Lockdown 2.0 : een verstrengde verplichting tot telewerk

Op maandag 2 november 2020 ging in België de nieuwe verstrengde lockdown van start. De maatregelen die twee weken eerder door de federale regering werden aangekondigd (en die hun neerslag vonden in het Ministerieel Besluit van 18 oktober 2020), bleken al snel achterhaald door de besmettingscijfers en daarnaast voerden ook vele regionale overheden reeds strengere maatregelen in.Daarom besliste de federale overheid dat België vanaf maandag 2 november 2020 opnieuw in een verstrengde lockdown gaat. Het Ministerieel Besluit in dit verband verscheen op zondag 1 november 2020 (en wijzigde het eerdere Ministerieel Besluit van 18 oktober 2020).

Eén van de maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, is de verplichting van telewerk.

In een vorige artikel reikten onze adviseurs HR advisory enkele praktische handvaten aan om een optimale thuiswerksituatie te bewerkstelligen voor je medewerkers.

De Belgische minister van Binnenlandse Zaken heeft reeds aangekondigd dat er strenge controles zullen zijn – via de politie en de sociale inspectiediensten – op de regels inzake telewerk, alsook van de regels die gelden indien werknemers toch zouden aanwezig zijn op de bedrijfslocatie omwille van een gerechtvaardigde uitzondering.

Eén van de nieuwigheden hierbij is dat indien er een gerechtvaardigde uitzondering voorhanden is, de werkgever een attest of ander bewijsstuk moet verschaffen aan zijn werknemers, dat hun aanwezigheid op de bedrijfslocatie rechtvaardigt.

Het is voor werkgevers niet altijd even eenvoudig om het overzicht nog te bewaren inzake de regels die gelden voor telewerk. Daarom geeft het Employment & Benefits team van VGD u graag een overzicht van de huidige stand van zaken inzake telewerk.

I. Voor wie is telewerken verplicht?

De verplichting tot telewerken geldt in principe voor alle ondernemingen in België, met twee uitzonderingen.

I. Algemene uitzondering: vitale sectoren

Ten eerste geldt de telewerkverplichting niet voor sommige activiteiten van ondernemingen die actief zijn in bepaalde “vitale sectoren”. Deze vitale sectoren worden opgelijst in een bijlage van het Ministerieel Besluit van 1 november 2020 en ook vertaald naar specifieke paritaire comités.

Let wel: soms geldt de uitzondering slechts voor bepaalde specifieke activiteiten van de onderneming (de vitale activiteiten), en geldt er voor de overige activiteiten wel degelijk een telewerkverplichting (de niet-vitale activiteiten).

Het gaat bijvoorbeeld om (bepaalde activiteiten van) overheidsinstellingen, afvalverwerking, universiteiten en hogescholen, sociale secretariaten, hotels, apotheken, de verzekeringssector, de luchtvaartsector, de transportsector, etc. Een volledige overzicht hiervan kan u hier terugvinden van pagina 14 tot en met 21.

Let wel: zelf indien er een uitzondering van toepassing is, dient de werkgever te zorgen voor een attest en voor een veilige werkomgeving (zie hieronder bij punt II).

II. Specifieke uitzonderingen: onmogelijkheid tot telewerken

Daarnaast bestaat er ook een uitzondering op de telewerkverplichting, indien telewerken onmogelijk zou zijn omwille van de aard van de functie, of in het licht van de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Let wel: dit kan gecontroleerd worden door de politie en sociale inspectiediensten. Wanneer een werkgever inroept dat het in zijn onderneming “onmogelijk” zou zijn om te telewerken, kan de werkgever gevraagd worden om dit te bewijzen.

Let wel: zelf indien er een uitzondering van toepassing is, dient de werkgever te zorgen voor een attest en voor een veilige werkomgeving (zie hieronder bij punt II).

II. Werken op de bedrijfslocatie

Voor werknemers die toch aanwezig dienen zijn op de bedrijfslocatie – omdat ze een vitale activiteit verrichten of omdat telewerken onmogelijk zou zijn gelet op hun functie of omwille van de bedrijfscontinuïteit – heeft de werkgever de volgende verplichtingen:

I. Attest

De werkgever is verplicht om te zorgen voor een attest of een ander bewijsstuk dat bewijst dat het voor de betrokken werknemers gerechtvaardigd is om aanwezig mag zijn op de bedrijfslocatie.

Momenteel werd hiertoe nog geen officieel model van attest ter beschikking gesteld door de overheid. Daarom stelde VGD een voorbeeldattest op, dat werkgevers voorlopig kunnen gebruiken in afwachting van een officieel model van de overheid. Het attest kan u hier downloaden.

