Project management, wat en waarom? Met CFO Services helpen we onze klanten te groeien door het optimaliseren van hun processen of door het opzetten van een efficiënte en intuïtieve managementrapportering. Sterk project management is een belangrijk aspect van het succes van zo’n implementatie.
Een project is een in de tijd en middelen begrensde activiteit om iets nieuws te creëren. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd. Het begrensde karakter van tijd en middelen en de intensieve samenwerking gedurende het project maken een duidelijke methode onontbeerlijk. Enter project management.
Methodologie project management
Een van de bekendste project management methodes is PMBoK, wat de basis vormt van de project aanpak binnen VGD. Deze methode ontstond in de jaren 60 van de vorige eeuw en kent zijn oorsprong in onder andere de luchtvaart. Het is een erg uitgebreide, gedetailleerd uitgewerkte methode die onder andere gebruikt wordt om straaljagers te ontwikkelen.
Merk op dat er sinds PMBoK al vele innovaties gedaan zijn die beter inspelen op de dynamiek van een software implementatie, zoals agile scrum. Het zou ons hier te ver leiden om uiteen te zetten hoe we de principes van deze methode precies toepassen binnen CFO Services.
Kort gezegd zijn vooral het iteratief opleveren van subsets van de scope en het doorlopend testen van de applicatie belangrijke aspecten van agile scrum die we toepassen. Hierbij neemt de klant de rollen van product owner en tester op zich. En is de project manager een soort praktisch ingestelde scrum master die naast het uitwerken van bepaalde technische aspecten van de implementatie ook de verschillende partijen bij de les houdt: leverancier, klant, teamleden binnen VGD.
Stem de wederzijdse verwachtingen goed af
We werken binnen VGD met een selectie van PMBoK tools en templates aangevuld met inzichten uit agile scrum. We waken er echter wel voor dat alle aspecten van een project behandeld worden, hoe summier ook. De ervaring leert immers dat wanneer er over een bepaald aspect van een project niet expliciet gecommuniceerd wordt, er onuitgesproken vooronderstellingen ontstaan rond dit aspect.
Impliciete assumpties creëren mogelijk foute verwachtingen en vormen een risico in het project. De meeste conflicten in een project zijn op te vangen door een open communicatie. Naast regelmatige status meetings met bijhorend verslag, doen we beroep op enkele templates die we voor elk project opmaken. Zo zijn er het projectcharter, de roadmap, een lijst van de risico’s, een RACI-matrix met stakeholders en verantwoordelijkheden en het communicatieplan.
Hoe pakken we het aan?
Wat willen we realiseren tegen wanneer? Hoeveel mag het kosten? Hoe zal het project in de bestaande organisatie geïntegreerd worden? Hoe grondig zal de oplossing getest worden? Hoe een project vorm krijg is altijd een samenspel van verschillende factoren: scope, tijdslijn, budget, integratie en kwaliteit. Als het budget en de timing krimpen, kan de scope niet gelijk blijven. Als een project later start dan gepland, maar de deadline en het budget blijven dezelfde, dan zal de oplossing waarschijnlijk minder goed doorgetest zijn wat de kwaliteit niet ten goed komt.
Structuur brengt rust bij project management
Op een project werkt een team erg gedreven en intensief samen aan een succesvolle oplevering. Dit maakt dat deze mensen zich erg betrokken voelen bij het verloop van het project. Dit is een goede zaak, want het zorgt ervoor dat ze gemotiveerd en resultaatgericht aan het werk gaan.
Wanneer dingen toch dreigen mis te lopen kan dit soms hard aankomen en halen de emoties de bovenhand. Dan is het belangrijk om snel rust te brengen zonder het hele project in gevaar te brengen. Dit kan door snel maar diplomatisch te communiceren. Hierbij moet je kunnen terugvallen op een collectie van gedocumenteerde stappen die gevolgd werden in de loop van het project om na te gaan welke keuzes er gemaakt werden en welke volgende stappen er nodig zijn om terug in de juiste richting te gaan.
Als je op dat moment nog moet starten met het oplijsten van de cruciale beslissingen, of van de openstaande taken van de verschillende teamleden neemt dit kostbare tijd in beslag. Hoe langer het duurt dat je kan communiceren over de stand van zaken en het plan van aanpak, hoe groter het risico op een vertrouwensbreuk. Zorg dus dat je een goede structuur hebt waarin je tijdens het project cruciale informatie en een takenlijst bijhoudt.
Verzeker je van succes
Op een offerte wordt er typisch van uit gegaan dat zo’n 11% à 17% van het budget naar project management zal gaan. In een goed gemanaged project is het project management nagenoeg onzichtbaar. Als alles loopt zoals verwacht zijn de wederzijdse verwachtingen duidelijk en wordt de scope gerealiseerd binnen de vooropgestelde timing en budget. In zo’n geval is het moeilijk de meerwaarde van het project management naar waarde te schatten. Bekijk project management dan als een verzekering: je hoop het niet nodig te hebben, maar wanneer dingen mis beginnen te lopen ben je blij dat het er is.
