Het is ongetwijfeld een unieke tijd voor ondernemers, leidinggevenden en HR-managers waarin de huidige manier van kantoorwerking in vraag wordt gesteld. Medewerkers zijn kritisch en beschouwen het verdergaan zoals in het pre-coronatijdperk vaak als een gemiste kans. Bij structurele veranderingen stelt men dan mogelijk weer de vraag of de genomen beslissingen wel doordacht zijn. Naarmate de genomen overheidsmaatregelen wijzigen, komen we zo in een accordeon van kantoor- en thuiswerken terecht.
Kortom, vele ondernemingen staan momenteel op het kantelpunt waarbij men gedwongen wordt na te denken over volgende vragen: is structureel telewerk ook mogelijk in ons bedrijf op lange termijn? Hoe implementeer ik deze vorm van werken, wat zijn de valkuilen, hoe pas ik mijn loonbeleid aan en hoeveel dagen telewerk is aangewezen?
De VGD-adviseurs van HR advisory reiken graag enkele praktische handvaten aan om een optimale thuiswerksituatie te bekomen:
- Bevraag jouw medewerkers bij het uitstippelen van je strategie
- Ga aan de slag met de resultaten
- Voorkom 3 typische valkuilen bij het opstellen van een thuiswerkbeleid
- Hoe implementeer ik thuiswerk bij mijn medewerkers?
- Conclusie
I. Bevraag je medewerkers
De eerste stap in dit denkproces is het bepalen van je concrete doelstellingen: waarom wil jouw organisatie een concreet thuiswerkbeleid opzetten? Wat wil je hiermee bereiken en welke visie hanteer je daarbij?
Een bevraging bij je medewerkers kan je helpen bij het vormgeven van jouw bedrijfsstrategie. De resultaten kunnen helpen bij het detecteren van bepaalde stressfactoren en bezorgdheden bij jouw medewerkers, maar evengoed bij het ontdekken van verwachtingen en opportuniteiten bij het thuiswerk.
Hoe je dat concreet aanpakt? Via de gekende bevragingsplatformen kan je een enquête op maat van jouw onderneming opstellen. Vergeet daarbij de volgende onderwerpen niet te bevragen:
- Werkomstandigheden bij het thuiswerk: bestaat de mogelijkheid om te werken in een aparte ruimte, zijn er kinderen en/of een partner thuis, kan men voldoende aandacht besteden aan de ergonomie van de werkplek, is de werk-privésituatie voldoende afgescheiden,…?
- Zijn er duidelijke afspraken over de bereikbaarheid, de verspreiding van de werkuren, het maken van overuren,…?
- Hebben de medewerkers voldoende IT-vaardigheden, bijvoorbeeld wat betreft het omgaan met Teams, Zoom,…?
- Beschikken de medewerkers over het juiste materiaal? Is er een goede internetverbinding beschikbaar, hebben ze een laptop,…?
- Laat de jobinhoud het toe om te werken vanop afstand? Kan men voldoende communiceren en samenwerken met collega’s en leidinggevenden? Of vreest men voor een afname in contact met collega’s?
- Voelt de leidinggevende zich in staat om het team op afstand aan te sturen?
II. Ga aan de slag met de resultaten van de vragenlijst
Na de analyse van de antwoorden op die vragenlijst, kan je concrete actiepunten koppelen aan de bevindingen. Jouw medewerkers zullen zich betrokken en begrepen voelen als je aan de slag gaat met hun feedback. Aarzel daarom niet om de resultaten van de enquête ook transparant te communiceren binnen jouw onderneming. Beslissingen die gebaseerd zijn op de feedback van jouw medewerkers, zullen ook een groter draagvlak kennen binnen je bedrijf. Mits enkele laagdrempelige initiatieven kan je het welzijn al aanzienlijk verhogen.
We geven graag reeds enkele veelvoorkomende resultaten uit de praktijk en uit wetenschappelijk onderzoek mee:
- De vrees bestaat vaak dat de relatie met collega’s verder zal verslechteren bij 100% thuiswerken. Onderzoek lijkt die bevinding te ondersteunen. Bij meer dan 50% thuiswerk neemt de kwaliteit van de relatie met collega’s aanzienlijk af;
- Autonomie bij werknemers heeft een dubbele impact. Enerzijds ervaren ze de vrijheid van het thuiswerken als positief. Anderzijds zorgen de onduidelijke verwachtingen van de werkgever voor een negatieve impact;
- De scheiding tussen werk en privé wordt vager. Bij een occasionele thuiswerkdag volgde een werknemer de klassieke arbeidstijden, door de stijging van het thuiswerken vloeien werk- en privétijden meer door elkaar;
- De IT-vaardigheden bij medewerkers zijn vaak onvoldoende om optimaal te kunnen thuiswerken. De werkgever is op IT-vlak nog niet klaar om structureel thuiswerk te implementeren;
- De leidinggevende/werkgever stelt de vraag hoe hij/zij het team optimaal kan aansturen vanop afstand.
III. Voorkom drie valkuilen van thuiswerk
-
De relatie met collega’s
De band tussen collega’s kan lijden onder thuiswerk, zeker indien ze meer dan 50% van de arbeidstijd thuis werken. Ook het werken met virtuele teams kan een uitdaging zijn. Onderzoek toont aan dat teamprestaties negatief gerelateerd zijn met de mate waarin het team virtueel samenwerkt. Hecht daarom voldoende aandacht aan “team training” en “team reflexivity”. Als team kan je reflecteren over de teamdoelen, strategieën en procedures. Je evalueert eveneens elkaars werk om de effectiviteit en de resultaten te verbeteren.
