Als onderdeel van een duurzaam HR-beleid hecht ons HR Advisory team veel belang aan een correcte en efficiënte payroll en personeelsadministratie. Een jaarkalender met de nodige deadlines en mijlpalen staat hierbij centraal.
Onze adviseurs geven je alvast enkele topics mee om dit najaar nog mee aan de slag te gaan:
1. Vakantiedagen & feestdagen
Opnemen saldo vakantiedagen 2022
Wettelijke vakantiedagen, ADV-dagen en vervangingsfeestdagen moeten vóór 31 december opgenomen worden en kunnen bijgevolg niet overgedragen worden naar het volgende jaar.
Stuur dus zeker tijdig een reminder naar je medewerkers om hun laatste vakantiedagen in te plannen.
Tips:
- Hebben je medewerkers, naast wettelijke vakantiedagen en ADV-dagen, ook extralegale vakantiedagen? Leg dan zeker op voorhand de regels vast (mogen ze die dagen bijvoorbeeld overdragen naar het volgende jaar als ze die niet hebben opgenomen? Wat is dan de nieuwe deadline om ze op te nemen (bv. kwartaal 1 van 2023)? …)
- Brengt het bijhouden en inplannen van de vakantiedagen teveel administratie met zich mee? Overweeg dan een selfservice tool voor je onderneming. Op die manier kunnen je medewerkers aan de hand van vooraf ingestelde tellers zelf hun vakantiedagen inplannen en hun saldo opvolgen. Daarnaast is er ook een rechtstreekse link naar de payroll, wat een efficiënte verwerking ten goede komt.
Vervangingsfeestdagen 2023
Als een feestdag samenvalt met een inactiviteitsdag binnen de onderneming, moet deze feestdag vervangen worden door een andere dag. Voor 2023 vallen er 2 feestdagen in het weekend:
- Nieuwjaar (zondag 1 januari 2023)
- Wapenstilstand (zaterdag 11 november 2023)
Concreet betekent dit dat, als er in je onderneming op zaterdag en zondag niet gewerkt wordt, er 2 vervangingsfeestdagen voorzien moeten worden.
Wanneer kunnen deze vervangingsfeestdagen worden opgenomen? Dat hangt enerzijds af van een eventuele beslissing van het paritaire comité waarin je onderneming zich bevindt. Check dit dus altijd eerst!
Is er niets vastgelegd in het paritair comité? Dan kan je als onderneming bepalen of je de vervangingsfeestdagen al dan niet collectief wil vastleggen (check hierbij zeker eerst wat vastgelegd is in jouw arbeidsreglement):
- Wil je vervangingsfeestdagen collectief vastleggen? Dan moet je ze uiterlijk 15 december 2022 meedelen aan je medewerkers.
- Mogen je medewerkers de vervangingsfeestdag zelf individueel inplannen op een moment naar keuze? Dan moet je dit ook vastleggen en meedelen aan je medewerkers op uiterlijk 15 december 2022.
- Leg je geen vervangingsfeestdagen vast vóór 15 december 2022? Dan wordt de vervangingsfeestdag in principe opgenomen op de eerstvolgende activiteitsdag binnen de onderneming.
2. Loonverwerking
Uitbetaling eindejaarspremie
Als er een eindejaarspremie wordt toegekend in de onderneming, is het vaak in november of december tijd voor de uitbetaling ervan. Zijn er medewerkers doorheen het jaar in dienst gekomen, uit dienst gegaan, deeltijds beginnen werken of hebben ze onbetaalde vakantiedagen genomen? Ga dan zeker de regeling in je paritair comité (of je onderneming) na zodat je, in samenwerking met je sociaal secretariaat, een correcte verwerking kan garanderen.
Decemberafrekening voor deeltijdse medewerkers
Is een van je medewerkers in 2021 of 2022 minder gaan werken? Dan moeten in december 2022 de verloren vakantierechten uitbetaald worden (“decemberafrekening”). De medewerker heeft immers een saldo opgebouwd aan vakantierechten dat hij niet volledig kan opnemen. Dit komt omdat het aantal vakantiedagen dat een medewerker daadwerkelijk kan opnemen beperkt wordt volgens het nieuwe werkregime.
