VGD blikt terug op succesvolle digitalisering: "Open communiceren en je team betrekken is de helft van het werk"
In 2013 startten we met een volledige digitalisering van de werkprocessen. Om sneller te kunnen werken, klaar te zijn voor de toekomst, en tot een uniforme werkwijze te komen.
In deze blog getuigen de vorig jaar benoemde VGD-vennoten Bart Roose, An Peeters en Kris Peerlinck over de succesvolle digitaletransformatie binnen VGD en blikken ze terug op wat ze uit het omgooien van de werkwijze van een volledige organisatie geleerd hebben. En ook de klanten van VGD varen er wel bij: “Onze klanten willen vooral weten waar ze staan met hun financiën, en wat dit betekent voor hun business. Er kruipt voortaan minder tijd in het inputproces, waardoor we ons ten volle kunnen focussen op advies – dat vandaag meer dan ooit de werkelijke toegevoegde waarde van accountants uitmaakt.“
In onze vorige werkwijze werden we geconfronteerd met heel wat routinewerk: bijvoorbeeld documenten inscannen en in de juiste mapjes plaatsen, of Excel-bestanden voorbereiden voor analyses en rapportages. Dit soort taken worden ook wel “busy work” genoemd: routinewerk dat veel werkuren in beslag neemt, maar weinig toegevoegde waarde oplevert. Hier bestond in de organisatie wel wat frustratie over.
Bovendien is het inputproces, dat voordien handmatig gebeurde, niet van toegevoegde waarde voor de klant.Klanten zien enkel het resultaat, en stellen zich ook (terecht) enkel die vraag: wat is de stand van zaken van mijn financiën en wat betekent dat voor mijn business? Net dat is de toegevoegde waarde die wij bieden, en daar moeten we ook het gros van onze tijd aan kunnen spenderen.
Daarbij komt nog dat er tussen verschillende kantoren wel globaal min of meer op dezelfde manier gerapporteerd werd, maar er toch verschillen waren wat betreft bepaalde details, zoals extra overzichten die al dan niet werden opgemaakt. De digitalisering zou dit allemaal uniformeren.
Een goede voorbereiding is het halve werk
In 2013 gingen we ermee van start. De eerste stap, en meteen ook een belangrijk deel van het werk is een analyse van je eigen processen. Dit bepaalt welke software je zal kiezen. Hiervoor moet je zeker voldoende tijd nemen: we hebben af en toe het geweer van schouder moeten veranderen, omdat we na uitgebreid testen ondervonden dat het pakket toch niet deed wat het moest.
Daarbij moet ook gezegd dat het onmogelijk is om een softwarepakket te vinden dat àlles kan. In plaats daarvan rijg je verschillende stukken software aaneen. Het is dus belangrijk dat je door de juiste IT-professionals ondersteund wordt voor het combineren van verschillende oplossingen.
VGD koos voor Exact, met een integratie van Silverfin voor de rapportage. De voornaamste reden om voor Exact te kiezen was voor ons de gebruiksvriendelijkheid, en het feit dat we het een en ander konden personaliseren. Daarnaast is Exact een grote speler, wat als voordeel heeft dat ze veel feedback krijgen van gebruikers en hun oplossing dus constant verbeteren.
Zoeken naar de knop voor de ruitenwissers
Intern zijn we gestart met verschillende werkgroepen. Hierin zaten telkens medewerkers uit onze verschillende kantoren. Het belangrijkste is dat je vanaf het begin een open communicatie voert. Mensen wisten op die manier al vroeg dat er iets zou veranderen.
De eerste keer dat we hierover iets lieten vallen op een teammeeting dateert waarschijnlijk van 2014. En betrek zeker degenen die enthousiast reageren op de verandering bij het proces. Zij zijn de beste ambassadeurs, en zullen er positief over vertellen aan collega’s.
De helft van het werk is dat je change management programma intern wordt gedragen en actief ondersteund is. Het uitrollen zelf nam enkele maanden in beslag: er waren verschillende workshops in de kantoren in kleine groepjes, zodat onze mensen zelf met de software aan de slag konden. Deze werden aangevuld door webinars, die overigens nog steeds te bekijken zijn via ons intranet.
Het invoeren volgde telkens kort na deze workshops, zodat we er meteen mee aan de slag konden. Het belangrijkste bij een lancering van software in een team is dat je de juiste verwachting hebt: het werkt nooit vanaf dag één. De eerste dagen moesten we al onze dossiers terugvinden in het nieuwe systeem, en dat verliep niet altijd zonder kleerscheuren: er werd veel over en weer gelopen en gebeld. Dat was niet altijd leuk.
Maar vergelijk het met een nieuwe auto: de eerste keer dat je erin stapt, vind je ook niet direct hoe je de ruitenwissers aanzet. Dat er aanvankelijk wat frustratie is, is dus niet ongewoon. De succesfactor is dat je iedereen, of het nu medewerkers of klanten zijn, continu kan aantonen dat digitaliseren op de lange termijn de beste oplossing is.
Nu het systeem intern volledig ingeburgerd is, krijgen we vaak te horen: “je hebt gelijk, we spendeerden inderdaad te veel tijd met lijntjes trekken in Excel”. En klanten, zelfs degene waarvan je het minst verwacht, zijn vaak gecharmeerd door wat we ze nu kunnen bieden.
Liever geen dikke map met facturen
De transformatie heeft als voornaamste resultaat dat we nu meer tijd kunnen spenderen aan wat echt telt: klanten inzicht geven in hun financiën en hen adviseren over de koers die ze moeten varen. We hebben meer tijd om de rol van echte business consultants op te nemen. Daarnaast stijgt ook de werkvreugde.
Vooral onze jonge werknemers appreciëren de digitalisering: hen doe je geen plezier door hen een dikke map met facturen en bonnen in hun handen te stoppen. En we rekruteren hierdoor zelfs anders: naast nauwgezette accountancyprofielen, zoeken we nu ook naar creatieve en communicatieve adviseurs.
Klanten reageren alvast positief. Wij dringen hen namelijk geen digitalisering op, maar moedigen hen aan om ook zo veel mogelijk digitaal met ons te werken. Klanten die meer inzicht zullen krijgen in hun cijfers via een interactieve rapportage waar ze bovendien zelf in kunnen rondklikken, ook dat is één van de doelstellingen van onze digitale transformatie.
Digitalisering: ook aan de overheidszijde?
Kortom, we blikken bij VGD toch met enige trots terug op onze digitale transformatie. De volledige migratie heeft slechts enkele maanden geduurd, en levert grote voordelen op voor ons en onze klanten. We kunnen ons nu focussen op wat echt telt: onze klanten adviseren en de weg wijzen door hun financiën.
Het is mooi om te zien dat digital alomtegenwoordig is: verschillende B2B- en B2C-sectoren zijn volledig gedigitaliseerd of werken hieraan. In de toekomst verwachten we dit ook op B2G-vlak (business-to-government): een volledig verbonden en gedigitaliseerde overheid zal het plaatje compleet maken, en de weg openleggen naar nog efficiënter en aangenamer werken via een gecentraliseerd platform.