Laat jouw leidinggevenden voldoende aandacht besteden aan teamcohesie en informele teammomenten om het mogelijk negatieve effect van thuiswerk op te vangen. Betrek ook de thuiswerkers met de mensen op kantoor, zet regelmatig een call op waardoor de werknemers leren omgaan met de balans kantoor/thuiswerk. Grootschalige vragenlijsten tonen aan dat medewerkers voornamelijk interesse tonen in 2 à 3 dagen thuiswerk, waardoor er nog voldoende contact is met collega’s.
Ben je toch voorstander van voltijds thuiswerk? Creëer dan ontmoetingsruimten waar medewerkers kunnen samenkomen voor meer informele momenten, teambuildings, brainstormsessies,…
2. Productief thuiswerken
Ondersteun je werknemers in het creëren van een goede thuiswerkplek.
- Voorzie het juiste materiaal om thuis te werken (headset, draadloos keyboard,..);
- Maak duidelijke afspraken;
- Raad een aparte werkplek aan, zodat men een plek heeft zoals op kantoor;
- Geef ergonomische tips (stoel instellen, laptophoogte,…);
- Maak je medewerkers attent op het belang van regelmatig bewegen om bijvoorbeeld de ogen en het lichaam te ontlasten.
Er is helaas geen algemene werkwijze die voor elke medewerker optimaal is. Sommige medewerkers werken graag en goed thuis, anderen ervaren moeilijkheden wegens een partner die aanwezig is, het gebrek aan een aparte bureauruimte, ergonomisch bureaumateriaal,…
Hou daarom in de mate van het mogelijke rekening met de individuele verschillen bij elke werknemer. Thuiswerk is een regeling van vrijwillige aard tussen werknemer en werkgever. Het is mogelijk om op een objectieve wijze een onderscheid te maken tussen je verschillende medewerkers.
3. Leidinggeven
Elke leidinggevende krijgt te maken met verschillende vragen:
- Welke afspraken maak ik met mijn team?
- Jaarevaluaties komen dichterbij, hoe evalueer ik mijn team?
- Wat moet ik doen met teamleden die minder presteren tijdens thuiswerken?
- ….
Leidinggevenden moeten leren omgaan met de nieuwe situatie en staan voor een grote uitdaging. De communicatiestijl die werkte op kantoor, werkt mogelijk niet langer bij thuiswerk. Vertrouwen is een kernelement om het thuiswerken zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Een leidinggevende en medewerker kunnen de verwachtingen bij thuiswerk bespreken en bepaalde doelstellingen vastleggen. Een medewerker zal bijvoorbeeld meer beoordeeld worden op de behaalde resultaten dan op het aantal gewerkte uren bij thuiswerk. Dat zorgt voor een hogere motivatie bij het effectief behalen van die doelstellingen. Je kan jouw leidinggevende begeleiden door een apart thuiswerkbeleid op te stellen of extra opleidingssessies aan te bieden. Extra tips voor de leidinggevende kan je hier raadplegen.
IV. Hoe implementeer ik thuiswerk?
Heb je de vorige stappen doorlopen, en is jouw onderneming klaar voor thuiswerk? Giet dan alles in een praktisch document voor jouw medewerker en breng je arbeidsdocumenten in orde.
De volgende punten kan je alvast opnemen in jouw thuiswerkbeleid:
- Leg vast voor wie thuiswerk mogelijk is;
- Voeg een aanvraagdocument voor thuiswerk toe in de bijlage;
- Bespreek de frequentie van thuiswerk;
- Bespreek de regels omtrent permanentie op kantoor en planning in het team;
- Koop het nodige materiaal aan;
- Leg de arbeidstijd vast;
- Maak afspraken rond afwezigheden zoals verlof en ziekte;
- Bespreek de vereiste bereikbaarheid;
- Zorg voor technische ondersteuning bij IT-problemen;
- Reik tips aan om remote te werken;
- Geef tips om de work- life balance te behouden.
Wanneer je het thuiswerken uitrolt, vergeet dan zeker jouw cultuur niet! Het is belangrijk om je bedrijfscultuur ook mee te geven aan je werknemer als hij thuiswerkt. Elke medewerker is nog steeds een deel van het team, thuis of op kantoor.
V. Conclusie
Bij het opstellen van een thuiswerkbeleid zijn er veel factoren waarmee we rekening moeten houden: organisatiecultuur, leidinggevenden en vooral jouw mensen. Op basis van dit stappenplan kan je, in combinatie met de input van jouw medewerkers, een optimale thuiswerkstrategie voor jouw onderneming uitwerken. Zo vang je mogelijke struikelblokken bij de door jouw gekozen strategie optimaal op en betrek je je medewerkers zoveel mogelijk bij deze verandering. Ze zijn bovendien goed voorbereid en op basis van een allesomvattend thuiswerkbeleid zijn ze goed geïnformeerd over de bedrijfsstrategie.
Besteed je het opstellen van een vragenlijst liever uit? Twijfel je hoe je de vertaalslag naar de praktijk kan uitvoeren en/of hoe je jouw leidinggevenden kan ondersteunen? Heb je nood aan een thuiswerkbeleid?
Advies hieromtrent kan gefinancierd worden via de werkbaarheidscheques. Die kan je naar aanleiding van de coronacrisis ook inzetten om jouw onderneming te laten begeleiden bij de uitvoering van bepaalde verbeteringsacties. Meer info vind je hier.
Heb je nog vragen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze adviseurs HR advisory.
