Winst maken is één ding. Begrijpen waar je winst maakt en waar geld onnodig wegstroomt? Dat is pure bedrijfsvoering. Een Activity-Based Costingmodel zorgt ervoor dat je duidelijk inzicht krijgt in je kosten en die juist kan optimaliseren.
Wacht jij op je jaarrekening om te weten of je winstgevend bent?
Veel ondernemers krijgen pas inzicht in hun omzet, winst en kosten wanneer de jaarrekening binnen is. Op dat moment is het echter te laat om nog bij te sturen. Je kosten zijn intussen misschien al maanden aan het stijgen en je winstmarge is bijgevolg al drastisch verlaagd.
Maandelijks of op kwartaalbasis rapporteren is al een welkome verbetering, maar ook daar moet een kritische kanttekening bij gezet worden. Als deze rapportage is opgebouwd zoals je jaarrekening, dan krijg je nog steeds geen gedetailleerd inzicht, omdat ze focust op de totalen per boekhoudkundige rubriek. De marges van afzonderlijke processen, producten of diensten blijven dan een mysterie. Je ziet dan misschien dat de totale marge daalt, maar niet waar of waarom.
Een duidelijk onderliggend kostenmodel op maat van je onderneming verandert dat. Het geeft je een helder zicht op je kostenstructuur, je winstmarges én waar je moet ingrijpen. Zo begrijp je diepgaand of je prijszetting voor een product of dienst voldoende is om de kosten ervan te dekken. Geen buikgevoel, maar onderbouwde beslissingen – van prijszetting en investeringen tot het herbekijken van je productaanbod.
Waarom je meer nodig hebt dan je jaarrekening
Klassieke financiële rapportering zoals een jaarrekening toont enkel wat er gebeurd is. Maar als je echt wil sturen, wil je weten:
- welke producten of diensten het meest rendabel zijn.
- welke afdelingen bijdragen aan je winst en welke vooral geld kosten.
- waar er ruimte is voor efficiëntie.
- welke verkooptarieven kostendekkend zijn voor welke volumes.
Die inzichten zijn cruciaal voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering. En om tot die inzichten te komen, heb je een kostenmodel nodig dat meegroeit met je onderneming.
Welke kosten zitten er in een kostenmodel?
Een kostenmodel is opgebouwd rond twee dimensies:
- De herkomst of aard van de kost.
- Het gedrag van de kost.
Simpel gezegd beantwoorden die dimensies volgende vragen:
- Waar komen je kosten vandaan? Welke structuur zit er achterliggend?
- Hoe wijs je die correct toe aan de juiste producten, klanten of projecten?
Bij de eerste dimensie bekijken we in welke mate je kosten kunnen worden toegewezen aan producten of diensten:
- Directe kosten zijn kosten die je kan toeschrijven aan één specifiek project, product of dienst.
- Indirecte kosten of overheadkosten zijn algemene kosten die verspreid zijn over je hele organisatie.
Bij de tweede dimensie houden we rekening met het gedrag van de kosten tegenover je kostenobject:
- Vaste kosten (bv. huur, licenties) zijn kosten die je sowieso maakt, ook als je even niets verkoopt of produceert. Deze kan je dus niet rechtstreeks toewijzen aan een kostenobject.
- Variabele kosten (bv. grondstoffen, transport) stijgen of dalen mee met je omzet. Deze zijn dus rechtstreeks gelinkt aan je kostenobject en kunnen we dus ook op die manier toewijzen aan kostenobjecten.
Activity-Based Costing: cruciaal inzicht in je kosten
Een Activity-Based Costingmodel (ABC-model) zorgt voor een helder, diepgaand overzicht van je verschillende kosten door ze te linken aan je activiteiten. Hierbij kijken we, op basis van je historische cijfers, welke activiteiten nodig zijn voor het maken of leveren van een kostenobject: het uiteindelijke product, project of dienst waarvoor je de werkelijke kostprijs wil bepalen.
Via kostendrijvers (arbeidsuren, aantal kilometer verplaatsing, aantal gerechten, enz.) bepalen we in welke mate elk kostenobject die activiteiten gebruikt. Zo krijg jij een helder inzicht in:
- waar de kosten ontstaan.
- hoe groot de winstmarge is.
- waar je moet bijsturen.
