De forfaitaire thuiswerkvergoeding en de forfaitaire onkostenvergoeding van 10 % voor telewerkers ondergaan enkele wijzigingen. Ons HR Legal team zet ze graag voor jou op een rij.
Verhoging van de forfaitaire thuiswerkvergoeding
De forfaitaire thuiswerkvergoeding is welbekend en wordt door vele werkgevers toegekend. Ter herinnering, deze vergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen (en belastingen) op voorwaarde dat de werknemer op structurele en regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd van thuis werkt. Dit betekent gemiddeld minstens 1 werkdag per week op maandbasis van thuis werken (bv. 1 dag/week, 2u/dag, 1 week/maand,…).
Het bedrag van deze forfaitaire thuiswerkvergoeding bedraagt sinds 1 juni 2022 140,15 EUR/maand (t.o.v. 137,40 EUR/maand voor de periode april 2022 – mei 2022). Dit bedrag dekt diverse kleine kantoorkosten die de werknemer draagt als gevolg van het thuiswerk, zoals:
- printer en computermateriaal (inkt, muismat, usb-stick, papier, enz. maar niet printer en computer zelf);
- kantoorbenodigdheden (schrijfgerief, mappen, papier voor notities,…);
- energie (water, elektriciteit, verwarming);
- koffie, versnaperingen.
De afzonderlijke forfaitaire kostenvergoedingen voor professioneel gebruik van een privé internetaansluiting en privécomputer blijven ongewijzigd en bedragen nog steeds 20 EUR/maand.
Hoewel de RSZ voor de thuiswerkvergoeding een forfait aanvaardt, moet de werkgever steeds zijn systeem van kostenvergoeding kunnen motiveren aan de hand van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, policy of bijlage aan de arbeidsovereenkomst én aantonen dat het om een werknemer gaat waarvoor het – gelet op de functie – plausibel is dat de kosten gedekt door het forfait effectief gemaakt worden.
2. Afschaffing van de 10%-regel voor telewerkers
Voor telewerkers in de zin van CAO nr. 85 (structureel telewerk) bestond er nog een andere mogelijkheid om de kantoorkosten op forfaitaire wijze te vergoeden.
Aan deze telewerkers konden werkgevers een forfaitaire kostenvergoeding van 10% van het brutoloon toekennen, weliswaar beperkt tot het deel van het loon dat betrekking heeft op het telewerk.
Bijvoorbeeld: voor een werknemer met een bruto maandloon van 3.500 EUR die 50% telewerkt, bedroeg de forfaitaire kostenvergoeding max. 175 EUR.
Sinds 1 juni 2022 dooft deze vergoedingsregeling uit, wat concreet wil zeggen dat ze niet meer kan worden toegepast op werknemers die na 1 juni 2022 in een regeling van structureel telewerk stappen. Enkel de thuiswerkvergoeding van punt 1. kan nog toegekend worden.
Aan telewerkers die reeds vóór 1 juni 2022 aan structureel telewerk deden, kan deze 10%-vergoeding nog wel toegekend worden op voorwaarde dat de telewerkregeling ongewijzigd blijft.
Wil je hier graag meer info over? Contacteer gerust onze HR Legal advisors voor een vrijblijvend gesprek.
