Dat organisaties in recordtempo digitaliseren is een gegeven waar we bij VGD alleen maar om juichen. Je boekhouding automatiseren zorgt voor efficiëntiewinst, kleinere foutmarges en meer ruimte voor echte analyses en doorgedreven advies. Voor ons magazine Enroute hadden we het met collega's Laurent Oosterlinck en Anthony De Prol over the never-ending story van digitalisering. Hoe het allemaal begon? Met een blokkendoos.
Exact Online als blokkendoos voor accountancy
Toen Laurent Oosterlinck in 1999 en Anthony De Prol in 2008 startten bij VGD, was er van een digitaal tijdperk nog geen sprake. Samen met andere collega’s besloten ze hun kuiten in te smeren en zich in te zetten voor de digitalisering en automatisering binnen de organisatie. Intussen zit VGD in de kop van het peloton, maar dat ging gepaard met uitdagende beklimmingen en de nodige frictie. In de verschillende VGD-vestigingen waren namelijk ook verschillende softwarepakketten in gebruik. Efficiënt? Niet bepaald.
First things first: intern standaardiseren. Laurent, gecertificeerd fiscaal accountant, en Anthony, actief binnen Accountancy, kozen resoluut voor Exact Online, dat je kan zien als een blokkendoos, “in die zin dat het gecombineerd kan worden met andere programma’s, zoals kassasystemen of rapporteringstools, waarbij je dan telkens het beste op de markt neemt.” Alle medewerkers staken een tandje bij om dat ene pakket grondig te leren kennen, op basis van een draaiboek. Sindsdien zijn alle blokken, inclusief het centrale blok, onderwerp van regelmatige evaluaties. Dient er zich een beter product aan, dan kiezen we voor vervanging.
Waarom een digitale boekhouding?We vragen ons eerder af "waarom niet?", maar mocht je echt twijfelen, dan sommen we graag enkele voordelen op. + Realtime inzicht in je financiële gegevens |
Als digitale accountant in de kop van het peloton
Na de efficiënte digitalisatie van de interne huishouding volgden de ondersteuning van de klant met die nieuwe online boekhoudsoftware en de analyse van de documentflow bij de klant. De stelregel?
Zodra een document gedigitaliseerd is, wordt het niet meer manueel verwerkt. De uitdaging was, is en zal altijd blijven: de beste integratie zoeken om die optimale digitale flow te creëren en processen uit de boekhouding te automatiseren. Vandaag zet VGD bijvoorbeeld ook volop in op de digitale factuur en hoe efficiënt integreren, zowel aan de aankoopzijde als aan de verkoopzijde.
"We moeten non-stop aandachtig zijn voor nieuwe ontwikkelingen en daar vervolgens gericht op inspelen."
Je leest het goed: wil je processen digitaliseren en boekhouding automatiseren, dan moet je continu de sprint aantrekken, soms met de neus in de wind. Maar uiteindelijk draag je wel de gele trui. Net als toen Laurent en Anthony de frictie van de collega's indertijd counterden, bijvoorbeeld. Lees hoe ze dat deden, welke rol artificiële intelligentie kan spelen en nog meer over het digitale verhaal van VGD in Enroute.
