Veel ondernemers geven hun medewerkers een geschenk voor speciale gelegenheden zoals Kerstmis of verjaardagen. Hou daarbij echter rekening met de geldende fiscale regels. Anders loop je niet alleen een fiscaal voordeel mis, maar loop je het risico dat het geschenk gezien wordt als loon en ook zo belast wordt.
Voordelig cadeaus geven aan medewerkers: algemene regels
Geschenken aan medewerkers worden over het algemeen beschouwd als een belastbaar voordeel van alle aard, wat betekent dat ze voor je medewerker onderworpen zijn aan belastingen. Als deze geschenken “gering” zijn, dan kun je ze echter geven zonder deze fiscale druk (in dit geval: het sociaal voordeel). Een vuistregel is €50 per geschenk, al kan daar afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van afgeweken worden. Let wel: als het geschenk niet gezien wordt als “gering”, dan wordt je medewerker belast op het gehele bedrag en niet enkel het bedrag boven €50.
Deze vorm van geven kan meerdere keren per jaar per medewerker, maar moet wel altijd verbonden zijn aan een gelegenheid voor de medewerker. Denk daarbij aan grote levensgebeurtenissen zoals geboortes, adopties of huwelijken.
Eindejaarsgeschenken: nog voordeliger
Voor speciale gelegenheden kan je nóg voordeliger cadeaus geven, omdat je als werkgever onder bepaalde voorwaarden zelfs de gemaakte kosten kan aftrekken. Veel ondernemers doen dat standaard ter gelegenheid van eindejaarsfeesten zoals Kerstmis, Nieuwjaar of Sinterklaas.
Ook hier zijn voorwaarden aan verbonden. Ten eerste mag het geschenk maximaal €40 (excl. btw) per medewerker bedragen. Dat bedrag kan je voor elke medewerker verhogen met €40 per kind dat ze ten laste hebben. Dat is niet verplicht: het is vooral belangrijk dat je hetzelfde systeem hanteert voor elke medewerker. Bovendien mag je het bedrag verspreiden over verschillende feestdagen: bijvoorbeeld €15 voor Nieuwjaar en €25 voor Sinterklaas. Deze geschenken zijn ook nog eens vrijgesteld van RSZ. Overschrijd je het totale bedrag, dan zal de aftrek geweigerd worden voor het geheel en dus ook voor het gedeelte dat wel binnen deze €40-grens valt.
Pensioensgeschenken: even voordelig
Wil je een medewerker die op pensioen gaat bedanken voor hun jarenlange dienst met een geschenk? Ook dat kan fiscaalvriendelijk. Meer nog: deze zijn eveneens aftrekbaar als beroepskost. Hier geldt eveneens de voorwaarde dat je hetzelfde systeem hanteert voor elke medewerker. Het maximale bedrag om te kunnen genieten van de aftrekbaarheid is daarbij €40 per volledig dienstjaar dat de medewerker bij je in dienst is tot op het ogenblik van zijn of haar (brug)pensioen, met een minimum van €120. Ook deze geschenken zijn vrijgesteld van RSZ en worden niet belast als voordeel alle aard.
Wat kan je geven?
Je bent zo goed als vrij om een cadeau te kiezen, zolang de waarde onder het grensbedrag valt. Je kan dus geschenken in natura geven, zoals chocolade of cinematickets, maar ook het bedrag via overschrijving storten of via een geschenkcheque. Vermeld bij een overschrijving wel steeds op de loonbrief van je medewerkers het bedrag en dat het om een geschenk gaat.
Wil je je medewerkers dus een geschenk geven? Sta dan eerst stil bij de gelegenheid. Op basis daarvan kan je bekijken onder welke fiscale behandeling(en) je kan vallen. Twijfel je? Ga dan te rade bij onze fiscale experten!
