Vivaldis Interim is een belangrijke nichespeler op de uitzendmarkt. Na de overname van een Duitse groep van interimkantoren moesten ook de bedrijfsprocessen meegroeien. VGD CFO Services bood hen de begeleiding en ervaring om de financiële rapportering te optimaliseren.
Naar een uniforme, betrouwbare en snelle financiële rapportering
"Door onze voortdurende groei waren bepaalde systemen niet meer toereikend voor een organisatie van onze grootte,” verklaart Walter Deprins, Group CFO bij Vivaldis. “Door de verschillende nieuwe vennootschappen en holdings in onze groep werd het financiële luik complexer met verschillende boekhoudpakketten, nieuwe systemen en legacy systemen. Hierdoor werd snel gekozen voor BrightAnalytics om de financiële en operationele data uit deze verschillende systemen op een geautomatiseerde en uniform wijze om te zetten in een betrouwbare rapportering.”
De professionalisering van de financiële afdeling ging nog verder. Tot voor kort besteedde Vivaldis de consolidatie van de cijfers uit aan een externe organisatie. Aangezien dit een arbeidsintensieve oefening is, werd er slechts éénmaal per jaar geconsolideerd. Veel te weinig om snel te kunnen schakelen en beslissingen te nemen. Vivaldis wilde meer ownership over deze financiële processen.
VGD als ervaren partner
“We zochten een partner met een doorgedreven financiële en structurele kennis”, vertelt Walter Deprins verder. “Een partner die onze taal sprak en die ervaring had met management- en statutaire rapportering. BrightAnalytics raadde VGD aan.”
Sandra Van Bosch, adviseur CFO Services bij VGD: “Vivaldis wilde maandelijks consolideren. Daarvoor moesten we op zoek naar een manier om die consolidaties te automatiseren en sneller te laten verlopen. Zeker voor de intercompany eliminations, het meest arbeidsintensieve deel, was het belangrijk dat de rapportering sneller gebeurde. Samen met Vivaldis hebben we die automatisering uitgewerkt en de rapporten verfijnd. Zo kunnen ze nu sneller de cijfers analyseren en interpreteren.”
Het uitbouwen van de juiste meetinstrumenten voor strategische beslissingen
Uit deze maandelijkse consolidaties kwam dan ook de verdere vraag naar een duidelijk en uniform beeld op de cashflow van de Vivaldis Group.
Walter Deprins: “In onze sector moet je goed kunnen voorspellen. De interimsector voelt altijd als een van de eersten de tendensen in de markt. Positieve tendensen, maar ook negatieve. We hebben dus goede meetinstrumenten nodig om belangrijke strategische beslissingen te kunnen nemen over bijvoorbeeld investeringen. In een mature organisatie als de onze moeten echt we kort op de bal spelen. Dankzij een cash forecast die snel en betrouwbaar aangeleverd wordt, kunnen we dat.”
De start van verdere optimalisatie
De maandelijkse consolidatie zorgde ervoor dat Vivaldis ook andere bedrijfprocessen wilde herbekijken. “Het zorgt er dan ook af en toe voor dat je werk voor 70% klaar is, maar dat je voor die volgende 30% toch even de voorgaande processen in vraag moet stellen en kijken of deze niet beter kunnen”, verduidelijkt Walter Deprins.
Sandra Van Bosch: “We werkten nauw samen met Walter en zijn collega’s. Zo konden we snel verbeteringen doorvoeren en quick wins realiseren in bepaalde processen. De basisvragen die we onszelf stelden, waren altijd dezelfde: ‘Met welke informatie kunnen aandeelhouders en management de strategie en prestaties van Vivaldis beoordelen? En wat is de efficiëntste manier om die informatie te krijgen?’”
“De ervaring die VGD heeft in deze materie was voor ons een van de meest cruciale elementen van de samenwerking,” besluit Walter Deprins. “De adviseurs van VGD CFO Services dachten mee met ons en stelden samen met ons de juiste vragen. Dankzij hun begeleiding konden we zeer snel schakelen en actieplannen opstellen.”
Wil je meer weten over het opzetten van een geautomatiseerde realtime managementrapportering? Onze adviseurs CFO Services hebben een volledig stappenplan uitgetekend in een helder e-book.
.jpg?width=680&name=Vivaldis%204_bewerkt_square%20(1).jpg "Vivaldis 4_bewerkt_square (1)")
