Denk jij tijdens het maken van je zomerplanning aan je auditor? Waarschijnlijk niet. Wat veel ondernemers niet weten, is dat de zomer de ideale periode is om na te denken over je audit. Waarom dat is, lees je hier!
Geen idee wat een auditor doet? Beluister dan zeker onze podcastaflevering!
1. De kick-off
De belangrijkste reden om aan je auditor te denken tijdens de zomer is omdat zij ook aan jou denken! Een audit begint, afhankelijk van je jaarafsluiting, meestal in september of oktober. Een eerste gesprek om de audit van start te laten gaan wordt dus vaak in augustus of september ingepland. Tijdens dit gesprek legt de auditor het proces uit, wat je kan verwachten en welke stappen er zullen volgen. Dat verloopt een stuk vlotter als je op voorhand wat voorbereidingswerk hebt gedaan.
Auditors gaan in gesprek met jou en je medewerkers om te zien hoe de procedures verlopen. Net voor of na de kick-off je managementteam eens samenbrengen om duidelijk te maken dat er een auditproces aankomt, kan de audit soepeler doen verlopen. Je zorgt er namelijk voor dat iedereen op de hoogte is en zich kan voorbereiden op vragen. Daardoor komen je managementteam (en daarbij ook je andere medewerkers) niet voor onverwachte verrassingen te staan.
2. De risicobril
Auditors kijken vaak vanuit een risicobril naar je onderneming: waar verlopen processen goed? Waar lopen processen moeizaam? Wat is er nodig om een proces te ontregelen? Omdat de zomer vaak een ‘rustigere periode’ is waarin veel collega’s vakantie nemen, is dat ook het ideale moment om zelf eens die risicobril op te zetten en als een auditor naar je onderneming te kijken.
Sta dus tijdens de zomermaanden eens stil bij het reilen en zeilen van je onderneming. Loopt het met een lagere bezetting ook goed? Als er plots meer werk zou komen, kan je onderneming dat dan dragen? Aan de hand van dat soort vragen kan je al anticiperen op je audit en meteen al tijdens de eerste meeting aangeven waar jij denkt dat extra aandacht naartoe moet gaan.
3. De zoektocht naar efficiëntie
De zomer is bovendien een uitstekende gelegenheid om te evalueren of die werkprocessen efficiënt verlopen. Tijdens vakantieperiodes vallen medewerkers namelijk terug op basisprocedures, wat een ideaal moment is om te bekijken of het overnemen van die processen wel vlot en soepel verloopt. Zo krijg je beter inzicht in de functiescheiding binnen je team en kan je eventueel inefficiënte werkstromen herzien.
4. De informatieverzameling
In de zomer nemen collega’s vaak de uitvoering van procedures over van collega’s die op vakantie zijn. Daardoor gaan ze al sneller zoeken naar hoe een bepaalde procedure nu juist in elkaar zit, of wat er nodig is om een specifieke taak af te ronden.
Met zoeken naar procedures verliezen ze misschien wat tijd, maar het heeft ook twee voordelen: ten eerste heb je de documentatie rond die procedures meteen gevonden, waardoor je ze vlot aan je auditor kan doorspelen als die ernaar vraagt. Ten tweede ontdekt iedereen meteen het nut van uitgeschreven procedures én vind je welke procedures nog niet uitgeschreven zijn.
Tijdens de zomer af en toe stilstaan bij je audit zorgt er dus voor dat die vlot kan opstarten. Zelf op zoek naar een auditor die je naast de wettelijke verplichting ook nog eens advies geeft over wat je eventueel kan optimaliseren? Klop dan eens aan bij de onze!
