De moderne ondernemer legt de lat steeds hoger voor de finance afdeling. Nieuwe technologieën om efficiëntie te verhogen, schieten als paddenstoelen uit de grond om steeds meer aspecten van de administratieve en boekhoudkundige processen automatiseren.
De digitale transformatie binnen finance is een boeiende uitdaging. Doordat het tijdrovende inputwerk meer en meer wegvalt, verschuift de aandacht immers naar analyse en interpretatie om de organisatie gerichter aan te sturen.
Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.
Financiële rapportering wordt steeds belangrijker
Patricia Everaert, professor Accounting aan de UGent: “20 jaar geleden was het vooral van belang om één keer per jaar te rapporteren. Vandaag is dit ondenkbaar en wordt er minstens op kwartaalbasis gerapporteerd.
Snelle informatie is belangrijk omdat de wereld ook heel snel evolueert. Het is dan ook een troef voor ondernemingen om veel te rapporteren en dit vanuit één bepaalde invalshoek. Dit om te weten of er vorderingen worden gemaakt met de bepaalde strategie.
Het is zinvol om te rapporteren op globaal niveau om te kunnen achterhalen waar nu precies de oorzaak zit van een evolutie. Vragen die we dan kunnen stellen zijn: kunnen we daar opportuniteiten of best practices uit distilleren om deze vervolgens in andere identiteiten te gebruiken?" Aldus Patricia Everaert, Professor Account UGent.
Automatiseren van financiële en operationele rapporteringen
House of Talents is een HR-dienstverlener die zich specialiseert in knelpuntprofielen, zoals verpleegkundigen, techniekers, ingenieurs en slagers. Ze zijn actief in werving en selectie, project staffing en interim.
Doris Boterberg, CFO House Of Talents: “House Of Talents werd een tiental jaar geleden opgericht door onze CEO. Vandaag de dag wordt de vennootschap gekenmerkt door een omzet van 120 miljoen euro en stellen we ook ongeveer 1200 medewerkers te werk.
“In het verleden werd de rapportering opgemaakt in Excel. Een vrij complexe aangelegenheid door de aanwezigheid van een veelvoud aan ondernemingen en verschillende business lines. Ook stelden wij vast dat dit een zeer tijdrovend proces was. Kortom, er was een zeer concrete nood vanuit het management en de aandeelhouders om op een intuïtieve manier een rapportering te gaan ontwikkelen van zowel financiële als ook operationele cijfers.”
Operationele en financiële rapporteringen op maat van de gebruiker
De HR dienstengroep zocht en vond één gezamenlijk rapporteringsplatform, maar had ook een partner nodig om de rapportering inhoudelijk vorm te geven.
Philippe Van Den Bossche, CFO Services Manager bij VGD: “Op dat ogenblik zijn wij gaan samenzitten met Doris en haar team. Dit heeft zich dan vertaald in een actieplan waarbij we in eerste instantie financieel gaan kijken zijn. Betreffende de financiële rapportering zijn we verschillende boekhoudpakketten gaan connecteren met het platform BrightAnalytics.
De data die daaruit voortvloeit wordt gevisualiseerd in heldere, financiële P&L-, balans-, cashflowrapporten en dergelijke meer. Deze rapporten geven zowel het management als ook de aandeelhouders op continue basis een inzicht in de financiële resultaten van het bedrijf.”
Daarnaast zijn er nog operationele rapporten op maat gemaakt, waarin we eigenlijk de general managers van de verschillende business lines ook die inzichten en tools gaan geven die ze nodig hebben om hun deel van de business aan te sturen.
De nieuwe vorm van Corporate Finance Management vroeg wel een aanpassing van de medewerkers en aandeelhouders van House Of Talents. Zij waren de oude Excels nog gewoon.
Philippe hecht ook veel belang aan de laatste fase: “Het opleiden van de mensen is vaak één van de laatste maar ook één van de belangrijkste fases. Dit valt volledig onder het change management luik. Zo’n platform wordt natuurlijk niet enkel door financiële mensen gebruikt die heel veel ervaring hebben. Daarom is het heel belangrijk om hen een tool te geven die zeer intuïtief is in het gebruik zodat ook mensen met een minder financiële achtergrond daar ook een weg mee vinden en vooral de juiste beslissing gaan nemen op basis van de informatie die ze ter beschikking krijgen.”
Tijdswinst van 60%
De samenwerkende bedrijven erkennen de voordelen van een efficiëntere manier van rapporteren.
Doris Boterberg: “Het grootste voordeel van het werken met deze rapporteringstool is de tijdsbesparing die ons wordt opgeleverd door het feit dat routinematige taken geautomatiseerd worden. Ik denk als we het moeten meten of kwantificeren dat dit ongeveer een tijdswinst van 60% heeft gerealiseerd voor onze controller.”
Philippe Van Den Bossche: “De rapportering is absoluut niet enkel nuttig voor heel grote bedrijven: elk bedrijf die vaststelt dat het buikgevoel toch niet meer voldoende is om echt te gaan aansturen als ook elk bedrijf dat nog steeds heel veel in het tijdrovende Excell rapporteert kan voordelen halen uit een geautomatiseerde rapportering.”
Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.
Dit artikel is deel van onze reeks Z-Business Advisor op Kanaal Z. Wil je ook de andere afleveringen bekijken? Klik hier
