Lange tijd werkte VGD met verschillende versies van handleidingen en documenten, die over alle kantoren verspreid waren en op verschillende locaties opgeslagen werden. Omdat het bedrijf ruim 250 medewerkers telt en gevestigd is op 13 locaties in Vlaanderen en in Brussel, is dat niet ideaal. Eén centraal punt dat alle recente en belangrijke documenten verzamelt, was dan ook zeer welkom.
De ICT-manager Philippe Kimpe: “Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt. Bijvoorbeeld in het geval van een herziening van een wetsartikel.”
De vorige kennisbank, Lotus Notes, bleek niet accuraat genoeg. Bovendien werd alle belangrijke informatie via e-mail verspreid. De zoektocht naar een centraal punt waar alle informatiestromen samenkomen, werd opgestart. VGD maakte de keuze om een intranet uit te bouwen op basis van SharePoint met partner Netlease. “We werkten al enkele jaren met Office 365-toepassingen. Dit Office-pakket bevat ook SharePoint, wat interessante oplossingen biedt en tegemoetkomt aan onze bezorgdheden omtrent efficiëntie en nauwkeurigheid.”
Iedereen is altijd mee
Waarom is samenwerking voor VGD zo belangrijk? Philippe vertelt: “We zijn een kennisbedrijf dat diensten verkoopt. Kennis moet altijd juist en accuraat zijn en medewerkers worden continu bijgeschoold. Heldere interne communicatie en gelijkluidende bronnen zijn voor ons essentieel.” Binnen VGD heeft elke medewerker specifieke kennis die bij verschillende cases van pas kan komen. Indien deze kennis onderling niet goed uitgewisseld wordt, kan het zijn dat collega’s niet over de juiste en meest recente gegevens beschikken wanneer ze dit nodig hebben.
“Het objectief is dat iedere medewerker op het juiste moment over dezelfde actuele informatie beschikt.”
Elke medewerker bij VGD is nu vertrouwd met de kennisbank op SharePoint via Office 365. Het intranet wordt via een welkomstpagina automatisch aangeboden zodra medewerkers hun computer hebben opgestart. “Onze medewerkers zijn veel onderweg en bij onze klanten. Het intranet is online beschikbaar. Zo hebben de medewerkers een continue communicatielijn met de VGD thuisbasis.
We posten vakgebonden nieuwsartikelen, maar ook aankondigingen van een geboorte of huwelijk, trainingsvideo’s en teambuilding souvenirs.” Medewerkers delen niet alleen algemene vakkennis en klantgegevens via SharePoint.
Er zijn binnen VGD een aantal werkgroepen actief, zoals HR, Accountancy en Tax. De werkgroepen maken optimaal gebruik van het intranet. Ze hebben er hun eigen stek die ze zelf inrichten en waar ze zelf informatie posten. “Het HR-team heeft een discussieforum in het leven geroepen waarmee ze elke medewerker kunnen bereiken en gesprekken kunnen opzetten.
Ook heeft het team op intranet een personeelshoekje ingericht waar nieuw personeel de belangrijkste informatie vinden voor een goede start bij onze organisatie,” vertelt Philippe. 250 mensen ertoe aanzetten om meteen het nieuwe intranet te gaan gebruiken is een uitdaging.
VGD zette daarom in op videotrainingen en webinars. De trainingen worden gegeven via Skype for Business. “Via webinars wordt uitleg gegeven over de nieuwe SharePoint realisatie en haar toepassingen. De video’s zijn terug te vinden via SharePoint,” vertelt Philippe. Naast deze video-introductietraining maakt VGD volop gebruik van video als communicatiekanaal.
Zo worden presentaties over vakthema’s gegeven door collega’s, die zijn opgenomen op video. Hiermee is het mogelijk om snel kennis te verspreiden en te delen binnen de organisatie.
Beter vergaderen zorgt voor betere samenwerking
“Ook onze onderlinge samenwerking is geoptimaliseerd dankzij Skype. Het levert tijdswinst op, maar ook kwalitatief betere communicatie naar collega’s en onze klanten toe. Iedereen beschikt nu over een mobiel kantoor. Waar ze zich ook bevinden, onze medewerkers kunnen bellen, chatten, bestanden delen, presenteren en video calls opzetten.” Philippe lacht: “Geen gedoe meer met conference calls pincodes, loodzware trolleys met documenten en per ongeluk gedeletet bestanden.”
Met plezier samenwerken
Naast de digitale stappen om beter samen te werken, wordt er bij VGD ook op een meer persoonlijk vlak gewerkt aan een optimale samenwerking. Philippe: “Alle medewerkers worden gestimuleerd om mee te denken vanuit hun eigen ervaringen. Er worden brainstormsessies gehouden waarin iedereen suggesties kan geven met het oog op vernieuwing. Daarnaast organiseren we teambuildingactiviteiten waarmee we onze medewerkers in een informele context met elkaar verbinden.” Philippe vervolgt: “Want plezier op het werk is erg belangrijk!
Investeren in de juiste mensen en in de juiste tools
Wat heeft de toekomst voor VGD nog in petto op het gebied van digitalisering? Philippe: “We zullen nu meer dan ooit blijven inzetten op Office 365. Voorlopig is dit bij ons als hybride oplossing via servers in ons datacenter geïmplementeerd, maar we willen 100% voor de cloud gaan.” Auteur: Microsoft - pulse.microsoft.be