Terugbetaalde kosten op de fiscale fiches
Sinds 2022 moeten de kosten eigen aan de werkgever ook vermeld worden op de fiscale fiches van de medewerkers. Concreet gaat dit over de kosten die je als werkgever zelf moet dragen en dus ook terugbetaalt aan jouw medewerker.
Hoe zorg je voor een correcte verwerking?
- Betaal je de kosten terug via de maandelijkse loonverwerking? Dan zal het sociaal secretariaat ze automatisch mee opnemen in de fiscale fiches van je medewerkers. Let er natuurlijk wel op dat de kosten correct (d.w.z. onder de juiste code) opgenomen zijn in de loonverwerking.
- Betaal je de kosten terug via onkostennota’s? Dan zal je in december de bedragen van de terugbetaalde kosten nog moeten doorgeven aan je sociaal secretariaat, zodoende ze die mee kunnen opnemen in de fiscale fiches. Stem in dat geval zeker tijdig met hen af op welke manier je die bedragen mag aanleveren.
3. Voorbereiding remuneratie & budgettering 2023
Indexprognose
De indexcijfers die van toepassing zijn op je onderneming zijn afhankelijk van je sector. Ga dus zeker de prognoses van je paritair comité na, zodat je hiermee rekening kan houden voor je budget personeelskost voor 2023.
Tip: de index is doorgaans pas definitief in januari. Communiceer dus pas begin 2023 de definitieve index aan je medewerkers.
Benchmark
De start van het nieuwe kalenderjaar is ook het ideale moment om je verloningsbeleid grondig onder de loep te nemen. Wil je nagaan of je je medewerkers marktconform verloont? Dit kan je onderzoeken aan de hand van een benchmark, een oefening die je best jaarlijks opnieuw uitvoert op basis van de nieuwe marktcijfers.
Tip: wil je je huidige lonen benchmarken? Wil je je verloningsbeleid onder de loep nemen of verder uitbouwen? Wil je bekijken of er andere mogelijkheden zijn naast een bruto loonopslag? Onze HR Advisors helpen je met plezier verder!
4. Personeelsgeschenken
Consumptiecheques
Heb je vorig jaar consumptiecheques toegekend aan je medewerkers? Houd rekening met de vervaldatum 31 december 2022. Stuur dus zeker een reminder naar je medewerkers om hun consumptiecheques tijdig op te gebruiken.
Eindejaarsgeschenken
Het einde van het jaar staat doorgaans in het teken van geschenken. Wil je graag een eindejaarsgeschenk geven aan je medewerkers? Houd dan voor je collectief geschenk rekening met het maximumbedrag van € 40 (incl. btw) per medewerker. Wanneer aan deze voorwaarde is voldaan is het geschenk 100% fiscaal aftrekbaar en vrijgesteld van RSZ.
Het maximumbedrag van € 40 geldt per kalenderjaar (dus voor zowel nieuwjaar, kerstmis, sinterklaas en verjaardag). Goed om weten is dat voor medewerkers met kinderen het drempelbedrag wordt verhoogd met € 40/ kind ten laste (geeft ruimte voor bv. een extra cadeautje voor Sinterklaas).
Tip: ga, naast de typische geschenken, eens voor een origineler geschenk (bijvoorbeeld lokale producten)!
5. Fleet
Rijden je medewerkers met een bedrijfswagen en zijn er winterbanden voorzien in het contract? Stuur dan een kleine reminder naar de medewerkers dat ze tijdig een afspraak maken voor de wissel van zomerbanden naar winterbanden.
Heb je hier bijkomende vragen over of heb je nood aan een proactieve partner voor je HR-beleid en/of payroll en personeelsadministratie? Onze HR Advisors staan voor je klaar om dit werk uit je handen te nemen!
.jpg)
