30 oktober 2020

Efficiënte financiële en operationele rapportering bij Groep Huyzentruyt

Toen Groep Huyzentruyt in 2018 het strategische roer omgooide en zich in plaats van op aannemingen volledig besloot toe te spitsen op projectontwikkeling, hield het bedrijf meteen ook zijn hele manier van werken tegen het licht. Efficiëntie en operationele excellentie kwamen hoog op de agenda te staan, en daarmee ook de nood aan een goede financiële en operationele rapporteringstool. VGD vertaalde de specifieke wensen van het bedrijf naar de professionele oplossing van BrightAnalytics.

We ontmoeten CFO Willem Declercq en zijn collega Dimka Buyse in de voormalige fabriek van Groep Huyzentruyt: vroeger werden hier prefabelementen gemaakt, vandaag huist er een prachtige showroom waar klanten alle materialen kunnen komen kiezen voor hun toekomstige nieuwe woning. “Sinds 2018 spitsen we ons volledig toe op projectontwikkeling”, vertelt Willem enthousiast. “We bouwen betaalbare woningen op eigen gronden, en dat zowel voor investeerders als eigenaars. We vinden het belangrijk dat het bouwproces voor de klanten zo eenvoudig mogelijk is. En we willen hen veel waar voor hun geld bieden.”

 

Wil je ook je finance-afdeling futureproof maken, maar weet je niet goed hoe eraan te beginnen?

In ons bondige maar concrete e-book tonen we je hoe je in 8 stappen een functionele managementrapportering opzet – en hoe belangrijk een cloudgebaseerde rapporteringstool daarbij is. 

Download het e-bookVGD e-book Managementrapportering hoe doe je dat

 

Operationele excellentie voorop

huyzentruyt 2Daartoe heeft Groep Huyzentruyt zijn projectaanpak uiterst efficiënt gemaakt. En daar hoort ook een efficiënte manier van rapporteren bij, zo gaat Willem verder. “Aanvankelijk was er niet alleen weinig rapportering, die werd bovendien ook nog eens helemaal manueel opgemaakt. Met alle nadelen van dien: de rapportering gebeurde laat, waardoor de tijd ontbrak om door de cijfers te gaan. Zag je een verkeerde boeking, dan was het bijna onmogelijk om die nog aan te passen in de lopende rapportering. En omdat elke afdeling een andere manier van rapporteren hanteerde, had ieder zijn eigen waarheid.”


Dat moest anders, want Groep Huyzentruyt wilde operationele excellentie behalen. “We gingen dan ook op zoek naar een goede rapporteringstool. Wat we daarbij vooral belangrijk vonden? Het moest een intuïtieve tool zijn, waarin we konden doorklikken naar de details. De look & feel en het gebruiksgemak stonden voorop. Achter de schermen mogen de cijfers dan wel ingewikkeld zijn, op het scherm mag de gebruiker daar niks van merken. Omdat iedere afdeling op dat moment zijn eigen rapportering – en zijn eigen softwareprogramma’s – had, vonden we het ook belangrijk dat de nieuwe tool de link kon maken met al deze programma’s.”

Complexiteit vertalen naar gebruiksgemak

Groep Huyzentruyt contacteerde aanvankelijk zes leveranciers, maar koos al snel voor een partnership met VGD en BrightAnalytics, zo vertelt ons financial controller Dimka. “We vielen meteen voor het gebruiksgemak en de look & feel van de tool van BrightAnalytics. Standaard zat er al heel wat in van wat we nodig hadden. Maar omdat onze business zo specifiek is en onze voorraadboekhouding complex is, konden we voor de realtime rapportering niet zomaar de gegevens uit de boekhouding halen. Gelukkig zat VGD mee rond de tafel: als specialist in onder meer de implementatie van rapporteringssoftware sloegen ze de brug tussen financiële mensen zoals wij, en de IT-talenten van BrightAnalytics.”


huyzentruyt 3In een functionele analyse vertaalde VGD de complexiteit van Groep Huyzentruyt naar een gebruiksvriendelijke rapportering in BrightAnalytics. “Het was een plus dat er iemand bij was die de complexiteit van het in resultaat nemen van bepaalde zaken kon begrijpen”, zegt Dimka. “Via meerdere gesprekken bracht VGD in kaart wat we nodig hebben om ons bedrijf te sturen, en de afdelingen te voorzien van de gevraagde informatie. Ze tekenden ook voor de queries, ofwel de vragen die aan de database gesteld worden om de cijfers er correct uit te halen. BrightAnalytics zorgde voor de verdere implementatie en de visualisering voor de gebruikers.”