Dit attest geldt individueel en dient door de werkgever aan iedere betrokken werknemer overhandigd te worden.

II. Veilige werkomgeving

Bovendien is de werkgever ook verplicht om de veiligheid en de gezondheid van zijn werknemer te beschermen, wanneer zij op de bedrijfslocatie werken.

Hiertoe moet de werkgever de passende preventiemaatregelen nemen. Deze worden algemeen opgesomd in de (vernieuwde) Generieke Gids, en kunnen verder gespecifieerd zijn op het niveau van de sector. De werkgever kan dus best controleren of er geen bijkomende maatregelen gelden in het Paritair Comité waaronder hij ressorteert.

Het gaat bijvoorbeeld om maatregelen die ervoor zorgen dat de werknemers minstens 1,5 meter van elkaar verwijderd zijn, ter beschikking stellen nodige handhygiëne, goede ventilatie- en verluchtingssystemen, mondmaskers, etc.

Bovendien dient de werkgever zijn werknemers ook te informeren over de geldende preventiemaatregelen (en hen zo nodig een passende opleiding verstrekken). Hetzelfde geldt ten aanzien van derden die op de bedrijfslocatie zouden moeten aanwezig zijn.

III. Telewerken

Ten aanzien van de werknemers die telewerken, dient een werkgever rekening te houden met de arbeidsrechtelijke regels in verband met telewerk. Deze vinden hun neerslag in de nationale collectieve arbeidsovereenkomst no. 85 (die al dateert van 9 november 2005).

I. Schriftelijke overeenkomst

Er dient een schriftelijke overeenkomst te worden gesloten met elke individuele werknemer, die een aantal verplichte vermeldingen moet bevatten. Meestal wordt hiertoe een schriftelijke bijlage aan de arbeidsovereenkomst gesloten.

De schriftelijke overeenkomst dient minstens de volgende verplichte vermeldingen te bevatten:

Frequentie (de frequentie van het telewerk);
Bereikbaarheid (de ogenblikken waarop de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen);
Technische ondersteuning (de ogenblikken waarop de telewerker beroep kan doen op technische ondersteuning);
Telewerkgerelateerde kosten (de manier waarop telewerkgerelateerde kosten worden vergoed of betaald). De terugbetaling van deze kosten worden onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van belastingen en socialezekerheidsbijdragen als ‘kosten eigen aan de werkgever’;
Terugkeermodaliteiten (de voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, o.a. notificatietermijn, verlenging, …);
Telewerklocatie (de plaats die de telewerk gekozen heeft om zijn werk te verrichten).

II. Telewerkpolicy

Hoewel dit geen wettelijke verplichting is, raden we werkgevers meestal aan om ook een telewerkpolicy op te stellen.

Via dergelijke policy op ondernemingsniveau om zo de wederzijdse verwachtingen inzake het telewerken duidelijk te stellen, en zo proactief toekomstige discussies te vermijden. Bijvoorbeeld: de verwachting dat elke werknemer zijn digitale agenda up-to-date houdt zodanig dat dat de werkgever en de collega’s op de hoogte zijn van zijn bereikbaarheid, etc.

In deze policy kan ook duidelijkheid geschept worden omtrent :

De apparatuur die u als werkgever ter beschikking stelt zodat de werknemers kunnen telewerken (vb. laptop, toetsenbord, muis, headset, tweede beeldscherm, …);
Welke telewerkgerelateerde kosten onder welke voorwaarden zullen worden terugbetaald aan welke functies binnen uw onderneming (bureauvergoeding, internetvergoeding, …);
Er bestaan bovendien ook mogelijkheden om aan de werknemer bepaalde telewerkgerelateerde zaken ter beschikking te stellen (vb. bureau, ergonomische bureaustoel, …). Hierbij gelden wel bepaalde voorwaarden (vb. regels inzake de teruggave bij einde arbeidsovereenkomst, …).

De lockdown 2.0 voorziet in een aantal nieuwe maatregelen. Telewerk is opnieuw de verplichting. Is telewerken onmogelijk omwille van de aard van de functie, de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening dan moet u als werkgever verplicht een attest voorzien die de aanwezigheid van uw werknemer(s) in het bedrijf kan rechtvaardigen. Het attest kan u hier downloaden.

Op zoek naar begeleiding in ondersteuning bij de omschakeling naar telewerk binnen jouw onderneming? Nood aan een telewerk policy? Neem gerust contact op met onze VGD-adviseurs Employment & Benefits, en we helpen je graag vooruit.

Ebe Verhaegen, Employment & Benefits