De lente is in aantocht en de jaarvergaderingen komen er weer aan. Bij het opstellen van de notulen van de jaarvergadering of een bijzondere of buitengewone algemene vergadering, dient nagegaan te worden of elke aandeelhouder of vennoot wel stemrecht heeft.
In bepaalde gevallen is het stemrecht immers geschorst:
- Indien de vennootschap eigen aandelen in portefeuille heeft, wordt het stemrecht verbonden aan deze eigen aandelen geschorst, tot het ogenblik van de vervreemding of de vernietiging van deze aandelen.
- Indien een aandeel in onverdeeldheid toebehoort aan verschillende aandeelhouders (bijv. ingevolge erfenis), kan het stemrecht door de vennootschap ook worden geschorst, tot wanneer één enkele eigenaar is aangeduid als eigenaar van het aandeel t.a.v. de vennootschap. In de statuten van de vennootschap staat veelal vermeld dat het stemrecht automatisch wordt geschorst, totdat een gemeenschappelijke lasthebber is aangeduid.
- Indien de volstorting van het niet-volgestort aandeel is opgevraagd door het bestuursorgaan, en daaraan geen gevolg wordt gegeven, wordt het stemrecht verbonden aan deze niet-volgestorte aandelen geschorst.
Het is dus van belang om in de aanwezigheidslijst, gevoegd bij de notulen van de algemene vergadering, twee kolommen te voorzien:
- Eén kolom waarin het aantal aandelen wordt vermeld
- Eén kolom waarin het aantal stemrechten wordt aangeduid
Verder is het ook belangrijk om na te gaan in de statuten van de vennootschap wie het stemrecht heeft ingeval de aandelen zijn opgedeeld in blote eigendom en vruchtgebruik. In de meeste gevallen komt het stemrecht toe aan de vruchtgebruiker; in bepaalde gevallen echter, bijvoorbeeld voor bepaalde statutenwijzigingen, is ook de blote eigenaar stemgerechtigd.
Duid in dit geval ook goed aan in de aanwezigheidslijst, waarin zowel de blote eigenaar als de vruchtgebruiker worden vermeld, wie van hen het stemrecht kan uitoefenen.
Bij inpandgeving van aandelen blijft het stemrecht toebehoren aan de eigenaar-pandgever, tenzij anders wordt voorzien.
Indien de aandelen zijn ingebracht in een administratiekantoor, wordt het stemrecht uitgeoefend door het bestuursorgaan van het administratiekantoor. De certificaathouders hebben geen zeggenschap maar dienen wel uitgenodigd te worden op de algemene vergadering.
