socialezekerheidsbijdragen genieten als de DIMONA correct is uitgevoerd.

3. Studentencontingent

De studente bezorgt je een toegangscode waarmee je het aantal resterende uren kan zien en je kan vaststellen dat het contingent van 600 uren nog niet is opgebruikt.

4. Sancties

Het onverwachte bezoek van de Belgian Cats zorgt voor een fantastische sfeer in je zaak. Niettegenstaande de arbeidsovereenkomst opgemaakt is, ben je door de drukte alsnog vergeten om de studente de arbeidsovereenkomst te laten ondertekenen en vat ze haar werkzaamheden aan.

De Arbeidsovereenkomstenwet voorziet verschillende sancties indien er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst werd opgesteld of indien bepaalde verplichte vermeldingen ontbreken.

Naargelang het geval kan een student de arbeidsovereenkomst op elk ogenblik beëindigen zonder een opzeggingstermijn te moeten respecteren of zonder enige verbrekingsvergoeding te moeten betalen, of zal het voor de werkgever onmogelijk zijn om de verkorte opzeggingstermijnen te gebruiken om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Vermits het de dochter is van één van je werknemers zal dit risico misschien nog wel meevallen….

Helaas… nadat je een andere gast hebt gevraagd om nog een groepsfoto te maken met de Belgian Cats, krijgt de feestvreugde nog een extra deuk wanneer blijkt dat de fotograaf van dienst een sociaal inspecteur blijkt te zijn en ook graag een driepunter wil scoren in zijn vakgebied. Hij zag de studente van start gaan en vraagt naar een bewijs van DIMONA-registratie. Helaas ben je ook deze aangifte vergeten uit te voeren.

Bovenop de burgerlijke sancties riskeer je niet alleen de normale socialezekerheidsbijdragen te moeten betalen op haar loon, maar ook nog een correctionele of administratieve sanctie overeenkomstig het sociaal strafwetboek. Dit is direct de zwaarste sanctie niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek omdat je de student niet DIMONA-gemeld hebt.

De tewerkstelling van studenten is onderworpen aan strikte formaliteiten, inbreuken op de bepalingen inzake studentenarbeid zijn onderworpen aan hoge (financiële) sancties.

Heb je een studentenovereenkomst nodig of vragen ivm de verplichtingen bij studentenarbeid?
Neem contact op met een van onze HR Legal-adviseurs.