Reis je als ondernemer om beroepsredenen, dan kan je een deel van de kosten fiscaal recupereren. Plezierreizen kan je dan weer niet als beroepskost noteren en kunnen zelfs gekwalificeerd worden als loon. De werkelijkheid is echter zelden zo zwart-wit. Na een congres in bijvoorbeeld Rome dus nog een week met familie of vrienden genieten van de Italiaanse zon kan wél als je werk en privé mooi gescheiden houdt. Maar hoe doe je dat precies?
1. Bewaak de grens tussen werk en privé
Een landsgrens oversteken voor je werk is in veel gevallen mooi meegenomen: je ziet een deel van de wereld, leert nieuwe mensen kennen en je kan het zien als beroepskost. Als je daar ook een privégedeelte aan koppelt, moet je echter opletten dat je de grens tussen werk en privé duidelijk bewaakt. Schrijf duidelijk neer om welke beroepsmatige reden je op reis gaat en wat het exacte programma daarbij is. Dat het congres een informatieve kennissessie op locatie organiseert, kan zeker binnen beroepscontext. ’s Avonds in een discotheek kosten maken valt moeilijker te rijmen met je werk. Hou dus nauwkeurig bij, bijvoorbeeld aan de hand van het congresprogramma, welk deel van de reis beroepsmatig is en welk deel voor je plezier is.
2. Hou je kosten goed bij
Koppel je uitgaven ook duidelijk aan dat programma. Zo is er geen discussie over wat nu juist een beroepskost is en wat niet. In het beste geval vraag je voor het werkgerelateerde deel een aparte rekening.
Blijf je een week langer op bestemming als vakantie, dan is de opsplitsing tussen beroepsmatige en privé kosten vaak eenvoudig te maken. Het wordt echter moeilijker voor trips waarbij het beroepsmatige en het privégedeelte door elkaar heen lopen, zoals bijvoorbeeld een meerdaagse reis die opleidingen en workshops bevat maar ook als teambuilding dient. In zo’n gevallen kan je, op basis van het reisprogramma en andere stukken, proberen een splitsing van alle kosten te onderbouwen in bijvoorbeeld 60% beroepsmatig en 40% privé.
3. Neem je medewerkers mee
Neem je je medewerkers mee naar Ibiza in het kader van een jubileum of het vieren van een milestone? Neem ze dan ook mee in het verhaal. Idealiter koppel je hier ook een beroepsmatige component aan zoals een opleiding, en documenteer je ook duidelijk welk deel van de reis daaronder valt. Zo niet, dan riskeer je dat de volledige reis als pleziertrip beschouwd wordt en wordt dit in het slechtste geval aanzien als een looncomponent in natura. Je verrast je team dan niet alleen met een reis, maar ook met een bijkomende kost achteraf.
4. Vraag het na
Wil je deze zomer een reis organiseren om beroepsredenen en daar een reis met je gezin aan koppelen? Sluit je de zomer af met een personeelstrip als teambuilding? Als je zeker wil zijn dat het fiscaal juist geregeld is, vraag je het best eens aan een fiscaal adviseur. Deze heeft voldoende ervaring om je verder te helpen en ervoor te zorgen dat je niet voor onaangename fiscale verrassingen komt te staan. Ook kan deze helpen de vraag vooraf te stellen aan de FOD Financiën, zodat je volledig zeker dat bedrijfsuitje kan organiseren!
