Aan welke sociaal-rechterlijke, juridische en tax-gerelateerde voorwaarden moet je als werkgever voldoen als je onderneming geen Belgische vestiging (meer) heeft? Hoe zorg je er voor dat je medewerkers alle middelen voorhanden hebben om van hun home office de ideale werkplek te maken? In het eerste deel van onze tweeledige blogreeks over dit topic halen onze adviseurs Tax, Legal en HR Legal enkele veel voorkomende pijnpunten aan vanuit hun specifieke kennisdomeinen.
Heeft je onderneming geen Belgische vestiging (meer)? Hoe zorg je toch voor een ideale, wettelijk conforme werkplek voor je medewerkers? Tijdens ons webinar op 9 maart begeleiden we je richting een geoptimaliseerde Home Office.
Ondernemen in België vanuit het buitenland: Belgische vennootschap of bijkantoor?
Een buitenlandse onderneming heeft grosso modo twee mogelijkheden om een activiteit te ontplooien in België: de oprichting van een Belgische vennootschap of de vestiging van een bijkantoor in België. Die keuze heeft mogelijk implicaties op fiscaal vlak. Het oprichten van een Belgische vennootschap zal in principe leiden tot een onderworpenheid aan de Belgische vennootschapsbelasting. Indien je er als buitenlandse onderneming voor opteert je activiteiten in België te ontplooien zonder de oprichting van een vennootschap, kan de vraag gesteld worden of een thuiskantoor een vaste inrichting kan vormen.
Verder is het ook mogelijk dat er een zogenaamde ‘personele vaste inrichting’ voorhanden is. De centrale vraag hierbij zal zijn welke rol de betrokken werknemer/werknemers in België uitoefenen. De toepasselijke dubbelbelastingverdragen dienen hier steeds geraadpleegd te worden.
>>> Tax adviseur Koen Martens geeft je hier meer toelichting over tijdens ons webinar op 9 maart
Het onderscheid tussen telewerk en huisarbeid
In België is er een onderscheiden wettelijk kader voor telewerk en huisarbeid. Je kan ze voornamelijk onderscheiden door twee elementen: de aard van het geleverde werk en het al dan niet gebruikmaken van informatietechnologieën die je als werkgever al dan niet in staat stelt om je werknemers rechtstreeks te controleren. Indien de werknemer het werk (theoretisch gezien) kan uitvoeren vanuit de kantoren van de werkgever en er gebruik gemaakt wordt van informatietechnologieën die de werkgever in staat stellen om zijn werknemers rechtstreeks te controleren, dan is er sprake van telewerk.
Let wel: mobiele werknemers van wie de mobiliteit een essentieel bestanddeel uitmaakt van hun arbeidsovereenkomst, zoals bijv. handelsvertegenwoordigers, zijn uitdrukkelijk uitgesloten uit het toepassingsgebied van (structureel) telewerk.
>>>In ons webinar overloopt adviseur HR Legal Charlotte Priem een aantal verplichtingen die je als werkgever moet respecteren wanneer je fulltime telewerk wil organiseren binnen je onderneming (opgenomen in CAO nr. 85)
Hoe organiseer je de algemene vergaderingen en de vergaderingen van het bestuursorgaan?
Sinds eind december 2020 kan iedere BV, CV en NV haar algemene vergadering digitaal laten verlopen, mits er aan een aantal voorwaarden voldaan zijn. Vroeger diende zo’n digitale algemene vergadering uitdrukkelijk toegelaten te worden door de statuten. Volledig digitaal is een algemene vergadering echter nooit, want het bureau (dit zijn de voorzitter, en in voorkomend geval de secretaris en de stemopnemer(s) van de algemene vergadering) moet steeds fysiek samenkomen op de plaats vermeld in de oproepingsbrief. Voor wat de organisatie van de vergaderingen van het bestuursorgaan betreft, is het aangewezen om deze materie nauwkeurig te regelen in de statuten.
>>>Legal Adviseur Mathias Supply geeft je hier meer toelichting over tijdens ons webinar op 9 maart
Welke documenten moet je op de zetel van een vennootschap bijhouden?
Het belangrijkste document dat op vennootschapsrechtelijk vlak op de zetel moet bijgehouden worden is het aandelenregister. Ook hiervan kan afgeweken worden in de statuten, en kan bepaald worden dat de vennootschap een elektronisch aandelenregister houdt. Vanuit fiscaal standpunt dienen in principe alle documenten die nodig zijn om de belastbare basis te bepalen gehouden te worden op de zetel van de vennootschap, ongeacht of deze digitaal dan wel op papier worden bijgehouden.