Projectrapportering op maat

Ook al had Groep Huyzentruyt op voorhand al een duidelijk beeld van waar ze met de rapporteringstool naartoe wilden, toch brachten de gesprekken met VGD nog punten aan het licht waar ze niet bij stilgestaan hadden. “Ze namen uitgebreid de tijd om alles tot in de kleinste details te begrijpen”, zegt Willem. “Onze contactpersoon bij VGD was zelfs enkel en alleen met ons project bezig. Zo werden wij verplicht om nog nét een tikkeltje dieper na te denken. Deze tandem met BrightAnalytics was echt onontbeerlijk.” Ook daarna was er continu een positieve wisselwerking tussen VGD, Groep Huyzentruyt en BrightAnalytics. “We losten pijnpunten als team op, hakten samen knopen door, en kregen zo de rapportering op de rails. Binnen de vooropgestelde timing én binnen ons budget. Dat is bij software niet altijd evident, weten we.”


Naast de financiële rapportering, de operationele rapportering en een dashboard met KPI’s werken Groep Huyzentruyt, VGD en BrightAnalytics nu ook nieuwe rapporteringen uit. “Zo zal een projectrapportering meer inzicht geven in onze werking”, legt Dimka uit. “Vroeger maakten we per jaar de som van wat we verdienden over alle projecten heen. Maar projectontwikkelaars willen geen jaarcijfer zien, want projecten lopen over meerdere jaren. Zij willen per project cijfers kunnen bekijken, en dat over de jaren heen. Vroeger konden we hen die niet geven, vandaag is dit wel haalbaar. Daarnaast komt er ook nog een rapport over cashmanagement, eentje voor de budgettering en een ander over de projecten die nog in ontwikkeling zijn. We zijn dus nog wel even zoet.”


Vol ongeduld wachten op méér

Als hij de reacties van de gebruikers vandaag hoort, voelt Willem zich bevestigd in de keuze voor VGD en BrightAnalytics. “Het duurde even vooraleer al onze medewerkers overstag gingen, ze waren immers hun eigen rapportering gewoon en dat is natuurlijk makkelijker dan veranderen naar iets nieuws. Net daarom was gebruiksgemak voor ons zo belangrijk: als mensen merken dat de rapporten juist zijn, alles weergeven wat ze nodig hebben, én leuker zijn om mee te werken dan Excel, verdwijnt hun weerstand al snel.”


huyzentruyt 1Vandaag zijn het management en de medewerkers van Groep Huyzentruyt alvast zo enthousiast over de rapportering dat ze alleen maar méér willen. “Ze ondervinden nu hoeveel leuker het is om cijfers overzichtelijk en inzichtelijk gepresenteerd te krijgen in een mooie look & feel. Ze wachten dan ook ongeduldig op bijkomende rapporteringen. Dimka kan de vraag nauwelijks bijhouden. Daarom werven we binnenkort zelfs een tweede controller aan!”

 

Wil je ook je finance-afdeling futureproof maken, maar weet je niet goed hoe eraan te beginnen?

In ons bondige maar concrete e-book tonen we je hoe je in 8 stappen een functionele managementrapportering opzet – en hoe belangrijk een cloudgebaseerde rapporteringstool daarbij is. 

Download het e-bookVGD e-book Managementrapportering hoe doe je dat

 

huyzentruyt 4

CFO Services

Heb je nog verdere vragen hierover? Neem dan zeker contact op met onze adviseurs! Let's talk!

Gerelateerde artikelen

“Een rapporteringsplatform is zowel interessant voor het bedrijf zelf als voor investeerders”
Slimme groei Optimaal beheer
18 december 2018

“Een rapporteringsplatform is zowel interessant voor het bedrijf zelf als voor investeerders”

In de nieuwste editie van Trends staat een bijdrage van collega Philippe Van den Bossche, CFO Services Manager bij VGD over de voordelen van een goed ...

Lees meer
Snelle en efficiënte financiële rapportering bij Vivaldis Interim met de hulp van VGD CFO Services
Optimaal beheer
22 oktober 2019

Snelle en efficiënte financiële rapportering bij Vivaldis Interim met de hulp van VGD CFO Services

Vivaldis Interim is een belangrijke nichespeler op de uitzendmarkt. Na de overname van een Duitse groep van interimkantoren moesten ook de ...

Lees meer