Activity-Based Costing in de praktijk
Stel: je runt een restaurant met drie verschillende vormen van dienstverlening (kostenobjecten). Klanten kunnen ter plaatse komen eten, maaltijden afhalen of een levering aan huis bestellen. Je wil weten wat elk van die drie diensten je werkelijk kost én waar de grootste marge zit.
Met een ABC-model breng je eerst je activiteiten in kaart: denk aan bestellingen opnemen, gerechten bereiden, bediening in de zaal, verpakken van maaltijden, enz. Voor elk van die activiteiten bekijk je vervolgens wat de kosten aanstuurt – de zogenaamde kostendrijvers. Zo is het aantal arbeidsuren in de keuken een belangrijke driver voor de activiteit ‘bereiden van gerechten’, terwijl het aantal gereden kilometers bepalend is voor de transportkost van leveringen. De activiteit ‘bediening’ wordt vooral gestuurd door het aantal tafels of klanten ter plaatse, terwijl het aantal verpakkingen de kosten van afhaal en levering beïnvloedt.
Stel dat je merkt dat kostenobjecten zoals de transportkosten en tijdsinvestering voor leveringen veel hoger liggen dan bij afhaalmaaltijden, maar je dezelfde prijs aanrekent voor beide. Dan toont het ABC-model je objectief dat leveringen minder marge opleveren – of misschien zelfs verlieslatend zijn. Afhaalmaaltijden vereisen minder personeel en geen transport, waardoor hun kostenstructuur eenvoudiger en vaak goedkoper is. Daardoor kunnen ze, bij gelijkaardige verkoopprijzen, een hogere marge opleveren dan leveringen. Ook de zaalservice kan verrassingen opleveren: misschien nemen die klanten meer drank of dessert, waardoor de totale besteding hoger ligt – maar tegelijk is er ook meer bediening, afwas en poetswerk nodig.
Met deze inzichten kun je strategische keuzes maken: bijvoorbeeld je leveringsprijs herbekijken, meer promoten op afhaalformules, of extra kosten inrekenen voor bestellingen onder een bepaald bedrag. Het belangrijkste is: je baseert je beslissingen niet langer op buikgevoel of gemiddelden, maar op reële, activiteitgestuurde cijfers. Zo weet je exact waar je verdient – en waar niet.
De voordelen van Activity-Based Costing vs. andere modellen
Het grote voordeel van het ABC-model is de diepgang en precisie waarmee je kosten kan gaan berekenen. Stel dat je een productiebedrijf bent, dan zal het ABC-model de kost van de bouw van één gespecialiseerde eenheid precies kunnen bepalen door te kijken naar bv. aantal gereden kilometers, bedieningskosten, maaltijdverpakkingen, enz.
Dit is diepgaander dan andere kostenmodellen, zoals Direct Costing. Deze methode houdt enkel rekening met de variabele kosten per product of dienst. Vaste kosten zoals de huur van je fabriek of vaste loonkosten worden hierbij niet doorgerekend in de kostprijs, wat het model minder geschikt maakt voor langetermijnbeslissingen.
Ook het Full Costing-model biedt in vergelijking weinig precisie. Deze methode houdt wel rekening met vaste kosten, maar verdeelt ze meestal via generieke verdeelsleutels zoals omzet of directe werkuren. Daardoor ontstaat een minder realistisch beeld van de werkelijke kost, vooral als je activiteitenstructuur complex is.
Voortschrijdend inzicht in je kosten
Een kostenmodel is niet in steen gebeiteld. Hoe langer je het gebruikt, hoe meer data er is om mee te werken en hoe accurater het dus wordt.
Om ervoor te zorgen dat je kostenmodel accuraat blijft, zorgen we dan ook voor regelmatige updates via een absorptierapport. Zo’n absorptierapport is een vergelijking tussen je model en je werkelijke boekhouding. Zo kan je afwijkingen bijsturen en je inzichten scherp houden. Daarbij kijken we ook naar de impact op je vooropgestelde budget. Zo kan jij data uit het verleden combineren met het huidige budget om je verkooptarieven actueel te houden. Op die manier is Finance een belangrijke business partner: niet enkel overkoepelend, maar ook specifiek richting je salesorganisatie.
Wil je ook beter onderbouwde beslissingen nemen? Neem dan zeker contact op met ons CFO Services-team. Ze helpen je niet alleen met een kostenmodel op maat, maar zorgen er ook voor dat het blijft aansluiten op je bedrijfsvoering. Zo heb jij altijd de inzichten die je nodig hebt om strategischer te ondernemen.
