04 maart 2021

Home office: de perfecte werkplek bij gebrek aan een fysiek kantoor (deel 2)

Het jaar 2021 is anders gestart dan de meesten gehoopt hadden.
We blijven nog steeds in een situatie waarbij thuiswerk wordt aanbevolen of zelfs verplicht is. Dit is niet voor iedereen zo vanzelfsprekend. Hoe kan je als werkgever jouw HR-beleid herzien als je onderneming geen Belgische vestiging meer heeft? Hoe kan je efficiëntie creëren door je bedrijfsprocessen te optimaliseren? In het tweede deel van onze blogreeks over dit topic halen onze adviseurs van HR Advisory en CFO Services enkele opportuniteiten aan vanuit hun kennisdomein.

Heeft je onderneming geen Belgische vestiging (meer)? Hoe zorg je toch voor een ideale, wettelijk conforme werkplek voor je medewerkers? Tijdens ons webinar op 9 maart begeleiden we je richting een  geoptimaliseerde Home Office.

Bekijk hier de recording van het webinar 


Hoe het digitaliseren van jouw bedrijfsprocessen helpt bij home office.

In de meeste ondernemingen doen zich nu heel wat problemen voor, waardoor medewerkers vaak nog fysiek op kantoor bepaalde handelingen moeten uitvoeren. Door aan deze processen te sleutelen kan er hier geëvolueerd worden naar een digitaal kantoor. Zo kunnen de medewerkers van thuis uit heel wat van hun dagelijkse activiteiten blijven uitvoeren.

Enkele kleine ingrepen kunnen reeds zorgen voor een enorme stap voorwaarts in de digitalisering van de onderneming. Denk maar aan het ontvangen van aankoopfacturen per email en niet meer per post. Hierdoor worden aankoopfacturen gecentraliseerd in een mailbox die vanop eender welke locatie kan beheerd worden. Koppel daaraan een geautomatiseerd systeem om deze facturen in de boekhouding te verwerken en de sprong voorwaarts laat zich direct voelen.

Maar eveneens aan de verkoopzijde zijn er mogelijkheden om te evolueren naar meer digitalisatie en automatisatie. Laat je klanten hun orders per email of via een webshop doorgeven. Het papierwerk of het telefonisch noteren van een offerte of order wordt zo verleden tijd. Op deze manier kan de facturatie vlotter opgestart worden. Koppel hieraan een debiteurenbeheersysteem dat digitaal wordt opgevolgd zodat de order-to-cash flow volledig wordt afgedekt en het debiteurenbeheersysteem kan decentraal door meerdere personen gelijktijdig opgevolgd worden zonder fysiek op kantoor aanwezig te moeten zijn.

Hoe resulteert dit in cijfers naar de zaakvoerders? Door het gebruik van cloudsoftware die perfect op elkaar afgestemd is en die de cijfers synchroniseert met een rapportagesysteem, kan de zaakvoerder ten allen tijde toegang krijgen en de cijfers opvolgen. Omzet van de afgelopen dag? Onmiddellijk inzichtelijk. Openstaand saldo van de klanten? Direct raadpleegbaar.

Door gebruik te maken van de juiste tools en je bedrijfsprocessen hierop af te stemmen, blijven jouw medewerkers ook vanop een afstandje heel betrokken in de digitalisatie van de onderneming.

 

Hoe het organiseren van jouw HR-beleid zal helpen bij de home office.

Om thuiswerk zo vlot mogelijk te laten verlopen, moeten echter niet enkel de bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Ook het HR-beleid wordt best opnieuw onder de loep genomen.

Veel ondernemers nemen hun huidige HR beleid als startpunt om vervolgens na te gaan wat ze moeten aanpassen om remote working mogelijk te maken. Wie verandering structureel en duurzaam overweegt, kan in feite best starten vanuit de opportuniteiten en vervolgens nagaan wat nog overblijft van het voormalige beleid.

Denk aan de opportuniteiten die zich aanbieden in de war for talent: het maakt niet meer uit waar de werknemer woont als die zich niet meer dagelijks moet verplaatsen naar kantoor. Een West-Vlaamse high potential wordt plots ook interessant voor een Limburgse ondernemer. Files of drukke knooppunten vormen geen reden meer voor een gemotiveerde werknemer om te vertrekken wanneer hij verhuist wegens privé omstandigheden. Dit zijn slechts twee voorbeelden van de (indirecte) kosten die een onderneming bespaart door het kúnnen aantrekken en kúnnen behouden van goede werknemers.

Remote working zou één van de resultaten moeten zijn van een strategie-oefening. Waar wil de onderneming naartoe? Wat is zijn bedrijfsstrategie en waarom is remote working een antwoord of een middel om de doelstellingen te bereiken? Na de ‘waarom’-vraag volgt het ‘hoe’. Hoe wordt remote working ingevuld in lijn met de HR strategie? Hoe kunnen we met remote working het best inzetten op innovatie of kwaliteit of klantgerichtheid? Welke rollen zullen gecreëerd worden en hoe krijgen de processen vorm?

Toon als onderneming daadkracht door werknemers tijd en middelen toe te kennen zodat ze binnen een vertrouwd en transparant kader gemotiveerd zijn om de vele vraagstukken zelf op te lossen. Top-down vertrouwen vanuit het management gecombineerd met bottom-up inspraak vanuit het personeel is een belangrijk deel van onze succesformule in change.

 

Heeft je onderneming geen Belgische vestiging (meer)? Hoe zorg je toch voor een ideale, wettelijk conforme werkplek voor je medewerkers? Tijdens ons webinar op 9 maart begeleiden we je richting een  geoptimaliseerde Home Office.

Bekijk hier de recording van het webinar 

 

Wil je meer informatie over dit topic? Neem gerust contact op met onze adviseurs HR Advisory of CFO Services.

 

Diego Van de VoordeDiego Van de Voorde, CFO Services

M: diego.van.de.voorde@vgd.eu 

 

 

Lara SnauwaertLara Snauwaert, HR Advisory

M: lara.snauwaert@vgd.eu 

 

 

home office2

CFO Services

HR advisory

Heb je nog verdere vragen hierover? Neem dan zeker contact op met onze adviseurs! Let's talk!

Gerelateerde artikelen

VGD verhuist naar de werkplek van de toekomst
Slimme groei
14 mei 2020

VGD verhuist naar de werkplek van de toekomst

Onderstaand artikel werd gepubliceerd op Made In Vlaams Brabant op 12/05/2020 Made in Vlaams-Brabant is maar wat trots om met VGD, een team van ...

Lees meer
Home office: de perfecte werkplek bij gebrek aan een fysiek kantoor (deel I)
Optimaal beheer Legal Tax
01 maart 2021

Home office: de perfecte werkplek bij gebrek aan een fysiek kantoor (deel I)

Aan welke sociaal-rechterlijke, juridische en tax-gerelateerde voorwaarden moet je als werkgever voldoen als je onderneming geen Belgische vestiging ...

Lees meer