Echter, de Belgische fiscale wetgeving laat ook toe dat deze documenten in enig ander lokaal, kantoor, agentschap of bijhuis worden bewaard. Het huren van een stockageruimte kan aldus een goede oplossing zijn. In het algemeen kan gesteld worden dat er een bewaartermijn geldt van 7 jaar, al gelden er een aantal specifieke uitzonderingen in functie van de toepasselijke reglementering.”
>>>Meer daarover tijdens ons webinar
Kan je bepaalde documenten digitaal ondertekenen? Volstaat het dat je je handtekening inscant?
Deze materie wordt sinds kort geregeld door boek 8 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek, dat op zijn beurt verwijst naar de eIDAS-Verordening. In deze verordening wordt een onderscheid gemaakt tussen drie types elektronische handtekeningen: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde. Enkel de gekwalificeerde handtekening wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Sommige instanties (zoals bijvoorbeeld sommige griffies en notarissen) zullen, alsnog een handgeschreven handtekening vereisen.
>>>Meer daarover tijdens ons webinar
Kan ook een arbeidsovereenkomst elektronisch worden ondertekend?
Een arbeidsovereenkomst kan elektronisch worden ondertekend. Opdat een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijkgesteld wordt met een papieren ondertekende versie is vereist dat gebruik wordt gemaakt van de gekwalificeerde elektronische handtekening (bijv. met de e-ID). Verder is wettelijk vereist dat de arbeidsovereenkomst in bewaring wordt gegeven bij een archiveringsdienst.
Op dit ogenblik bestaan er echter nog geen erkende archiveringsdiensten, zodat een werkgever deze wettelijke verplichting niet kan naleven. In afwachting van de verdere uitwerking van deze erkende archiveringsdiensten, is het toch aangewezen om de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst te bewaren via de bestaande bewaarmogelijkheden (bijv. via een externe dienstverlener).
>>>Meer info over deze en andere vereisten, kom je te weten tijdens ons webinar
Moet je bepaalde vergoedingen betalen aan je werknemers als compensatie voor het telewerk en zijn die vergoedingen belastbaar voor de werknemers?
Uitgezonderd de verplichting inzake het beschikbaar stellen, installeren en onderhouden van de apparatuur en de vergoeding van de verbindings- en communicatiekosten die verband houden met het telewerk, bestaat er geen wettelijke verplichting voor de werkgever om bepaalde bijkomende vergoedingen aan de werknemers toe te kennen. De werkgever kan er wel vrijwillig voor kiezen om een kostenvergoeding aan de werknemer toe te kennen. In principe mag de werkgever slechts de door de werknemer werkelijk gemaakte kosten vergoeden. De werknemer moet in dit geval dus een bewijs voorleggen van de kosten die hij heeft gemaakt.
Er zijn echter ook verschillende posten waarvoor de RSZ en de fiscus een forfaitaire raming aanvaarden. In dit geval worden de forfaitaire bedragen met andere woorden geacht werkelijk gemaakte kosten te dekken en moet de werknemer geen bewijsstukken voorleggen. Zo wordt in het kader van structureel telewerk een maandelijkse kostenvergoeding van 129,48 EUR/maand aanvaard die de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, … dekt. Deze kostenvergoeding kan dus worden toegekend vrij van belastingen en RSZ-bijdragen.
>>>Meer daarover tijdens ons webinar
Kan ik als werkgever kantoor- en computermateriaal ter beschikking stellen van mijn personeel?
Als werkgever kan je het nodige kantoor- en computermateriaal ter beschikking stellen aan je personeelsleden. Er moet wel gekeken worden of de personeelsleden dit materiaal ook voor privédoeleinden mogen gebruiken. Indien wel, dan moet er in principe een belastbaar voordeel alle aard worden aangerekend. Indien dit niet de bedoeling is van de werkgever, dan zullen hiervoor de nodige afspraken worden gemaakt. Zeker indien ook met forfaitaire onkostenvergoedingen wordt gewerkt, zal een duidelijk beleid van groot belang zijn.
>>>Meer daarover tijdens ons webinar
Heeft je onderneming geen Belgische vestiging (meer)? Hoe zorg je toch voor een ideale, wettelijk conforme werkplek voor je medewerkers? Tijdens ons webinar op 9 maart begeleiden we je richting een geoptimaliseerde Home Office.
Wil je meer informatie over dit topic? Neem gerust contact op met onze adviseurs Tax, HR Legal of Legal.
Koen Martens, Tax
Charlotte Priem, HR Legal
Mathias Supply, Legal
