Om de continuïteit en solvabiliteit van je onderneming te beschermen, ben je als bestuurder verplicht om de alarmbelprocedure toe te passen wanneer het vennootschapsrecht dat voorschrijft. Deze procedure zorgt ervoor dat je tijdig kan ingrijpen wanneer het dreigt mis te lopen. Niet zomaar een formaliteit dus, maar hoe pas je die toe? En hoe zet je je onderneming weer op de juiste rails?
De alarmbelprocedure verplicht het bestuursorgaan om voortdurend waakzaam te blijven over de financiële gezondheid van de vennootschap. Bij tekenen van (ernstige) financiële moeilijkheden verplicht de procedure het bestuursorgaan om de volgende acties te ondernemen:
Het doel van de procedure is niet alleen om het voortbestaan van je vennootschap te waarborgen, maar ook om je aandeelhouders te informeren en de belangen van je schuldeisers te beschermen.
De alarmbelprocedure is verplicht voor een BV (besloten vennootschap), een CV (coöperatieve vennootschap) en een NV (naamloze vennootschap) en treedt in werking wanneer bepaalde drempels bereikt worden. Sinds de invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zijn zowel de BV als de CV ‘kapitaalloze’ vennootschappen geworden. Hierdoor verschillen de toepassingsdrempels van de alarmbelprocedure enigzins van die voor de naamloze vennootschap, die wel nog een kapitaal heeft.
Het netto-actief
Cruciaal om de alarmbelprocedure toe te passen is de status van het netto-actief van je onderneming. Vennootschapsrechtelijk is dit het totaalbedrag van de activa, min de voorzieningen, de schulden, de nog niet afgeschreven bedragen van de oprichtings- en uitbreidingskosten en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling.
Besloten vennootschap en coöperatieve vennootschap
Het bestuursorgaan van een BV en een CV moet de alarmbel luiden wanneer (i) het netto-actief negatief is geworden of dreigt te worden (de balanstest), of (ii) als het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer vanzelfsprekend is dat je vennootschap, volgens redelijk te verwachten ontwikkelingen, in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden (de liquiditeitstest).
Naamloze vennootschap
Het bestuursorgaan van een NV moet de alarmbel luiden wanneer het netto-actief gedaald is tot minder dan de helft van het kapitaal van je vennootschap. Opgelet: als het netto-actief daalt tot onder € 61 500 (het wettelijk minimumkapitaal) zal elke belanghebbende (bv. schuldeisers) of het openbaar ministerie de ontbinding van je vennootschap voor de rechtbank kunnen vorderen.
Wanneer een van de hierboven vermelde drempels bereikt wordt, ben je als bestuursorgaan verplicht om de algemene vergadering bijeen te roepen. Deze algemene vergadering moet samenkomen binnen een termijn van twee maanden nadat het bestuursorgaan heeft vastgesteld of had moeten vaststellen dat de drempels overschreden werden.
In de agenda van de oproeping moet je bovendien aangeven of je de ontbinding of de verderzetting van de vennootschap voorstelt. In dat laatste geval moet je – als bestuursorgaan - in een bijzonder verslag uiteenzetten welke herstelmaatregelen worden voorgesteld om de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren. Denk daarbij aan het schrappen van minder rendabele activiteiten, het aantrekken van externe investeerders, kostenbesparende maatregelen nemen, enz.
Als je de alarmbelprocedure niet correct naleeft, word je blootgesteld aan een mogelijke bestuurdersaansprakelijkheid. De wetgeving voorziet hier zelfs in een verstrengde aansprakelijkheid. Er bestaat namelijk een wettelijk vermoeden dat alle door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, voortvloeit uit het niet correct oproepen van de algemene vergadering. Een derde partij zal dus niet moeten bewijzen dat de schade die hij of zij geleden heeft voortvloeit uit de incorrecte naleving van de alarmbelprocedure. Het is aan jouw onderneming om aan te tonen dat dat niet zo is.
De alarmbelprocedure is dus een essentieel waarschuwingsinstrument dat bestuurders niet alleen aanzet tot tijdig handelen in geval van (mogelijke) financiële moeilijkheden, maar er ook voor zorgt dat aandeelhouders op tijd geïnformeerd worden en schuldeisers beschermd worden. Door de procedure correct te volgen krijgt je vennootschap de kans om maatregelen te nemen vóór het te laat is, en kan je als bestuurder je aansprakelijkheid beperken. Een proactieve houding en nauwkeurige opvolging van de financiële toestand van je vennootschap zijn immers cruciaal voor een gezond en verantwoord bestuur.
Ben je zelf nog op zoek naar een partner die samen met jou de financiële toestand van je vennootschap nauwkeurig in de gaten houdt en accuraat opvolgt en die je bijstaat bij het uitvoeren van de nodige testen? Neem dan zeker contact op met onze Legal-experten!