De “doe-het-zelf” toepassing e-griffie werd ontwikkeld door de FOD justitie enerzijds de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging anderzijds om de momenteel bestaande administratieve formaliteiten in het kader van de neerlegging van oprichtings- en wijzigende akten van vennootschappen en verenigingen (evenals de bijhorende inschrijving/aanpassing in de KBO) te reduceren. Gezien de huidige verwerkingsachterstand waarmee sommige Rechtbanken van Koophandel (en in navolging dus ook de ondernemingen zelf) te kampen hebben, zeker geen slecht idee!
Notarieel opgemaakte oprichtingsakten kunnen reeds langer door de notaris elektronisch worden neergelegd. Onderhands opgemaakte oprichtingsakten (zoals deze van een gewone commanditaire vennootschap, een vennootschap onder firma maar ook deze van VZW’s, IVZW’s en stichtingen) kunnen sinds februari 2012 ook al particulier via e-griffie elektronisch worden neergelegd.
In maart 2013 werd e-griffie dan wettelijk uitgebreid waardoor wijzigingsakten, uittreksels van akten, processen-verbaal en andere voor VZW’s, IVZW’s en stichtingen ter griffie neer te leggen documenten elektronisch zouden kunnen worden neergelegd.
Daaropvolgende wetgeving voorzag tenslotte april 2014 als startdatum voor de particuliere neerlegging van wijzigingsakten van vennootschappen. In eerste instantie wordt daarbij natuurlijk aan de neerlegging van ontslag- en benoemingsbesluiten betreffende het bestuur gedacht. Notarieel verleden wijzigingsakten zullen immers nog steeds door de notaris worden neergelegd. April 2014 werd echter niet gehaald waarna naar oktober 2014 werd gestreefd maar ook die datum ging voorbij.
De nieuwe versie van e-griffie bevindt zich voor wat betreft de neerlegging van wijzigingsakten (zowel voor verenigingen, stichtingen als vennootschappen) helaas nog steeds in testfase: technische beslommeringen, zo wordt verteld. Waar het normaal de uitvoerende wetgeving is die op zich laat wachten, hinkt nu de praktijk blijkbaar achterop.
Maar positief denkend: eens het werkt, hoe zal het dan werken? Beschikkend over een elektronische identiteitskaart, een elektronische identiteitskaartlezer, een elektronisch betaalmiddel en een digitaal exemplaar (een scanversie dus) van de rechtsgeldig ondertekende akte blijkt het eenvoudig. De origineel ondertekende akte wordt op de maatschappelijke zetel van de vennootschap bewaard. De gescande beslissing wordt middels de elektronische identiteitskaart geregistreerd, een vragenformulier wordt ingevuld waarna elektronisch wordt betaald en de neerlegging is een feit. Betreffende neerlegging wordt dan gevolgd door een registratie in de KBO en in principe uiterlijk 15 dagen daarna gepubliceerd in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.
Misschien wordt dit staaltje van administratieve vereenvoudiging alsnog een (laat) Kerstcadeau voor de ondernemers.
