Wie het al doormaakte zal het beamen: migreren van boekhoudpakket is meestal geen wandeling in het park. Bij familiebedrijf De Vlieger uit het Oost-Vlaamse Zele was het vorig jaar plots van moetens, toen bleek dat hun bestaande software niet ondersteund werd door Windows 10. Samen met de experts van VGD CFO services is het boekhoudteam de klus aan het klaren. Operationeel directeur Olivier Opsomer: “We zijn een nieuw tijdperk ingestapt.”
Met in totaal zeven vennootschappen – waarvan De Vlieger R&Cie, Anrob en Greentraders de grootste zijn – is de familie De Vlieger actief in onder meer veegwerken, afvalverwerking, rioolreiniging, aanleg en onderhoud van openbaar groen en het kweken van bomen.
Het boekhoudpakket van de firma had al flink wat jaren op de teller: “Het deed nog perfect zijn werk, maar eerlijk gezegd was het in alle opzichten wat verouderd”, vertelt operationeel directeur Olivier Opsomer. “Zo stond de software nog op een cd-rommetje, updates waren er niet meer en qua functionaliteiten waren we beperkt.”
Geen duur maatwerk, maar basispakket
Na de omschakeling naar Windows 10 kon het familiebedrijf plots niet anders dan vernieuwen, want het pakket werd niet langer ondersteund. Toch wilden ze niet over een nacht ijs gaan. Olivier Opsomer: “De collega’s van de boekhouding stelden een wishlist samen van functionaliteiten en onderzochten pakketten die daar mogelijk aan beantwoorden. Ook legden ze hun oor te luisteren bij onze accountancypartner VGD. Zij konden ons misschien bepaalde programma’s adviseren of net afraden.”
Diego Van de Voorde van VGD CFO services kwam langs bij De Vlieger om alle noden en wensen gedetailleerd in kaart te brengen. Olivier Opsomer: “Wij wilden geen duur pakket op maat met allerhande toeters en bellen. We keken uit naar een robuuste basissoftware die we op termijn nog kunnen opschalen met extra functionaliteiten.”
“We keken uit naar een robuuste basissoftware die we op termijn nog kunnen opschalen met extra modules.”
– Olivier Opsomer, operationeel directeur De Vlieger
Advies van een vertrouwenspartner
“VGD suggereerde Exact Online, omdat dit pakket voldoet aan onze huidige behoeften. Maar ook omdat het perfect uitbreidbaar is met bijkomende modules of gekoppelde third party-apps wanneer er in de toekomst nieuwe noden ontstaan. Ook VGD Accountancy werkt meestal via Exact Online. Na nog wat wikken en wegen besloten we om op dat advies in te gaan. Het zou immers een win-win zijn: het team van CFO services zou ons begeleiden bij de implementatie en ingebruikname, en vervolgens data aangeleverd krijgen in een voor hen vertrouwd format.”
In grote ondernemingen verloopt het keuzeproces voor een softwarepakket anders, weet de operationaal directeur uit ervaring: “Klassiek nodigt een interne werkgroep met specialisten een aantal softwarehuizen uit. Alle pro’s en contra’s worden opgelijst, waarna de werkgroep de knoop doorhakt. In een kmo heb je daar de resources niet voor. Dus moet je je omringen met partners die je kan vertrouwen.”
“Als kmo moet je je omringen met partners die je kan vertrouwen.”
– Olivier Opsomer, operationeel directeur De Vlieger
Vlotte samenwerking tijdens uitrol
De Vlieger R&Cie en Anrob, de twee firma’s die hun boekjaar op 31 december afsluiten, beten de spits af met Exact Online. Begin oktober werden alle klanten- en leveranciersdata uit het oude systeem getrokken, waarna het team bij VGD alles inlas in het nieuwe.
Olivier Opsomer: “Bij momenten was het overzetten van al die data een hele uitdaging. Gelukkig konden de collega’s met al hun issues terecht bij de specialisten van VGD. In onderling overleg werkten ze dan een pragmatische oplossing uit. Het laatste kwartaal van 2019 bleven we parallel in het oude systeem boeken, zodat we het lopende boekjaar nog daarin konden afsluiten.”
“Kosten kunnen we makkelijk toewijzen aan kostenplaatsen. Zo evolueren we naar een analytische boekhouding.” – Olivier Opsomer, operationeel directeur De Vlieger
Meer tijd voor analyse en interpretatie
De meerwaarde van Exact Online werd al snel duidelijk. Olivier Opsomer: “Eerst en vooral is het een onlinetoepassing, wat tijd- en plaatsonafhankelijk werken toelaat. De interface is hedendaags en overzichtelijk, en de ontelbare codes ruimden plaats voor een intuïtieve zoekfunctie op naam, rekeningnummer enzovoort. Kosten kunnen we makkelijk toewijzen aan kostenplaatsen. Zo evolueren we naar een analytische boekhouding.”
“Op termijn zullen we veel minder bezig zijn met inputwerk en andere manuele handelingen. Die vrijgekomen tijd kunnen we investeren in financiële opvolging enerzijds en analyse en interpretatie anderzijds. Daarbovenop bevat Exact Online een aantal handige functionaliteiten die we op termijn zullen loslaten op de organisatie, zoals een digitaal goedkeuringssysteem voor kosten. Maar daar is geen haast bij, eerst willen we het pakket ook in onze andere firma’s lanceren.”
Over de samenwerking met CFO services heeft de operationeel directeur alleen maar lof: “VGD kent niet alleen onze noden op het vlak van boekhouding, maar weet ook perfect waar de gevoeligheden liggen binnen een kmo. Ze zijn helemaal thuis in de wereld van familiale ondernemingen. Met Exact Online zijn wij een nieuw tijdperk ingestapt.”
Wil je je finance-afdeling futureproof maken, maar weet je niet goed hoe eraan te beginnen?
In ons bondige maar concrete e-book tonen we je hoe je in 8 stappen een functionele managementrapportering opzet – en hoe belangrijk een cloudgebaseerde rapporteringstool daarbij is.
