Verbod op niet-essentiële reizen: ook voor jouw werknemers?

In de periode van 27 januari tot 1 maart 2021 geldt er een verbod op niet-essentiële reizen vanuit België naar het buitenland. Maar wat als je werknemers in die periode werken moeten uitvoeren in het buitenland? Valt dit ook onder het verbod van niet-essentiële reizen? Of is er een uitzondering voorzien voor professionele reizen? Moet je als werkgever dan rekening houden met bepaalde verplichtingen wanneer je werknemer terugkeert naar België?

Gelet op de verschillende COVID-19-varianten die vandaag de kop opsteken, besloot het Overlegcomité op 22 januari 2021 tot een tijdelijk verbod op niet-essentiële reizen vanuit en naar België. Dit verbod geldt voorlopig voor de periode van 27 januari tot 1 maart 2021. Enkel reizen met een dwingende reden zijn nog toegestaan. Hieronder vallen onder meer de reizen om professionele redenen.

Het is tussen 27 januari en 1 maart 2021 nog steeds toegestaan voor jou als werkgever om je werknemers in het buitenland werken te laten uitvoeren. Weliswaar dien je hiervoor bepaalde formaliteiten in orde te brengen. Zo moet de werknemer vóór zijn vertrek naar het buitenland een verklaring op eer invullen. Bij zijn terugkeer naar België dient hij/zij het Passagier Lokalisatie Formulier (hierna: “PLF”) in te vullen, waarin een certificaatnummer moet worden ingevuld. Hieronder gaan wij hier dieper op in.

1. Verklaring op eer bij vertrek naar het buitenland

Elke persoon die naar het buitenland reist moet een verklaring op eer invullen die bevestigt dat zijn/haar reis niet toeristisch is. Dit formulier moet vóór het vertrek naar het buitenland worden ingevuld en ondertekend en gedurende de hele reis in digitale of papieren versie worden bijgehouden.

De overheid heeft een model ter beschikking gesteld. Dit model kan gedownload worden via deze link en op papier worden ingevuld. Of het kan online worden ingevuld via deze link.

2. BTA-formulier en PLF invullen bij terugkeer naar België

De regels met betrekking tot het PLF blijven ongewijzigd. In de volgende gevallen is het verplicht om het PLF in te vullen: ofwel na een verblijf van langer dan 48 uur in het buitenland, ofwel bij terugkeer naar België per vliegtuig of per boot, ofwel bij terugkeer uit een land buiten de EU of de Schengenzone.

In het PLF zit een zelfevaluatietool verwerkt. In deze zelfevaluatietool dient de persoon enkele vragen te beantwoorden over zijn/haar verblijf in het buitenland. Aan de hand van de score van de zelfevaluatietool wordt beoordeeld of de persoon een hoog of laag risico op besmetting heeft en bijgevolg al dan niet de test- en quarantainemaatregelen moet respecteren.

Bedoeling was om een onderscheid te maken in de score van de zelfevaluatietool naargelang een buitenlandse reis gebeurde om professionele redenen, dan wel om niet-professionele redenen. Om dit onderscheid te kunnen maken heeft men het Business Travel Abroad formulier (hierna: “BTA-formulier”) gecreëerd.

In dit kader moeten de volgende stappen worden ondernomen:

1. Het BTA-formulier moet vóór het vertrek van je werknemer naar België online ingevuld worden door de Belgische werkgever, de Belgische opdrachtgever, een internationale organisatie, de ambtenaar van een internationale organisatie of instelling of een diplomatieke of consulaire missie gevestigd op Belgisch grondgebied. Dit BTA-formulier moet voor elke werknemer afzonderlijk worden ingevuld. Het BTA-formulier kan via deze link worden ingevuld.

2. Na het invullen van het BTA-formulier wordt een certificaatnummer gegenereerd. De persoon of organisatie die het BTA-formulier heeft ingevuld moet dit certificaatnummer doorgeven aan de betrokken werknemer. Zonder dit nummer kan een reis niet als professioneel worden beschouwd.

3. De werknemer moet het certificaatnummer in het PLF invullen. Dit moet gebeuren binnen 48 uur vóór zijn/haar terugkeer naar België. Via deze link kan het PLF online worden ingevuld.

4. Op basis van de antwoorden in het PLF en de kleurencode van het land waaruit je werknemer vertrekt, zal het PLF berekenen of je werknemer beschouwd wordt als een hoogrisicocontact.

- - Indien jouw werknemer wel als een hoog risico wordt beschouwd, dan zal hij/zij binnen de twee werkdagen na aankomst in België een sms ontvangen met het bericht dat hij/zij in quarantaine moet. In dit geval moet je werknemer zich ook laten testen op dag 1 en dag 7 van de quarantaine. Voor de periode van quarantaine van de werknemer kan een beroep gedaan worden op de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht.
  - Indien jouw werknemer niet als een hoog risico wordt beschouwd, dan zal hij geen sms ontvangen. Wanneer hij/zij dus binnen de twee werkdagen na aankomst in België geen sms heeft ontvangen, dan mag jouw werknemer ervan uitgaan dat hij/zij niet in quarantaine moet.

Let wel: het BTA-formulier kan niet gebruikt worden voor reizen naar België van niet-inwoners van België met als doel een tijdelijke of permanente tewerkstelling in ons land, maar wel voor beperkte zakelijke contacten gelinkt aan een concreet project of aan een dossier met een maximale duurtijd van vijf dagen.

Zijn er nog corona-maatregelen die niet volledig duidelijk zijn voor jouw onderneming?

Bezoek onze corona infopagina of neem gerust vrijblijvend contact op met onze VGD-adviseurs van de dienst HR Legal.

Ebe Verhaegen, HR Legal