"Efficiënt samenwerken in de cloud" (VGD-bestuurder An Peeters in "De Tijd")

Uw accountancybedrijf groeit en bloeit, ook internationaal. Maar data stromen niet vlot door vanaf de inkomende factuur tot de rapportering. De oplossing? In de cloud een zeer open platform opzetten dat alle links en snelle updates mogelijk maakt.

Wij hadden een betere link tussen boekhouding en rapportering nodig’, zegt An Peeters, accountant, belastingconsulent en bestuurder bij adviesbureau VGD. ‘We stopten nog veel tijd in boekhoudkundige data manueel verwerken en overbrengen. Dat gebeurde met Word, Excel en een simpel boekhoudkundig softwarepakket.

Een rapporteringspakket hadden we wel, maar de vlotte overdracht van boekhouding naar rapportering ontbrak. Dus onderzochten we wat de softwaremarkt te bieden had om alles meer te automatiseren, zodat we efficiënter zouden werken en beter en sneller konden rapporteren. De oplossing moest zeer gebruiksvriendelijk zijn. En zo kwamen we bij Exact Cloud Business Software terecht.’

Naadloos synchroniseren

VGD is actief in accountancy, belastingadvies, audits en juridisch advies. Het telt in België alleen al 250 medewerkers. Toen de markten in Oost-Europa opengingen, volgde VGD zijn klanten. Met zijn vertakkingen in meerdere Europese landen heeft het nu zowat 700 mensen in dienst. In zo’n groeiende organisatie was verdere automatisering onmisbaar geworden. 

De cloud vereenvoudigt voor ons de verwerking van data fors. Daardoor kunnen wij meer adviserend optreden, waar onze toegevoegde waarde ligt. 

 ‘Dankzij het zeer open platform van Exact kunnen we onze rapporteringstool naadloos synchroniseren. Het viel ons op hoe eenvoudig Exact Cloud Business Software is opgebouwd. En hoe gebruiksvriendelijk het is. Omdat het in de cloud zit, is het altijd en overal bereikbaar. Je merkt ook dat ze bij Exact gespecialiseerd zijn in accountancy’, vindt An Peeters.

‘Dit platform is zeer praktisch voor ons. Je kunt bijvoorbeeld heel makkelijk een schermafdruk of een overzicht maken, of instellen wat je te zien wilt krijgen en wat niet. Onze klanten passen de toegankelijkheid aan naargelang het type gebruiker.’ 

VGD liet Exact Cloud Business Software pas sinds enkele weken in de hele organisatie en op alle dossiers uitrollen, maar gebruikt het platform al drie jaar voor dossiers van nieuwe klanten. ‘Het platform evolueert voortdurend. Een nieuwe truc hier, een verbetering daar. Zelfs de leverancier van onze rapporteringstool is enthousiast, vooral dan over de synchronisatie. We kunnen echt op maat en snel de rapporten samenstellen die we willen, met data in reële tijd.’ 

Eindklanten

Exact is ook erg gericht is op de eindklanten van VGD. En dat vindt An Peeters een grote troef: ‘Exact stelt een portaal voor onze klanten beschikbaar. Hierop kunnen klanten hun cijfers opvolgen. Bovendien is er ook een mogelijkheid om verkoopfacturen aan te maken via de software van Exact. Deze facturen worden dan automatisch verwerkt in de boekhouding. Op termijn willen we een eigen portaalsite uitbouwen, met de look van VGD.

De software van Exact zal hierin geïntegreerd zijn. Via het portaal krijgen onze klanten ook toegang tot andere zaken, zoals hun statuten of periodieke rapporteringen. Al bij al opent Exact Cloud Business Software nieuwe perspectieven voor VGD. ‘Het cloud gebruik vereenvoudigt voor ons de verwerking van data fors.

Daardoor kunnen wij meer adviserend optreden, waar onze toegevoegde waarde ligt. De eindklant verwacht nu ook sneller zijn informatie, nog sneller dan wij nu al kunnen. Wij kunnen nog niet alles automatisch inboeken en rapporteren. Maar de ontwikkelingen gaan razendsnel’, besluit An Peeters.  Bron: De Tijd